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Les différents types de lettre Il existe trois types de lettres : personnelle,

Les différents types de lettre Il existe trois types de lettres : personnelle, professionnelle et administrative. Nous allons particulièrement nous intéresser à la lettre professionnelle, la lettre type, la lettre circulaire, la circulaire et la lettre administrative. Ces trois types de lettres diffèrent par les personnes qu’elles mettent en communication et par des règles de présentation dont voici le schéma : La lettre professionnelle Elle est dactylographiée sur du papier à en-tête où figurent les mentions relatives à l’expéditeur. Elle comporte : - le nom et l’adresse du destinataire, - fréquemment, les références qui identifient le courrier reçu et envoyé, - l’objet qui rappelle en quelques mots l’événement à l’origine du courrier. - le rédacteur et le signataire peuvent être différents. - si des documents accompagnent la lettre, on inscrit la mention « Pièces jointes :», ou « P.J. :». - dans les établissements sanitaires et sociaux, on trouve deux types de présentation : - soit la présentation normalisée selon la norme NFZ 11001, format A4, - soit une présentation plus ou moins éloignée de la norme et propre à chaque établissement ou service. Exemple : voir document (format PDF) La lettre type faisant partie du courrier standardisé Celui-ci est prévu pour être transmis tel quel ou avec des variantes à plusieurs destinataires. On a fréquemment recours au courrier standardisé dans les établissements et services sanitaires et sociaux. En effet, les lettres émises sont souvent répétitives. Exemple : confirmation d’une prise de rendez-vous. • La lettre type Elle est un document pouvant être utilisé pour plusieurs personnes avec cependant des renseignements propres à chaque correspondant. C’est un courrier répétitif, établi à l’avance, qui sera envoyé au fur et à mesure des besoins. Il est expédié à une personne physique, une association, un établissement. Il est adressé à une personne physique ou morale. On utilise la lettre type chaque fois que l’on est appelé à adresser un courrier ayant un même objet à différentes personnes. La lettre type comprend des textes fixes valables dans toutes les situations du même genre, mais aussi des renseignements variables spécifiques à chaque cas et insérés suivant les besoins. Ainsi, on peut trouver des lettres à choix multiples ou des lettres avec des variables à renseigner. On distingue deux techniques de production pour cette lettre : - technique manuelle : c’est-à-dire que la lettre est dactylographiée, puis reproduite par photocopie ou impression. Les zones à compléter (zone de repiquage) correspondent à des blancs ou au pointillé. Les renseignements variables sont complétés à la main ou éventuellement à la machine. - technique informatique : la lettre type est établie à l’aide d’un logiciel de traitement de texte, puis mémorisée. Ce canevas est rappelé selon les besoins, puis complété par frappe directe au clavier, ou introduction automatique de variables à partir d’un fichier ; technique du publipostage ou mailing. • La lettre circulaire Cette lettre a pour but de communiquer une même information à un grand nombre de personnes. On rédige donc un seul texte anonyme que l’on complète avec les coordonnées de chaque destinataire. Contrairement à la lettre type aucun blanc n’apparaît dans le texte, seuls sont repiqués, au moment de l’envoi, le nom et l’adresse du destinataire, la signature, parfois la date, les références et le titre de civilité ou formule d’appel. Elle peut être envoyée par courrier, distribuée ou mise à disposition des usagers dans un service. Deux cas peuvent se présenter : • Soit la lettre est nominative, chacune des lettres est complétée avec les coordonnées du destinataire. Ces indications pourront être portées à la main ou obtenues avec un logiciel de traitement de texte en utilisant la technique du publipostage. • Soit la lettre est impersonnelle, chaque destinataire reçoit la lettre sans aucune mention particulière. Le titre de civilité sera « Madame, Monsieur, ». Exemple : voir document (format PDF) • La lettre administrative La lettre administrative en forme personnelle diffère peu de la lettre professionnelle. En revanche, la lettre en forme administrative ne comporte pas de titre de civilité ni de formule de politesse. Le style est direct avec l’emploi du « je ». La transmission se fait par voie hiérarchique avec la mention s/c (sous couvert de). Exemple : voir document (format PDF) • La lettre personnelle Elle est manuscrite ou dactylographiée. Elle comporte le nom, l’adresse du signataire, le lieu, la date et éventuellement l’objet. Les verbes sont conjugués à la première personne du singulier. • La circulaire C’est un document d’information interne, le plus souvent : à une catégorie professionnelle, à un établissement. C’est également un document qui s’adresse à un grand nombre de personnes dont on ne peut connaître les coordonnées (exemple : information relative à la campagne anti-tabac…). Le texte est reproduit dans son intégralité en autant d’exemplaires que nécessaire puis distribué, mis à disposition ou envoyé. La circulaire ne comporte aucun renseignement propre au destinataire. • La note On réalise des notes pour transmettre rapidement des informations sur un sujet précis à l’intérieur d’une institution. Il existe la note de service et la note d’information. La note de service permet de transmettre un ordre, une directive, une décision. La note d’information sert à communiquer une information. Ces notes se caractérisent par leur concision et leur style précis et clair. Voici un tableau présentant leurs caractéristiques afin de les différencier : Caractéristiques des notes de service et d'information . Note de service Note d'information Définition Brève communication d'un ordre au sein d'un service ou d'un établissement Communication d'une information au sein d'un service ou d'un établissement Fonction * Transmettre un ordre, une directive, une décision, éventuellement rappeler des faits * Demander une information Transmettre une information qui n'est pas l'expression d'un ordre Emetteur Supérieur hiérarchique Supérieur hiérarchique ou personne de même niveau hiérarchique Destinataires Une ou plusieurs personnes d'un même service, d'une même catégorie professionnelle Rédaction - Pas de préambule - La note de service est courte - Elle traite d'un seul sujet - Le style est concis - Ton ferme plus ou moins impératif - Vocabulaire clair et précis - Longueur très variable selon le sujet - Si long, il devra être structuré avec un plan mis en évidence - Le style est indirect et concis - Ton neutre - Vocabulaire clair et précis Présentation Les notes : * contiennent toujours : - un en-tête réduit avec l'indication du service émetteur - un titre comprenant les mots " note de service" ou " note d'information" - un objet qui peut être dans le titre - la date - l'indication des destinataires - une signature accompagnée du nom et de la qualité du signataire * contiennent éventuellement : - un numéro indiqué dans le titre, permettant son classement - la fonction des destinataires - des indications sur l'objet de la diffusion qui peut être très différent selon les destinataires " pour attribution" , " pour information" , " pour affichage" * ne contiennent pas : - de titre de civilité - de formule de politesse La disposition est variable d'un service à l'autre mais constante à l'intérieur d'un même service. Les notes doivent être très dactylographiées • Le certificat médical C’est un écrit attestant un état. Il est destiné à constater ou à interpréter des faits d’ordre médical. Le certificat est remis à l’intéressé à sa demande. La mention « Certificat établi à la demande de l’intéressé pour faire valoir ce que de droit est remis en mains propres » est indiquée à la fin du document. Il se peut que le certificat soit remis à des tiers, dans ce cas, cette phrase n’est pas écrite. Le patient le remettra lui-même à sa compagnie d’assurances ou à un autre destinataire de son choix. Le certificat doit être rédigé clairement, lisiblement et à la première personne du singulier (exemple : Je soussigné, Philippe LAFFON, docteur en médecine, certifie que…) Sur ce document, il est impératif d’y faire figurer : - Le nom, prénom, qualité et adresse du médecin, de l’établissement, du service, du praticien. - Le nom, prénom, date de naissance et domicile du patient concerné. - La date de l’examen (une date inexacte constitue une faute grave). - L’énoncé des déclarations du demandeur, en les lui attribuant (si le cas est). - La description des symptômes et des lésions constatées au cours de l’examen. - La durée de l’arrêt de travail. - Les examens complémentaires demandés. - La date de rédaction en toutes lettres. - Le motif de la demande. - La signature manuscrite du médecin Exemple : voir document (format PDF) • Le compte-rendu médical C’est l’exposé plus ou moins détaillé et objectif d’événements ou d’activités. Il est systématique, obligatoire, précis (il nécessite la connaissance médicale et les abréviations) et surtout il doit être rédigé rapidement car il est communiqué dans les plus brefs délais au médecin traitant qui a prescrit l’acte ou, remis en main propre au patient le jour même de l’examen. Ses fonctions sont d’informer les personnes absentes ou extérieures et de garder la trace de l’événement ou de l’activité. Il comprend deux uploads/s1/ document-sans-nom 1 .pdf