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fiche 9 444 445 453 documentation enregistrements v2

INERIS ?? DVM- - - A ?? HPa Fiche conseil n SYSTEME DOCUMENTAIRE Il a été choisi de traiter dans cette partie appelée système documentaire ? les exigences des référentiels portant sur la documentation en général et celles concernant en particulier les documents données et enregistrements Ce qu ? exigent les référentiels ?? Environnement ISO EMAS Annexe II -A Annexe II A Annexe II -A Documentation Ma? trise de la documentation Ma? trise des enregistrements Documentation Ma? trise de la documentation Enregistrements ?? SST OHSAS Documentation Ma? trise des documents et des données Enregistrements et gestion des enregistrements Correspondance avec ILO OSH Documentation du système de gestion de la sécurité et de la santé au travail Introduction et points particuliers Pour les organismes disposant d'un système de management de la qualité les dispositions en place en matière de gestion de la documentation répondent aux exigences des référentiels environnement et ou SST Il est simplement nécessaire d'adapter si nécessaire la codi ?cation des documents la liste des enregistrements en ajoutant ceux relatifs à l'environnement et ou la SST le manuel qualité éventuellement en le complétant ou en réalisant un ou des manuels complémentaires Cette ?che s'adresse plus particulièrement aux organismes devant mettre en place la ma? trise de leur documentation Il est essentiel de retenir que le système documentaire doit être le plus simple possible a ?n d'assurer une meilleure e ?cacité Les référentiels eux-mêmes insistent sur ce point l'OHSAS en précisant qu'il est important de maintenir la documentation au niveau minimal permettant e ?cacité et e ?cience l'ISO en indiquant en annexe qu'il convient que la préoccupation principale des organismes soit la mise en ?uvre e ?cace du système de management environnemental et la performance environnementale et non un système complexe de ma? trise des documents FC V CINERIS ?? DVM- - - A - HPa Fiche conseil n ?? Système documentaire Typologie de la documentation L'appellation des di ?érents documents rencontrés dans le cadre des systèmes de management est variable en fonction des organismes La norme ISO établit une typologie des documents utilisés dans les systèmes qualité Il est intéressant de s'en inspirer pour retenir les principes suivants Documents décrivant les principes de Manuel fonctionnement du SM Documents formulant des exigences Spéci ?cations Réglementation et autres engagements Documents fournissant des informations sur la Procédure Descriptif manière de réaliser des activités et des processus d'une série d'actions et de manière cohérente de t? ches qui fait quoi Procédure organisationnelle descriptif d'activité de gestion Procédure technique descriptif d'activité de réalisation du produit ou service Descriptif précis de réalisation d'une t? che comment Mode opératoire instruction méthode notice Consigne plan d'urgence Documents fournissant des preuves tangibles de Enregistrement la réalisation d'une activité ou de résultats obtenus Formulaire ou imprimé renseigné bordereau tableau de bord liste donnée rapport comptes rendus A noter que l'ISO et l'OHSAS ne citent pas le terme manuel et que l'ensemble des référentiels ne parle que de procédure et non de mode opératoire ou autre instruction Dé ?nitions Document