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Manuel de procedures administratives et financieres 1

AUTOPROMOTION RURALE POUR UN DEVELOPPEMENT Siège Quartier Tonyéviadji dHe Hihéatro PDréfecture d ? Amou BP Atakpamé Togo Tél www ongadhd org Email ongadhd yahoo fr CSOMMAIRE Table des matières SIGLES ET ABREVIATIONS INTRODUCTION OBJECTIFS DU MANUEL PRESENTATION DE ADHD STRUCTURATION DE ADHD GESTION DU SECRETARIAT REGISTRE COURRIER ??ARRIVEE ? REGISTRE COURRIER DEPART ? APPELS TELEPHONIQUES ET VISITES CHRONO COURRIER DEPART ? REGISTRE DES TRANSMISSIONS EXTERNES PARAPHEUR CLASSEMENT DES DOCUMENTS GESTION DES FOURNITURES DE BUREAU GESTION DU PERSONNEL GENERALITES PROCEDURE DE RECRUTEMENT DU PERSONNEL LA PAIE REGLEMENT INTERNE DE ADHD EVALUATION DE PERFORMANCE DU PERSONNEL GESTION DES MISSIONS GRILLE SALARIALE ANNEXES RELATIVES A LA GESTION DU PERSONNEL PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIERES Système de comptabilité générale PROCEDURES FINANCIERES PROCEDURES D ? ENGAGEMENT DES DEPENSES ET DE PASSATION DES MARCHES ENGAGEMENT DES DEPENSES DE FONCTIONNEMENT PAIEMENT DES FACTURES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES GESTION DES BIENS ET FOURNITURES DEFINITION ET OBJECTIFS IMMOBILISATIONS FOURNITURES CONSOMMABLES PROCEDURES DE SUVI- EVALUATION SUIVI EVALUATION SUPERVISION CSIGLES ET ABREVIATIONS AAO AG AOI AON BCEAO BC BL CA CNSS CV DA DAO OHADA IRPP ONG OD PV TCS TDR Avis d ? Appel d ? O ?res Assemblée Générale Appel d ? O ?res International Appel d ? O ?res National Banque Centrale des Etats de l ? Afrique de l ? Ouest Bon de Commande Bordereau de Livraison Conseil d ? Administration Caisse Nationale de Sécurité Sociale Curriculum Vitae Demande d ? Achat Dossier d ? Appel d ? O ?re Organisation pour l ? Harmonisation en Afrique du Droit des A ?aires Impôt sur le Revenu des Personnes Physiques Organisation Non Gouvernementale Opérations Diverses Procès Verbal Taxe Complémentaire sur Salaire Termes de Référence C INTRODUCTION Le présent manuel décrit l ? organisation et formalise les principales opérations de gestion administrative ?nancière comptable et de contrôle de ADHD OBJECTIFS DU MANUEL La mise en place des procédures formalisées répond aux objectifs suivants Fournir un cadre formel d ? exécution des opérations à caractère administratif ?nancier et comptable conforme ?? aux principes de gestion généralement admis ?? aux informations ?ables susceptibles de traduire une image ?dèle des di ?érentes opérations réalisées ?? à la bonne application des décisions des autorités de ADHD et des Donateurs ?? au bon suivi du contrôle interne ?? à la compréhension du rôle de chaque intervenant dans le déroulement des diverses t? ches et renforcer les relations entre les di ?érents départements Décrire l'organisation administrative ?nancière et comptable de ADHD Décrire les procédures d'exécution des dépenses dans les conditions garantissant un contrôle interne e ?cace en formalisant les contrôles à e ?ectuer au sein de ADHD et dé ?nir les responsables de ceux-ci à chaque étape du circuit des documents Utiliser de façon optimale pour une meilleure e ?cacité des actions engagées l'ensemble des moyens de ADHD tels que le personnel - le matériel - ? les ressources ?nancières Pour que ce document soit e ?cace et donne un meilleur résultat il va falloir qu ? il soit rigoureusement appliqué a ?n de situer