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LES ECRITS PROFESSIONNELS La Note Définition : C ' est un document écrit intern

LES ECRITS PROFESSIONNELS La Note Définition : C ' est un document écrit interne souvent très court qui traite une affaire courante utilisé au sein d'une entreprise ou d'une administration lorsqu'il s'agit : − De transmettre des instructions − De donner une information rapide et précise Mentions obligatoires des Notes En-tête simplifiée de l’entreprise : éventuellement le logo, le nom, le code postal et la ville Émetteur de la note : nom et fonction Destinataire de la note : nom et fonction Titre de la note et N° Le N° est obligatoire pour la note de service Le N° n’est pas obligatoire pour la note d’information Date et lieu de création de la note Objet de la note : simple et précis Corps de la note Mode d’affichage (ex : affichage panneau administration, par courrier interne) Signataire : fonction et nom CARACTÉRISTIQUES LA NOTE DE SERVICE LA NOTE D’INFORMATION Définition (objet) C’est un document écrit interne destiné à un plusieurs subordonnés qui devront exécuter ce qui est demandé. La note de service a donc un caractère obligatoire. Elle exprime un ordre. C’est un document écrit interne qui transmet une information concernant l’activité de l’entreprise. La note d’information n’a pas de caractère obligatoire. Elle explique, mais ne cherche pas à convaincre. Sens de circulation Descendant (du supérieur hiérarchique aux subordonnés) Descendant, latéral (de niveau égal), ascendant (subordonné à supérieur) Plan corps de la note Introduction : elle énonce un problème, une observation, des remarques particulières. Développement : il donne clairement les ordres, les directives et les consignes. Conclusion : elle n’est pas indispensable puisqu’il s’agit d’un ordre. PAS DE TITRE DE CIVILITÉ NI DE FORMULE DE POLITESSE Introduction : elle rappelle le sujet, l’intérêt de la note et annonce les points évoqués dans le développement. Développement : si l’émetteur répond à une demande précise, il peut apporter les éléments de réponse en sous-parties. Conclusion : elle préconise une ou plusieurs solutions, fixe des conditions de mise en œuvre… PAS DE TITRE DE CIVILITÉ NI DE FORMULE DE POLITESSE Rédaction du corps de la note Le style utilisé doit être clair, concis, impersonnel et impératif. PAS DE «JE» NI DE «NOUS» Le style doit être clair, concis et impersonnel. PAS DE «JE» NI DE «NOUS» Présentation Mentions obligatoires Il n’existe pas de présentation normalisée. Néanmoins un certain nombre d’éléments sont obligatoires (voir ci-dessus) Autre type de note LA NOTE D’INSTRUCTION Elle peut transmettre des informations, mais elle donne également des consignes, des ordres qui découlent de décisions. Elle justifie ces ordres et fournit des explications. Son ton est ferme, voire impératif, mais l’émetteur peut être conduit à s’impliquer personnellement pour mieux convaincre. Dans ce cas, l’emploi du pronom personnel «Je» n’est pas interdit. Exemples : Exemple de note de service Société / Administration QU EL MATAR 62000 NADOR De M. ABDELLAOUI Directeur A l’ensemble du personnel NOTE DE SERVICE N° 10 / 2019 Objet : ‘ Port des équipements de sécurité Nador, Le 10 octobre 2019 ’ Il est rappelé au personnel que le port des équipements de sécurité est obligatoire dans l’enceinte de l’entreprise. En cas de manquement, les sanctions prévues au règlement intérieur seront appliquées. PJ : extrait du règlement intérieur Diffusion : “ Le Directeur M. ABDELLAOUI ” Société / Administration QU EL MATAR 62000 NADOR Œ De M. ABDELLAOUI Directeur A l’ensemble du personnel NOTE D’INFORMATION Objet : ‘ Sensibilisation aux dangers de la route Nador, Le 15 septembre 2020 ’ Une formation sur la sensibilisation aux dangers de la route vous est proposée. Elle aura lieu les 5 et 12 décembre 2007 au centre de sécurité routière situé 35 chemin de la Buisse 57600 Forbach. Le nombre de stagiaire est limité à huit. Les chauffeurs auront la priorité pour cette formation. Les inscriptions se feront auprès de la secrétaire Mlle Morel. Les inscriptions seront terminées le 26 novembre 2007. Vous trouverez ci-joint le programme de cette formation. PJ : extrait du règlement intérieur Diffusion : “ Le Directeur M. ABDELLAOUI ” LE PROCES VERBAL Définition Le procès-verbal est un acte écrit dressé par une personne compétente qui constate un fait dont la constatation à la vie de la société ou de la communauté. La rédaction Le plus souvent c'est la secrétaire de la séance qui rédige le procès-verbal, elle se limite à enregistrer les constatations de la façon la plus fidèle et la plus objective possible. Elle consigne par écrit les différents points de l'objet du procès et les décisions prises en vue de conserver une information durable. Présentation : - L'entête (Nom, adresse du rédacteur) - Lieu, date et l’heure ; - L'ordre du jours ou bien l'objet - Qualité du président de la séance - Nom et la qualité du rédacteur - Les participants - Les absences et les excusés - Un titre (procès-verbal) - Un développement LE RAPPORT : Définition : C’est un document qui ne se limite pas à recueillir les témoignages ou décrire la situation, mais il a pour but de suggérer des mesures ou des solutions concernant un problème traité, c'est une véritable démonstration, une simple description il est en principe rédigé à la demande d'un chef ou une autorité sur un sujet donné. Le rapporteur : Il doit faire une analyse précise des faits et examiner les causes, les conséquences donner leur signification émettre ses propres suggestions. Il s'agit en effet quand on rédige un rapport de faire une synthèse, des connaissances, des expériences des témoignages accumulés autour du problème, puis déduire des hypothèses pour pouvoir trouver une solution concrète. Présentation : L'entête Le titre du rapport (Rapport de Stage ……) La date indispensable en bas de la page Le sommaire il indiquera les subdivisions et différentes parties du rapport et numérotation des pages. LE COMPTE RENDU : Définition : Le compte rendu est un récit plus ou moins détaillé d'un événement, le rédacteur décrit et raconte ce qu'il a fait, vu, ou entendu sans donner des interprétations ni proposer des solutions personnelles. Rôle : Le compte rendu a le rôle : − D'un aide-mémoire pour les participants − Un moyen d'information pour les personnes absentes − Moyen de preuve pour l'entreprise ; Caractéristiques : Selon la forme, il est composé de : L'entête : contient le nom ou le sigle de la société. L’objet : Les paragraphes séparés avec des titres soulignés. Pas d'appellation, éviter Mr ou Mme Le titre "Compte rendu" La date et lieu de la rédaction Le nom et la qualité de signataire. Selon le Fond Il comporte trois parties : − Introduction : pour faire connaître L'objet et les circonstances du compte rendu − Un développement : consacré à la narration des faits présents dans un ordre chronologique − Une conclusion. − Type de compte rendu : - Compte rendu de réunion : Rédigé pendant la réunion, il a pour but de raconter ce qui s'est passé pendant Ia réunion - Compte rendu d'accident ou d'événement : C'est un témoignage rédigé le plus rapidement possible après l'événement, afin de rapporter exactement les circonstances et les conséquences. - Compte rendu d'activité : - Il résume les activités ou la gestion d'un service ou d'un organisme. NB : Dans ce type de compte rendu le rédacteur peut émettre son opinion personnelle1 La Circulaire Une circulaire administrative est un document écrit adressé par une autorité administrative (ministre ou chef de service) à ses subordonnés afin de les informer de l'interprétation à adopter d'une législation ou d'une réglementation particulière (décret, arrêté) et de la manière de l'appliquer concrètement. Le bordereau Le bordereau d’envoi est un document dont on se sert pour transmettre les pièces d’un service à un autre ou une administration à une autre, chaque fois que cette transmission n’implique pas de commentaires qui justifieraient la rédaction d’une lettre d’accompagnement. Le recours au bordereau est surtout utile lorsque, le double du bordereau permet au service expéditeur de conserver une trace des documents transmis, et lorsque la pièce transmise est originale, le double du bordereau vous permet de situer rapidement le détenteur de la pièce en question. uploads/s1/ cours-production-des-docs.pdf