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Correspondance militaire DAGO7 1 I – DEFINITION DE LA CORRESPONDANCE MILITAIRE

Correspondance militaire DAGO7 1 I – DEFINITION DE LA CORRESPONDANCE MILITAIRE : - Ensemble des documents divers intéressant exclusivement le service de l’Etat, émis ou reçus par une autorité civile ou militaire relevant du Ministère des Forces Armées (sens le plus large). Plus simplement : ensemble des documents émis ou reçus par un militaire et ce dans le cadre du service. La correspondance militaire est constituée par deux grands types d’écrits soumis à des règles strictes de présentation, de rédaction et de protection du secret. 1) les documents : Ecrits à caractère permanent en vue d’assurer une réglementation d’ordre général (instructions, règlements, circulaires .......). Ils sont le plus souvent imprimés, tenus à jour par voie de correction et peuvent faire l’objet de plusieurs rééditions. 2) les pièces de correspondance : Documents à caractère occasionnel et particulier (lettre, note, compte rendu, rapport...) II – CATEGORIES DE CLASSEMENT : Les documents et les pièces de correspondance sont classés en trois grandes catégories : 1) Les documents d’usage général : Utilisés à tous les échelons de la hiérarchie, ils comprennent : - la lettre ; - la lettre d’envoi ; - la note ; - la note-express ; - le message ; - le bordereau d’envoi ; - le transmis ; - le bulletin de correspondance. 2) Les documents d’information destinés aux autorités supérieures : Ils comprennent : - le compte rendu ; - le rapport ; - la fiche ; - le procès-verbal ; - les états et situations. 3) Les documents d’information destinés aux autorités subordonnées : Ils comprennent : - la décision ; - la note de service ; - l’instruction et la circulaire ; - la directive ; GENERALITES Correspondance militaire DAGO7 2 - la notification individuelle. III - CLASSIFICATION : Les documents et pièces de correspondance sont classés selon les degrés de protection ci- après : - TRES SECRET ; - SECRET DEFENSE; - CONFIDENTIEL DEFENSE; - DIFFUSION RESTREINTE ; - NON CLASSIFIE. Ces degrés de protection (sauf non classifié) sont apposés sur les documents au moyen d’un cachet de couleur rouge. - TRES SECRET : Pièce ou document dont la sécurité est capitale et dont la divulgation causerait à la Nation des dommages exceptionnellement graves (plan de mobilisation, d’opérations, chiffre...). Les exemplaires d’un tel document peuvent recevoir une numérotation spéciale correspondant à des destinataires déterminés. - SECRET DEFENSE : Document dont la divulgation mettrait en danger la sécurité nationale ou causerait des dommages sérieux aux intérêts et prestige du pays. - CONFIDENTIEL DEFENSE : Document dont il y a lieu d’éviter la divulgation en raison des préjudices qu’il causerait aux activités du commandement, ou à des individus, et des embarras d’ordre administratif qu’il pourrait occasionner. - DIFFUSION RESTREINTE : Document dont la circulation est limitée au personnel des Forces Armées ou lié à elle. - NON CLASSIFIE : Tout document présentant un caractère courant. IV - DETAIL DES DOCUMENTS : 1) Documents d’usage général : La lettre : - C’est le mode de correspondance le plus couramment utilisé entre autorités militaires. - Elle peut servir à formuler : o une demande ; o transmettre un avis ; o notifier une décision ; o donner une réponse. - Elle ne doit traiter que d’une seule affaire (celle citée en objet). - Rédigée sous forme personnelle, elle contient une seule fois l’expression « j’ai l’honneur de ». La lettre d’envoi : - Document destiné à présenter sous forme synthétique un autre document plus volumineux (rapport, étude...) qui lui est joint. La note : - Correspondance plus simple que la lettre, la note est utilisée entre les différents organismes de l’administration centrale ou d’un commandement. - Elle est adressée seulement à des organismes subordonnés ou d’un rang homologue à celui du signataire. - Elle est destinée aux organismes intéressés, et non à leur chef ou directeur. La note est rédigée sous forme impersonnelle et sans formule de politesse. La note- express : Correspondance militaire DAGO7 3 - Est utilisée quand l’urgence de la question n’exige pas l’emploi d’un message. - Elle remplace les messages entre organismes implantés en un même lieu, ou tient lieu de « mini note de service ». - Elle est rédigée sous forme impersonnelle. Le message : - Destiné à acheminer les prescriptions et les comptes rendus urgents, le message utilise les moyens de transmissions rapides. - Il est normalement réservé au traitement des questions dont l’urgence ne permettrait pas de recevoir une réponse en temps opportun par la voie du courrier normal. - Il est rédigé sous la forme impersonnelle, en majuscules et exclue toute formule protocolaire ou de politesse. Le bordereau d’envoi : - Il permet de garder une trace de l’envoi d’un ou plusieurs documents et de communiquer les modalités d’application d’une décision qui ne nécessitent pas la rédaction d’une note particulière ou d’une lettre. - Il ne comporte pas de commentaires, si ce n’est des prescriptions techniques sur les modalités de traitement de l’affaire dans sa forme uniquement Le transmis : - Il se situe entre le bordereau d’envoi et la lettre d’envoi. - Il doit être employé de préférence au bordereau d’envoi lorsque l’expéditeur veut apporter des précisions concernant le traitement de l’affaire sur le fond. Il n’est à utiliser que pour l’envoi d’un seul dossier ou d’une pièce importante. Le bulletin de correspondance : - Utilisé de subordonné à supérieur, il est relatif à une demande de renseignement brève et simple. - Il est rédigé sous forme de tableau (question posée colonne de gauche, la colonne de droite étant réservée à la réponse du supérieur) et de manière impersonnelle. Le message NOTEX (NTX) : - Message à caractère personnel échangé entre officiers explicitement nommés. (Notex du commandant……. au lieutenant-colonel…….) 2) Documents d’information destinés aux autorités supérieures Le compte rendu : - C’est la relation sommaire d’un fait ou d’une situation que l’autorité militaire doit connaître sans délais. - Rédigé généralement sous forme personnelle, il aboutit parfois à la rédaction d’un rapport. Le rapport : - Il a pour objet la relation détaillée d’un fait ou d’une situation présentant un caractère suffisamment important pour provoquer l’envoi d’instructions ou l’approbation de mesures proposées. - Il est rédigé sous une forme impersonnelle. - Dans sa présentation le rapport comprend : o un court exposé d’introduction ; o un développement ; o une conclusion énonçant les propositions du rédacteur. La fiche : - Document interne à un état-major, elle a pour rôle d’informer une autorité, et / ou de l’aider à une prise de décision ou de mesures d’exécution. - Il y a 3 types de fiche : o d’analyse ; o de synthèse ; o de présentation. - Elle normalement rédigée sous forme impersonnelle. Correspondance militaire DAGO7 4 Le procès-verbal : - C’est le constat d’activité d’une commission, d’une réunion, etc. rédigé par un des membres appelé « rapporteur », ou la narration par une autorité de ce qu’elle a fait ou constaté dans l’exercice de ses fonctions. - Rédigé sous forme impersonnelle, il doit enregistrer fidèlement les différentes opinions et être extrêmement précis quant aux faits relatés. - Le PV est signé personnellement par son rédacteur. Les états et situations : - Ce sont des pièces à but statistique. 3) Documents d’information destinés aux autorités subordonnées La décision : - C’est l’expression écrite de la volonté d’une autorité dans un domaine précis relatif à l’organisation, à l’administration ou au personnel. - Elle est souvent présentée dans la même forme générale que la note et est donc rédigée sous forme impersonnelle. La note de service : - Elle permet à une autorité de donner, sur une question déterminée, ses instructions à une ou plusieurs autorités subordonnées. - Document interne à une unité ou un service, elle est rédigée sous forme impersonnelle, ne traite que d’un seul sujet, et sa présentation générale est celle de la note. L’instruction et la circulaire : - Ce sont des documents qui contiennent des prescriptions en vue d’une action déterminée. Elles fixent le but à atteindre, exposent la pensée générale ou les intentions d’un chef, et donnent aux subordonnés les indications qui leur sont nécessaires pour agir conformément à ces intentions. Elles fournissent notamment les prescriptions relatives à l’application des lois, ordonnances, décrets, arrêtés, règlements. - L’instruction est à caractère général et permanent, alors que la circulaire traite d’un sujet plus limité, ciblé et précis, et à caractère généralement temporaire. Elles ont une présentation identique à celle de la note. La directive : - Elle est utilisée par les échelons élevés du commandement pour exprimer aux subordonnés les buts à atteindre et les idées fondamentales devant guider leur action. - Sa présentation générale est celle de la note. La notification individuelle : - C’est un document transmis par voie hiérarchique à un individu pour l’informer d’une décision qui l’intéresse à titre personnel. Correspondance militaire DAGO7 5 I – PRINCIPES : La rédaction d’un document répond à un but précis : - expression d’une demande ; - exécution d’une décision ; - satisfaction d’une demande. Elle vise l’obtention d’un uploads/s1/ correspondance-militaire-dago 2 .pdf