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REPUBLIQUE DU BENIN ******* MINISTERE DE L’AGRICULTURE, DE L’ELEVAGE ET DE LA P

REPUBLIQUE DU BENIN ******* MINISTERE DE L’AGRICULTURE, DE L’ELEVAGE ET DE LA PECHE ********* SECRETARIAT GENERAL DU MINISTERE ********** UNITE FONCTIONNELLE D’APPUI INSTITUTIONNEL (UFAI) DU PROGRAMME D’APPUI AU DEVELOPPEMENT DES FILIERES AGRICOLES AU BENIN DE L’AGENCE BELGE DE DEVELOPPEMENT (Enabel) REF : DDC N°02/18/Enabel/UFAI/EF du 20/03/2018 FINANCEMENT : Agence Belge de Développement (Enabel) Mars 2018 DOSSIER DE DEMANDE DE COTATION POUR L’ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVE, FINANCIERE ET COMPTABLE POUR LES SEPT AGENCES TERRITORIALES DE DEVELOPPEMENT AGRICOLE (ATDA) 2 CONTENU DU DOSSIER 1.1 Information ..................................................................................................................................................... 10 1.2 Introduction des offres .................................................................................................................................... 10 1.3 Documents à remettre pour l’offre de service ................................................................................................. 11 1.4 Evaluation des offres techniques .................................................................................................................... 12 1.5 Evaluation des offres financières ..................................................................................................................... 13 1.6 Confidentialité ................................................................................................................................................. 13 3 REPUBLIQUE DU BENIN ******* MINISTERE DE L’AGRICULTURE, DE L’ELEVAGE ET DE LA PECHE ********* SECRETARIAT GENERAL DU MINISTERE ********** UNITE FONCTIONNELLE D’APPUI INSTITUTIONNEL(UFAI) DU PROGRAMME AGRICULTURE DE Enabel Demande de cotation DDC N°02/18/Enabel/UFAI/EF du 20/03/2018 Dans le cadre de l’élaboration d’un manuel de procédures administrative, financière et comptable pour les sept Agences Territoriales de Développement Agricole (ATDA), l’Unité Fonctionnelle d’Appui Institutionnel (UFAI) du Programme d’appui au développement des filières agricoles (PROFI) de l’Agence Belge de Développement invite par la présente demande, les bureaux d’études ou cabinets à préparer et à présenter leurs soumissions conformément aux dispositions du présent dossier de consultation. La participation à la présente consultation n’est ouverte qu’aux bureaux et cabinets d’études en règle vis-à-vis de l’administration fiscale. Le dossier complet peut être retiré à partir du jeudi 22 mars 2018, auprès du secrétariat de l’Unité Fonctionnelle d’Appui Institutionnel (ex AIMAEP) sis au Rez-de chaussée de l’immeuble bleu du MAEP. 1. Renseignements complémentaires Des renseignements administratifs complémentaires peuvent être obtenus auprès du secrétariat de UFAI (ex AIMAEP) 03 BP : 2900 Cotonou République du Bénin, tous les jours ouvrables entre 08 heures et 12 heures et entre 14 heures et 17 heures (heure locale) ou téléchargés sur le site de Enabel (www.enabel.be). Concernant les informations techniques complémentaires, elles peuvent être obtenues par courrier électronique à issaou.karim@enabel.be. 2. Présentation des offres Les Prestataires devront envoyer leurs offres rédigées en langue française et en trois (03) exemplaires dont un (1) original et deux (02) copies respectivement marquées comme telles, sous plis fermés portant les mentions : « Elaboration d’un manuel de procédures administrative, financière et comptable pour les sept Agences Territoriales de Développement Agricole (ATDA) ». « A N’OUVRIR QU’EN SEANCE » Les soumissionnaires doivent faire parvenir leurs offres sous pli fermé au secrétariat de l’Unité Fonctionnelle d’Appui Institutionnel (ex AIMAEP) sis au Rez-de chaussée de l’immeuble bleu du MAEP par porteur ou personnellement contre accusé de réception. 4 La date du dépôt des offres est fixée au mercredi 11 avril 2018 à 10 heures précises. 3. Ouverture des plis Les plis seront ouverts, en présence des représentants des soumissionnaires qui le désirent, le mercredi 11 avril 2018 à 10 heures 30 minutes précises dans la salle de réunion de PROFI au 1er étage du bâtiment « E » du MAEP. Fait à Cotonou, le 20 mars 2018 Le Responsable Délégué de l’UFAI Joseph OUAKE 5 TERMES DE REFERENCES I- CONTEXTE ET JUSTIFICATION Le secteur agricole est l’un des quatre (04) domaines de concentration retenus pour dynamiser l’économie nationale. La vision du gouvernement est de faire de ce secteur le principal levier de développement économique, de création de richesses et d’emplois au Bénin. Une série de réformes dans le secteur agricole sont intervenues depuis l’arrivée du nouveau gouvernement en 2016. Ces réformes sont guidées par un souci de rationalisation en vue d’une meilleure cohérence et efficacité des interventions dans le secteur. Il s’agit notamment de l’adoption d’un nouveau cadre institutionnel de développement agricole qui consacre la création de sept (07) Pôles de Développement Agricole (PDA), couplée de la séparation des fonctions régaliennes de règlementation, de contrôle et de suivi-évaluation de celles de promotion des filières agricoles. Cette réforme s’est traduite par :  l’émergence de douze Directions Départementales de l’Agriculture, de l’Elevage et de la Pêche (DDAEP) en charge des fonctions régaliennes du secteur;  la création de sept (07) Agences Territoriales de Développement Agricole (ATDA) en charge des fonctions de promotion des filières dans chacun des pôles;  la liquidation des CARDER jusque-là en charge de ses deux fonctions. En tant qu’organe de gestion du Pôle (PDA), l’ATDA est dotée de personnalité morale et de l’autonomie financière et placée sous la tutelle du Ministère de l’Agriculture, de l’Elevage et de la Pêche. L’objet de l’ATDA est de veiller à une meilleure combinaison de l’approche filière et l’approche territoriale (Décret 2017-101 du 27 Février 2017)1. Sa mission est de mettre en œuvre la politique de promotion de filières porteuses spécifiques à son PDA et d’initier des actions pour atteindre les objectifs du gouvernement en matière de promotion des filières et de développement des territoires, en produisant des résultats, effets et impacts visibles. Parmi ces principales attributions figurent entre autres la facilitation de l’accès des producteurs aux facteurs de production, la mise en place ou le renforcement des infrastructures agricoles structurantes, la facilitation de l’accès des acteurs des filières aux informations et innovations ainsi qu’au conseil agricole et le suivi de façon rapprochée des acteurs dans l’application effective des innovations introduites. Pour réaliser ses attributions, « l’ATDA privilégie le faire-faire comme approche d’intervention fortement orientée client, résultats et économie, afin de créer une plus grande attractivité pour les investissements privés » (Article 8 du Décret 2017-101 du 27 Février 2017). L’ATDA est administrée par un Conseil d’Administration composé de sept (07) membres au maximum2 nommés par décret pris en Conseil des Ministres pour un mandat de trois (03) ans renouvelable une seule fois. L’ATDA est dotée d’une Direction Générale et d’un Comité de Direction. La Direction Générale est chargée de la gestion opérationnelle de l’ATDA. Le Comité de Direction, l’organe consultatif obligatoire de l’ATDA est composé du Directeur Général, de son adjoint, du délégué du personnel et de tous les Directeurs de l’ATDA. Un Commissariat aux Comptes constitué de deux Commissaires aux comptes nommés en Conseil des Ministres assure le contrôle de la qualité de la gestion de l’ATDA. 1 Ce décret serait en instance de modification. Il faudra tenir compte du nouveau texte s’il est adopté à temps. 2 i) Le MAEP ou son Représentant, ii) le MCI ou son Représentant, iii) le MEF ou son Représentant, iv) les DDAEP, v) les représentants de la Chambre d’Agriculture, vi) le représentant de la PASCIB et vii) le représentant du personnel 6 L’ATDA est soumise au contrôle du MAEP pour vérifier le niveau d’atteinte des objectifs fixés conformément aux orientations définies par le Gouvernement et pour s’assurer de la qualité de sa gestion. Le Plan Stratégique de Développement du Secteur Agricole (PSDSA) adopté en fin 2017 insiste sur l’importance des ATDA et prévoit dans l’action 4.1.4. un appui pour opérationnaliser les ATDA dans les sept (07) Pôles de Développement Agricole (PDA). Cet appui sera effectué par le Secrétariat Général du MAEP et les Directions Centrales et Techniques afin de renforcer les capacités techniques des ATDA. La mise en place des ATDA nécessite d‘élaborer des termes de références pour la réalisation d’un manuel de procédures administrative, financière et comptable avec la participation de son personnel. Il est attendu que ce manuel décrive de manière générale les principes communs aux sept agences, et qu’il souligne les particularités de chaque pôle et des filières prioritaires. Le manuel permettra de formaliser les principaux processus de gestion administrative, budgétaire, financière et comptable des ATDA avec pour objectifs de : • fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère administratif, financier et comptable ; • décrire l'organisation administrative, financière et comptable ; • décrire les procédures d’encaissement des ressources et d'exécution des dépenses dans les conditions garantissant un contrôle interne efficace, en formalisant les contrôles à effectuer au sein de la structure et en définissant les responsables de ceux-ci à chaque étape du circuit des documents ; • décrire les procédures à mettre en œuvre par l'ensemble du personnel comptable et administratif ainsi que les tâches qui leur incombent ; • utiliser de façon optimale, pour une meilleure efficacité des actions engagées, l'ensemble des moyens mis en œuvre tels que: − les ressources humaines ; − le matériel ; les ressources financières. • maîtriser la connaissance des actions engagées et par conséquent comparer les moyens mis en œuvre aux résultats techniques obtenus ; • améliorer la productivité du personnel impliqué dans la gestion de l’ATDA ; • prévoir un cadre comptable harmonisé des ATDA. Pour y parvenir, le Ministère de l’Agriculture de l’Elevage et de la Pêche, à travers son Secrétariat Général, requiert les services d’un consultant chargé d’élaborer le manuel de procédures administrative, financière et comptable des ATDA. Le consultant devra faire preuve d’une expérience avérée du secteur public et privé. Les présents termes de référence énoncent les tâches du consultant chargé de l’exécution de la mission. II- OBJECTIFS Objectif global L’objectif global visé est d’élaborer un manuel qui formalise les processus de gestion uploads/s1/ ddc-02-2018-ufai-manuel-de-procedure-atda-pdf.pdf