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SAPHIR AM GUIDE DE CONTRÔLE INTERNE DES SGO Réalisé par Crépin AÏKPE Crépin AÏK

SAPHIR AM GUIDE DE CONTRÔLE INTERNE DES SGO Réalisé par Crépin AÏKPE Crépin AÏKPE 16/04/2022 Contrôle Interne et reporting des OPCVM L.1 Contrôle Interne des OPCVM L.1.1 Objectifs du Contrôle Interne Le système de contrôle interne des OPCVM vise les objectifs suivants : - Assurer la régularité des opérations effectuées conformément aux dispositions législatives, réglementaires et statutaires ; - Assurer l'égalité entre les actionnaires ou les porteurs de parts dans tous les traitements effectués ; - Assurer la protection et la sauvegarde des actifs de l'OPCVM contre les risques inhérents à l'activité de l'OPCVM ; - Garantir les droits des actionnaires de la SICAV et des porteurs de parts de FCP contre tout risque de conflit d'intérêts ; - Garantir l'obtention d'une information financière complète, fiable, en accord avec les règles prévues et dans les délais requis. L.1.2 Points clés du Contrôle L.1.2.1 Respect de la réglementation Dans ce cadre, la mission du contrôleur interne s’étend de manière exhaustive au : - Suivi de la réglementation et à sa diffusion ; - Suivi de la correction des irrégularités relevées par les différentes instances (CREPMF, Commissaires aux comptes, Dépositaires, Conseil d’Administration, Comité d’investissement, Comité de surveillance) ; 1 - Respect des ratios prudentiels, de classification des actifs par rapport à la note d’information ; - Respect des délais de reporting L.1.2.2 Respect de la Déontologie au sein de la société La priorité est accordée au traitement particulier des porteurs de parts ou d’actions. L.1.2.3 Mise à jour du manuel de procédures - Le contrôleur interne veille à ce que les procédures soient conformes aux meilleures pratiques de la profession et aux dispositions réglementaires en vigueur ; - Il veille à la mise à jour des procédures pour intégrer toute modification réglementaire ou organisationnelle ; - Il assure la diffusion des procédures auprès des membres ; - Il veille au respect des procédures de l’OPCVM. L.1.2.4 Cumul des fonctions Le contrôleur veille à la séparation des fonctions dans l’OPCVM. L.1.2.5 Autres points de contrôle - Régularité des opérations initiées par le gestionnaire ; - Valorisation des portefeuilles ; - Valeur Liquidative ; - Frais de gestion, frais du dépositaire et autres frais de fonctionnement ; - S’assurer de l’existence d’un système de protection des accès informatiques et que les procédures de sauvegarde des informations sont respectées. Pour cela, il est informé de 2 l’évolution de la plateforme informatique, des accès accordés aux différents utilisateurs, de la mise à jour des manuels techniques. L.2 Reporting des OPCVM Reporting mensuel : Pour les FCP ayant atteint 5 milliards d’actifs o au plus tard le 05 de chaque mois suivant, le rapport du contrôle interne de la SGO sur l’évolution de l’activité de la SGO et de ses Fonds en gestion ainsi que sur le respect des règles d’investissement et d’allocation des actifs. Reporting trimestriel : Pour les FCP ayant atteint 5 milliards d’actifs  Au plus tard le 15 du mois suivant le trimestre o Rapport du dépositaire portant sur le mouvement des flux de l’OPCVM ainsi que sur le contrôle du respect des règles de gestion.  Chaque fin de trimestre o Rapport du comité de surveillance sur ses missions de surveillance Notons que le comité de surveillance joue les rôles ci-après : - Il exerce un contrôle permanent de la gestion assurée par la SGO - Il veille à ce que l’OPCVM en dépassement respecte la règlementation en vigueur de façon globale et particulièrement celle relative aux règles d’investissement et d’allocation d’actifs Le comité de surveillance est composé de cinq (05) membres constitués de : - Deux (02) personnes physiques externes n’ayant aucun lien ni avec la SGO, ni avec le dépositaire, ni avec les FCP sous gestion dont le président du comité sera issu - Trois (03) porteurs de parts du FCP n’ayant aucun lien avec la SGO et le dépositaire. 3  Reporting trimestriel : Pour tous les OPCVM  30 jours calendaires suivant la fin du trimestre o Etats financiers trimestriel de l’OPCVM et de la société de gestion o Composition détaillée des actifs de l’OPCVM certifié par le commissaire aux comptes o Fiche de renseignements commerciaux suivant le modèle contenu dans l’instruction 45/2011  Reporting annuels : Pour tous les OPCVM  30 jours après la tenue de l’assemblée générale ordinaire appelée à approuver les comptes de l’exercice o Etats financiers annuels de l’OPCVM et de la société de gestion certifiés par le commissaire aux comptes o Rapports de certification du commissaire aux comptes o Rapports spéciaux des commissaires aux comptes o Procès-verbaux des AG ordinaires ayant respectivement approuvé les comptes de la SGO et de la SICAV o Procès-verbal du Conseil d’Administration de la société de gestion ayant arrêté les comptes du FCP. Par ailleurs, une fiche de renseignements généraux suivant le modèle contenu dans l’instruction 45/2011 doit être transmise dans les quarante- cinq (45) jours de la clôture de l’exercice. CONTRÔLE DES PROCEDURES 4 Procedure Administrative - Contrôle des registres (courrier arriver/départ) - Tout besoin doit être matérialisé par une demande d’achat - Toute dépense doit avoir été prévue au budget de SAPHIR AM - Validatio n de l’état des salaires - Contrôle - Valider et viser l’état des salaires ainsi que les bulletins de paie ; - Transmettre l’état et les bulletins de paie au DG pour visa - L’évaluation d’un agent en fin de contrat à durée déterminée est obligatoire et doit intervenir avant le terme fixé pour le contrat. Cette évaluation servira de base pour le renouvellement ou non de son contrat TITRE IV : PROCEDURES FINANCIERES DE SAPHIR AM - Faire le contrôle budgétaire - Autoriser approvisionnement de la caisse Menue Dépense Contrôle de la caisse Menue Dépense CI - Vérifier les pièces justificatives des décaissements et des entrées de caisse ; - Contrôler le brouillard de caisse et sa concordance avec les pièces justificatives ; - Procéder au contrôle de la disponibilité en caisse et sa concordance avec le solde théorique du brouillard de caisse 5 - Élaborer un PV de contrôle de caisse - Signer le PV et le faire signer au comptable en charge de la caisse menue dépenses. - Autoriser le décaissement en visant la fiche d’autorisation de décaissement bancaire - Viser les rapprochements bancaires TITRE V : PROCEDURES COMPTABLES DE SAPHIR AM Éditions périodiques - Avec l’utilisation d’un système informatique, les éditions des documents comptables sont disponibles en temps réel ; c’est à- dire que ces documents sont disponibles dès la validation des écritures. Ce qui permet d’obtenir des éditions selon la périodicité souhaitée (journalière, mensuelle semestrielle ou annuelle). Ces éditions comprennent : - Les journaux - Le grand livre des comptes généraux - La balance générale des comptes, - Les balances auxiliaires Travaux de fin d’exercice - Les travaux de fin d’exercice comprennent : - Les travaux d’arrêté de compte ; - S’assurer de l’exhaustivité de toutes les pièces comptables ainsi que de leurs saisies ; 6 - L’inventaire physique des stocks, des immobilisations et de la caisse ; - Valorisation des stocks et calcul des amortissements ; - L’état des rapprochements bancaires ; - L’analyse et la justification des soldes comptes ; - La cicularisation des tiers ; - Les écritures d’amortissements de virement de compte en fin d’exercice de provisions de charges et de produits etc. - L’édition de la balance ; - La production des états financiers. TITRE VI : PROCEDURES DE GESTION DES OPCVM La fréquence des inventaires Un inventaire du portefeuille titres doit être arrêté au moins une fois par mois et aboutir à la confirmation de l'état du portefeuille détenu par le dépositaire. Il en est de même pour le stock de parts de chaque Fonds à confirmer au moins une fois par mois. Cet inventaire est validé par le commissaire aux comptes de chaque OPCVM en portefeuille. Gestion de la trésorerie des OPCVM 7 Un rapprochement quotidien du compte espèce de chaque Fonds est effectué tous les soirs par le gestionnaire et validé par le contrôle interne pour s’assurer de la concordance des soldes en permanence. Établissement des rapprochements espèces, titres et nombre de parts en circulation des OPCVM Les rapprochements espèces, titres et nombre de parts ont lieu dans la comptabilité de chaque OPCVM en gestion conformément à la périodicité retenue pour le calcul de la valeur liquidative et sont soumis à la validation du contrôle interne. - Rapprochements espèces A chaque calcul de la valeur liquidative et au moins une fois par mois, le gestionnaire reçoit pour le compte de chaque Fonds, le relevé du compte dépositaire ainsi que les relevés d’autres comptes éventuels ouverts dans les banques et auprès du dépositaire. Il compare ainsi les soldes de ces comptes internes à ceux tenus dans les livres du dépositaire et des banques. Il établit alors un état de rapprochement espèces par compte et par Fonds. Ces états sont validés par le contrôle interne et les écarts constatés sont justifiés et corrigés. Le gestionnaire procède enfin à l’archivage de ces pièces. - Rapprochements TITRES SAPHIR ASSET MANAGEMENT reçoit