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Document mis à jour en septembre 2004. Remarque : Ce document prépare à la form

Document mis à jour en septembre 2004. Remarque : Ce document prépare à la formation « Sponsoring (code 4 B) » de la saison de formation 2004-2005 du service de la Formation et Communication – Direction générale de la Culture (pour les détails de cette formation : voir ci-dessous en annexe 1). COMMENT PREPARER UN PRE-DOSSIER DE SPONSORING ? 1/ Introduction : Pour que la formation soit le plus efficace possible, la Fondation Prométhéa demande à chaque participant de préparer un pré-dossier de sponsoring en rapport avec les activités culturelles pour lesquelles il recherche un partenariat auprès du secteur privé. Il est possible de reprendre un dossier relatif à un projet existant, qui s’est déroulé dans le passé, de travailler sur un projet fictif ou qui se déroulera dans le futur. L’intérêt est dans l’exercice. Avant de réaliser un dossier de sponsoring, il faut se poser la question de savoir si le projet culturel en question est « sponsorisable » et si il répond aux différents facteurs imposés par le « marché » du mécénat en Belgique. Le principal facteur est le potentiel de mécénat du projet culturel soit sa capacité à répondre aux attentes des entreprises. Les attentes des entreprises se situent essentiellement au niveau de - la qualité culturelle du projet, - de son éthique et de sa crédibilité financière, - des retombées offertes en matière de visibilité et d’opportunités de relations publiques. Il est donc évident qu’un projet d’envergure, présentant un côté événementiel, mené par des personnes ayant déjà fait leurs preuves en tant que porteurs de projets culturels trouvera plus facilement écho auprès du secteur privé qu’un artistes isolé encore peu connu qui n’aurait pas de projet précis ! Néanmoins, ceci n’est pas une règle absolue. Il faut également tenir compte de critères essentiels : - Le dossier doit être proposé à l’entreprise un minimum de 12 mois avant le début de l’événement. Les dates et le(s) lieu(x) de l’événement doivent être déterminés. En effet, les démarches de recherche de mécénat prennent un certain temps et impliquent la prise en compte des agendas chargés des décisionnaires, des périodes de vacances, etc. Par ailleurs la plupart des entreprises décident de leur investissement en mécénat un an à l’avance (en général à l’automne). - Une partie des ressources doivent être confirmées ou en bonne voie. En effet, le mécénat est un complément financier ou un apport en nature qui ne couvre généralement pas plus de 5 à 10% du total des dépenses (voir 30% pour un projet très porteur en termes de mécénat). Par ailleurs, les entreprises ne s’engageront pas si le projet n’est pas crédible financièrement. Il est donc essentiel d’envisager d’autres sources de recettes avant de penser mécénat telles que subsides, prix, bourses ou mieux encore recettes propres. S’adjoindre le parrainage d’une personne de référence ou constituer un Conseil d’Administration est également un gage de fiabilité important. - Les projets culturels portant sur des sujets « sensibles » dont certains thèmes à connotation négative, religieux ou politiques, la guerre ou le sexe également ne sont pas considérés par le secteur privé. En effet, les entreprises souhaitent promouvoir une certaine éthique, des valeurs culturelles reconnues et ne se prêtent généralement pas à la polémique. 2/ Contenu, Structure et présentation du dossier : Un dossier de mécénat ou sponsoring doit être le plus clair et synthétique possible. Il doit donner confiance, donner les informations essentielles et donner envie de rencontrer le porteur du projet. 1/ Présentation : Photocopies reliées. De 1 à 5 pages (+ annexes). Si le dossier contient plus que 5 pages, il faut prévoir un sommaire et un résumé sur une page. Certaines entreprises reçoivent plus de 200 demandes de mécénat par mois ! Plus votre dossier sera clair et succinct, plus il aura de chance d’être parcouru. 2/ Structure : La couverture reprend le titre du projet et éventuellement sous-titre explicatif, éventuellement le logo de l’association, la (les) date(s) et le(s) lieu(x) de l’événement ainsi que le nom et les coordonnées du (des) responsable(s). Le dossier en lui-même doit comprendre 6 parties : - Présentation du responsable du projet, de l’association, des parrains de l’événement, du Conseil d’Administration soit tout ce qui peut apporter une certaine crédibilité quant à la qualité culturelle (précédentes réalisations etc…) et la fiabilité des porteurs de projet (expérience etc…). - Présentation du projet culturel : origine et objectifs, description, informations pratiques (lieu, date, durée...). Eventuellement perspectives à venir. - Public et campagne de promotion : campagne de communication, diffusion, description (affiches, dépliants, tickets, spots tv ou radio, etc…) et quantité (nombre d’exemplaires etc..), public visé, … - Budget présenté dans les grandes lignes : recettes et dépenses, montant total, montant recherché au vu des recettes déjà trouvées. - Opportunités de partenariats : formules de partenariats et retours. Voir ci- dessous. - Annexes (facultatif) : catalogues, revue de presse, Curriculum Vitae, programme, documents promotionnels, photos.... 3/ Opportunités de partenariats : Ce chapitre est le plus intéressant pour les futures entreprises partenaires. C’est en effet à celui-ci qu’elles portent principalement leur attention. Il se doit donc d’être le plus clair, le plus inventif et attrayant possible. Vous bénéficierez bien entendu des conseils de la Fondation Prométhéa afin d’établir les formules de partenariats les plus adéquates à votre projet. Les objectifs, l’intérêt, les souhaits de retombées, les moyens financiers, les modes de décisions, la fonction du responsable sponsoring ou mécénat varient d’une entreprise à l’autre. Il s’agit donc de faire des propositions adaptables au plus grand nombre et laissant la porte ouverte à la discussion (proposition de formules modulables en fonction de l’interlocuteur). L’idéal est bien entendu un accord avec un partenaire unique et à long terme. Il faut aussi envisager des suggestions pour des co-sponsors, des sponsors ponctuels ou par projet, ainsi que pour des sponsors en services ou en nature. Il s’agit d’une part de définir les montants recherchés en sponsoring et d’autre part d’énumérer les différentes possibilités de retombées à offrir. Les propositions peuvent être adaptées en fonction des souhaits du sponsor. Plusieurs types de partenariats sont à proposer : 1. Partenaire majeur/exclusif/structurel Prise en charge de la totalité du montant recherché ou d’un montant conséquent. Association à l’ensemble des activités et éventuellement invitation à participer aux décisions (membre du conseil d’administration, participation aux réunions de travail...) Les retombées sont maximales. 2. Partenaire ponctuel/de projet, sponsor Budgets différents selon la nature de chaque projet. Retombées moindres ou liées au projet uniquement. 3. Partenaire en service/nature Par exemple pour le transport, les assurances, les matériaux nécessaires, l’hébergement et diverses fournitures. Retombées en fonction de la valeur du partenariat. Listes de retombées à envisager : 1. Visibilité - Logo ou espace réservé au sponsor sur tous les documents promotionnels : affiches, dépliants, invitations, tickets d’entrée, cd-rom, site internet, catalogue, programme, journal ou autre publication, ... + nombre d’exemplaires distribués. - Logo sur les annonces publicitaire presse (radio ou tv). - Association à la campagne presse : invitation et prise de parole lors de la conférence de presse, mention dans le communiqué de presse et le dossier de presse. - Présence sur les lieux (panneau, banderole, stand...) - Présence à l’inauguration : prise de parole, … 2. Relations Publiques - Visites guidées, nocturnes, mise à disposition de salles de réception pour les invités du sponsor. - Invitations au vernissage ou autres événements officiels. 3. Communication interne - Articles et photos dans les publications de l’entreprise - Entrées gratuites pour le personnel - Participation à l’une ou l’autre activité - Implication de certains membres du personnel dans la mise en place du projet 4. Cadeau d’entreprise - Catalogue, ouvrage d’art, objet de merchandising ou cd-rom gratuits et/ou à prix préférentiels. - Places, entrées ou programmes offerts.