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Conseils Pour rédiger une procédure efficace Revenons un instant sur une questi

Conseils Pour rédiger une procédure efficace Revenons un instant sur une question qui intrigue et qui crée de vives discussions dans les entreprises : Comment rédiger des procédures ? Pour rappel une procédure est document qui décrit la manière d’accomplir une activité ou un processus. Une procédure doit à la fois répondre aux exigences de l’entreprise et créer les conditions d’une application efficace. Pour cela, deux conditions doivent être remplies conjointement : Cartouche de l’entreprise + système X expl : Production Titre de la procédure Rev.x…..Date : Objectif de la procédure : …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… N°1 Acteur : qui ? Action : fait quoi ? Avec quoi ? 2 Initiateur, L’agent ou le responsable X (non nominatif) Tenant d’un poste Client, ou visiteur Commencer toujours par un verbe Ex Place ……………………. Ex ferme…………………… Ex Démarre………………… Ex Signe……………………. (Phrase Concise). Documents et outils Matériels, engins Matières, Equipement 3 4 Etc Suit ce tableau pour préciser pourquoi et comment 1. Règles de Gestion (précautions, avertissements mesures de prévenions, signalisations) 2. 1…………………………………………………………………………………………………… 2…………………………………………………………………………………………………… 3 etc ………………………………………………………………………………………… Règles d’organisation 1…………………………………………………………………………………………………… 2…………………………………………………………………………………………………… 3 etc ……………………………………………………………………………………………..… les bonnes méthode et pratiques à adopter 1  Le fond : le contenu de l’information doit être approprié, pertinent et suffisant.  La forme : elle participe à la bonne compréhension de l’information et par conséquent à la mise en œuvre de la procédure. La forme participe également à la gestion de la procédure (identification, élaboration, diffusion, révision…). Les qualités d’une procédure 1. UTILE pour assurer la mise en œuvre des principes et des exigences des différents référentiels applicables dans le cadre spécifique de l’organisme. 2. EXACTE dans son contenu et dans sa forme. 3. COMPLÈTE en respectant la condition “nécessaire et suffisant”. 4. COMPATIBLE avec les autres documents de l’entreprise (manuel, autres procédures, consignes…) et les autres systèmes de management.. 5. CLAIRE et ACCESSIBLE aux intéressés. 6. CONTRÔLABLE dans sa mise en œuvre. Le contenu d’une procédure (Quand, Qui, Quoi, Avec quoi ? Comment ?) Une procédure doit répondre à un besoin et non l’inverse. Il convient donc d’analyser les besoins et d’adapter la forme et le fond du document aux destinataires et utilisateurs de la procédure. Une procédure doit définir l’enchainement des tâches et activités (QUAND). A QUEL MOMENTS puis QUI doit faire QUOI et avec QUELS MOYENS et à la fin COMMENT le faire (Règles spécifique, mode opératoire, etc…). Pour décrire ces aspects, on établit le logigramme qui semble être la forme la plus adaptée et plus universellement compréhensible. Il prépare une informatisation de la procédure. L’utilisation du logigramme pour documenter les procédures Les logigrammes (Figure1.) permettent de visualiser un enchaînement d’actions, ils sont relativement simples et peuvent être compris par tous. Pour qu’ils soient efficaces, ils doivent être allégés en explication et en texte. Il faut écrire le strict nécessaire. Il existe bien certaines “règles” pour les logigrammes mais qui mises en œuvre rendent compliquée la lecture du document. Alors pour être compris par tous, l’utilisation des éléments suivants suffit (nul besoin de se compliquer la tâche avec les représentations “officielles”) :  Rectangle arrondi définit le début ou la fin de la procédure;  Rectangle symbolise une action;  Losange une question, une décision. L’avantage du logigramme par rapport à d’autres formes telle que la Modélisation RAD (Role Activity Diagram) (Figure 2.) est de présenter les activités séquencées verticalement. Ainsi chacun doit observer l’intégralité de la séquence pour comprendre son rôle et le moment où il intervient. 2 A l’inverse, la modélisation RAD autorise le lecteur à n’observer que la colonne qui le concerne et enlève ainsi tout l’intérêt de l’approche systémique induite par un système de management de la qualité et permettant de renforcer l’implication des acteurs du système. Au final, c’est à l’utilisateur de choisir ! Il est à retenir que le norme ISO 9001 n’exige rien sur la forme de la documentation et des procédures. Leur contenu et leur forme doivent dépendre de la complexité des activités décrites et de la compétence des acteurs. Comme pour les modes de représentation des résultats qualité il appartient aux principaux acteurs de choisir parmi les différentes formes possibles. Le tout étant que les procédures soient rédigées par nécessité et non par contrainte. 3