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RAPPORT DE STAGE DANS LE CADRE DE LA PREPARATION DU DIPLOME NATIONAL D’EXPERT C

RAPPORT DE STAGE DANS LE CADRE DE LA PREPARATION DU DIPLOME NATIONAL D’EXPERT COMPTABLE EVALUATION DU SYSTEME ACHATS – FOURNISSEURS AU SEIN D’UNE COMPAGNIE PETROLIERE Nom du stagiaire : Hamid ATIDE Nom du maître de stage : M. Abdelaziz ALMECHATT Lieu du stage : Coopers & Lybrand Maroc (SA) DIPLOME NATIONAL D’EXPERTISE COMPTABLE RAPPORT SEMESTRIEL DU CONTROLE DE STAGE Période du 1er janvier 1999 au 30 juin 1999 Stagiaire : Hamid ATIDE Maître de stage : M. Abdelaziz ALMECHATT Contrôleur de stage : M. I- Identification du stagiaire Nom : ATIDE Prénom : Hamid Date de naissance : 11 – 10 – 1973 Situation familiale : Célibataire Adresse - Domicile : Lot Al FADL, 79, N° 18 – 20 150 Casablanca - Profession : 101, Bd Al Massira – 20 000 Casablanca Téléphone : 022 50 35 19 Fax : Diplômes : ISCAE (1996) Expériences professionnelles : Analyste financier ( Groupe BCM 1996/1997) Auditeur (Coopers & Lybrand 1998/2001) II- Déroulement du stage - Date d’inscription à l’ISCAE : Juillet 1998 - Date de démarrage effectif du stage : 1er septembre 1998 - Avez vous rencontré des difficultés pour trouver un maître de stage ? : Non - Avez vous changé de maître de stage ? : Non Si oui, pour quelles raisons ? : - Avez vous rencontré des difficultés pour suivre les cours de l’ISCAE ? Non Si oui, de quel ordre ? : - Avez vous rencontré des difficultés pour effectuer les travaux qui vous ont été confiés par votre maître de stage ? : Non Si oui, de quel ordre ? : - Vos remarques et observations concernant le déroulement de votre stage durant ce semestre : Expérience enrichissante dans tous les secteurs d’activité économique III- Travaux effectués Nature des travaux Nature de dossiers Nombre d’heures 1- Pratique de la tenue des comptes ou centralisation. -------- 2- Etablissement de projets de bilan et de comptes de résultats après contrôle. Déclarations fiscales liées au bilan. -------- 3- Pratique de l’organisation comptable. Manuels d’organisation comptable, contrôle interne 200 4- Pratique de contrôle de gestion. --------- 5- Pratique de la révision des comptes. Industrie, finance, services 1500 6- Pratique de l’expertise judiciaire. -------- 7- Pratique du droit des affaires. Revue juridique en rapport avec les diligences de CAC 50 8- Informatique. Revue informatique des systèmes de gestion, informatisation, audit informatique 300 9- Travaux divers. Retraitement de consolidation selon la norme IASC, Formation en interne 200 10- Vie du cabinet. Développement d’outils informatiques de travail d’audit 150 Signature du stagiaire : IV- Appréciation du maître de stage ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. Signature : V- Appréciation du contrôleur de stage ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. VI- Rapport semestriel ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. INTRODUCTION Le système Achats – Fournisseurs figure parmi les zones les plus sensibles au sein du système entreprise. Loin d’être une simple procédure administrative d’approvisionnement, le système achats est aussi un gisement de rentabilité non négligeable et participe parfois de façon très pesante dans la formation du résultat de l’entreprise. Le système achats – fournisseur est par ailleurs une zone à risque importante et mérite de ce fait, selon le degré de sa prépondérance dans la chaîne de production, une attention tout azimut de la part de l’expert comptable. Nous nous emploierons dans le présent rapport à mettre en exergue les principaux points de dysfonctionnement identifiés au titre de notre revue de la procédure achats – fournisseurs et à émettre en parallèle toutes les recommandations possibles visant l’amélioration du système de contrôle interne. Notre approche sera développée à travers le cas d’une compagnie pétrolière structurée autour d’un système de gestion intégrée (JD EDWARDS). 1 RAPPEL DES OBJECTIFS DE CONTRÔLE AU NIVEAU DE LA SECTION « ACHATS / DECAISSEMENTS » - Séparation de tâches et contrôles d’accès : S’assurer que les séparations de fonctions sont suffisantes - Exhaustivité : S’assuerer que tous les achats (retours) sont saisis et enregistrés - Réalité : S’assurer que toutes les factures (avoirs) enregsitrés correspondent à des achats réels de l’entreprise - Cut-Off : S’assurer que tous les achats, ainsi que les produits et charges connexes sont enregistrés dans la bonne période - Evaluation : S’assurer que tous les achats enregsitrés sont correctement évalués - Enregistrement et exactitude : S’assurer que tous les achats, ainsi que les charges et produits connexes sont correctement imputés, totalisés et centralisés. 2 OBJECTIFS ET ETENDUE DE LA MISSION Dans le cadre de notre mission de Commissariat aux Comptes au titre de l'exercice clos le 31 décembre XX, nous avons entrepris une revue des principaux cycles comptables de la société, dont particulièrement le cycle achats – fournisseurs. Cette intervention a eu pour principaux objectifs :  De mieux cerner les circuits d’élaboration et de traitement de l’information financière et comptable ;  D’identifier et de tester les contrôles autour du cycle comptable des achats ;  de proposer éventuellement des recommandations pour améliorer le niveau de contrôle interne ;  de dégager une opinion sur le niveau de confiance à accorder au système étudié au regard des zones de risques les plus importantes pouvant affecter la fiabilité des comptes annuels ; et  de déterminer la nature, l’étendue et le calendrier de l’audit final des comptes ; Durant les travaux de revue, nous avons identifié et analysé les contrôles clés des modules en support des cycles comptables revus. Nous avons réalisé des tests limités afin de confirmer l’existence et le bon fonctionnement des dits contrôles. Cette revue a été effectuée dans le cadre de nos travaux de commissariat aux comptes qui ont pour but d’émettre une opinion sur les comptes de la société XXXX. Etendue des travaux Nous tenons à préciser que notre revue n'a pas couvert les aspects d’interfaçages des données. Notre revue n'a pas non plus couvert les modules de grand livre (GL : General Ledger). Enfin, nous n’avons pas réalisé des travaux se rapportant aux réseaux et aux systèmes de télécommunications. Par conséquent, nous ne pouvons pas exprimer une opinion sur le niveau de confiance à accorder à cet environnement et de l’impact des éventuelles faiblesses sur le système de JDE. Les faiblesses soulevées n’ont pas un caractère exhaustif et concernent seulement celles pouvant avoir un impact significatif sur les comptes. 3 PRINCIPAUX POINTS RELEVES No. RECOMMANDATION PRIORITE 1 2 3 3 Comptes fournisseurs 3.1 Les rapports des doubles paiements éventuels devraient éditer et revus avant l’exécution des paiements  3.2 Chaque utilisateur devrait disposer d’un seul et unique profil  3.3 L’accès au processus des ordres d’achat par l’intermédiaire d’un code unique du centre de responsabilité (Business Unit) devrait être limité et verrouillé  3.4 Les ordres d’achat devraient être générés à l’issue de la validation du planning des réceptions des hydrocarbures  3.5 Les ordres d’achat devraient être générés à l’issue de la validation du planning des réceptions des hydrocarbures  3.6 Certaines zones de l’écran de saisie devraient être définies au niveau du processus de réception des stocks  3.7 Le module Inventaire (Energy Chemical Solution : ECS) devrait être utilisé dans le processus de réception et de comptabilisation des stocks  3.8 Les règles de tolérance devraient être prévues au niveau de JDE afin d’automatiser le calcul et l’acceptation des écarts sur stocks (Bonis)  3.9 La liste des fournisseurs au sein de l’Address Book devrait être revue et mise à jour  3.10 Les informations saisies se rapportant aux différents contrats d’approvisionnements de produits pétroliers devraient être revues et validées  3.11 Les rapports d’intégrité devraient être revus et apurés périodiquement  3.12 Les ordres de paiements en suspens devraient être revus périodiquement  No. RECOMMANDATION PRIORITE 1 2 3 3.13 L’accès au profil de MIS (Management Information System) devrait être limité  3.14 Le mécanisme de “Payee control” devrait être mis en place et ses zones sensibles devraient être activées  1 Faiblesse pouvant avoir un impact significatif sur la qualité du contrôle interne et sur la qualité de l'information financière de la société. 2 Faiblesse pouvant avoir un impact potentiel limité sur la qualité de l'information financière de la société mais pouvant néanmoins porter préjudice à la qualité du contrôle interne et au bon fonctionnement de la société. 3 Faiblesse de moindre importance qui n'a pas d'impact sur les états financiers et qui a un impact limité sur le niveau de contrôle interne de la société. 3.1 Les rapports des doubles paiements éventuels devraient être édités et revus avant l’exécution des paiements Constat Actuellement, le rapport des doubles paiements éventuels n’est pas utilisé. Les informations s’y rapportant sont importées à partir du fichier des Achats - Fournisseurs (F0411). Les cas de doubles paiements éventuels pouvant apparaître sont les suivants :  Duplication du numéro d’une facture ;  Duplication du montant d’une seule facture. Risque Les double paiements éventuels ne sont pas identifiés à temps. Recommandation Le rapport des doubles paiements éventuels devrait être édité et revu avant l’exécution des paiements. 3.2 Chaque utilisateur devrait disposer d’un seul et unique profil Constat Lors de notre visite uploads/Management/ rapport-d-x27-evaluation-du-systeme-achats-frs.pdf