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CHAPITRE 1 Les objectifs des écrits administratifs Les écrits administratifs, b

CHAPITRE 1 Les objectifs des écrits administratifs Les écrits administratifs, bien que de construction et de forme différentes, ont tous pour objectif de : – transmettre et diffuser l’information ; – donner et demander des renseignements ; – donner ou transmettre des instructions ; – constater ; – rendre compte ; – émettre un avis, produire un rapport ; – préparer les documents à la signature du supérieur hiérarchique. Les huit principes de l’écriture administrative Des deux notions de service public et de puissance publique découlent huit principes généraux de la correspondance administrative. 2 1 La maîtrise de l’écriture administrative Les obligations de l’administration • assurer la continuité du service public • adapter le service public aux besoins du public • assurer l’égalité des citoyens devant le service public • respecter l’obligation de neutralité Les principes de l’écriture administrative • l’obligation de réponse • le respect de la hiérarchie • la responsabilité • l’objectivité • la précision • l’obligation de réserve • la politesse et la courtoisie • la clarté L’obligation de réponse Toute lettre doit obtenir une réponse dans un délai correct. C’est certes une question de politesse, mais c’est aussi une obligation du service public. Une administration et donc ses représentants peuvent être sanctionnés pour une absence de réponse ou pour une réponse trop tardive. En effet, une non-réponse peut apparaître comme une acceptation ou un refus. Toutefois, en principe la non- réponse pendant plus de deux mois par l’administration vaut décision implicite de rejet. Cependant, L’administration, investie d’une mission d’intérêt général, engage au travers de ses activités la responsabilité de l’état et fonctionne selon des principes hiérarchiques. En conséquence, la rédaction des écrits administratifs, qui vous seront confiés, vous demandera une grande attention car ceux-ci engagent la responsabilité de l’adminis- tration et le service auquel vous appartenez. La responsabilité L’administration se fonde sur le principe de la responsabilité : ses actes sont signés par les ministres ou les hauts fonctionnaires ayant reçu délégation de signature dont l’identité doit être parfaitement connue du public. L’anonymat est donc exclu dans la rédaction des documents administratifs ; toutes les lettres sont signées, le nom du signataire et le nom du rédacteur sont toujours indiqués (dossier suivi par...). Les lettres sont toujours adressées à un responsable et non à un service. On écrit à : – Monsieur le Ministre et non à un ministère ; – Monsieur le Préfet et non à la préfecture ; – Monsieur le Maire et non à la mairie. L’emploi de la première personne du singulier y est de rigueur : « Je vous informe ». la réglementation, dans d’autres circonstances, prévoit au contraire que la non-réponse par l’administration vaut décision implicite d’acceptation comme pour le permis de construire. Il est donc nécessaire de connaître les réglementations adaptées à chaque situation au moment de la demande ou de la réponse. Le respect de la hiérarchie Le système administratif repose sur le respect de la hiérarchie qui s’exprime dans la déférence avec laquelle un subordonné s’adresse à un supérieur hiérarchique. Le respect de la hiérarchie est marqué par l’utilisation de certaines formules, par des nuances dont les verbes se font les principaux représentants. Les formules à utiliser • attache du prix • attire l'attention • avise • constate • demande • demande l'avis de • engage • enjoint à • fait remarquer à • fait savoir • incite • informe • invite • note • observe • ordonne à • prend acte • prie • prie de veiller à • prie de vouloir bien • appelle l'attention • est reconnaissant à • expose • prie de bien vouloir • propose • rend compte • se permet de • signale • sollicite • soumet à l'approbation • suggère Le supérieur dispose Le subordonné propose • G RÉDIGER AVEC SUCCÈS LETTRES, E-MAILS ET DOCUMENTS ADMINISTRATIFS 14 C’est pourquoi le pronom « on » ou « nous » n’existe pas dans les documents administratifs, à l’exception de certaines lettres émanant des circonscriptions des services sociaux où le « nous » représente alors l’équipe. Dans l’entreprise, la situation est contraire car, dans la plupart des cas, la première personne du pluriel « nous » est utilisée. Les formules à utiliser • mon attention a été appelée sur • il m’a été indiqué • j’ai été saisi • un certain nombre de mes administrés me font part • il m’a été rendu compte Remarque : il n’est pas d’usage de mettre nommément en cause des personnes étrangères à l’administration. Le mode à employer Employez le conditionnel comme dans les formules suivantes : – dans la mesure où cette plainte serait fondée ; – des incidents se seraient produits. L’objectivité L’administration est au service du bien public et de l’intérêt général. Pour rédiger avec objectivité, vous veillerez à supprimer de vos écrits toute expression subjective, émotionnelle d’où l’emploi de l’expression « J’ai l’honneur ». Celle-ci peut se situer aussi bien en début de lettre, en milieu ou en fin de lettre. La forme impersonnelle est également utilisée pour marquer une plus grande objectivité, pour indiquer une marche à suivre « il aura donc lieu de », mais aussi pour ne pas révéler la source ou l’origine « J’ai été saisi de, il a été constaté, il m’a été signalé que ». Cependant, les expressions plus personnelles « J’ai le plaisir de, Il m’est agréable » sont des expressions intégrées dans l’usage de la rédaction administrative. La précision Elle est de rigueur en matière de rédaction administrative car il ne faut en aucun cas interpréter les textes, déformer l’esprit, le contenu des lois et des règlements que l’administration est chargée d’appliquer. Vous n’écrirez pas contrairement à l’usage de l’entreprise : – votre lettre du 5 courant ; mais – votre lettre du 5 avril 2012 (la précision du mois et de l’année est indispensable). L’obligation de réserve Le principe de responsabilité, l’obligation de courtoisie interdisent l’erreur. Par conséquent, les fonctionnaires doivent être prudents et ne tenir pour certains que les faits dont l’existence leur a été La précision dans la rédaction administrative Indiquez toutes les références utiles à une identification certaine du docu- ment. Évitez : – un langage sclérosé, hérité de la routine et d’une tradition administra- tive dépassée ; – une terminologie empreinte de préciosité qui ne crée que des confusions. • G CHAPITRE 1 – La maîtrise de l’écriture administrative 15 clairement démontrée. En conséquence, vous ne devez engager la responsabilité de l’administration que pour des faits certains et donc vérifier leur authenticité et leur source. Les agents ont l’obligation de ne pas divulguer certaines informations dont ils ont connaissance lors de l’examen d’un dossier. La politesse et la courtoisie En tant qu’agent de l’État, vous le représentez lorsque vous êtes conduit à rédiger et signer un document administratif. Rédiger avec courtoisie et politesse signifie que le rédacteur, agissant dans un cadre réglementaire, se garde de faire apparaître ses émotions par l’utilisation de propos familiers tels que : absurde, insensible, stupide... Le mode à employer Le conditionnel. Il marque l’éventualité ou la possibilité qu’un fait ait lieu dans l’avenir. Il permet au rédacteur de ne pas s’engager en émettant une condition. Dans le cas où vous apporteriez ce document, nous serions prêts à examiner à nouveau votre dossier. Les formules à utiliser Utilisez les formules suivantes qui nuancent l’expression : • à mon avis • en ce qui concerne • pour ma part • il me semble • d’une manière générale • sous réserve que • sans préjuger • en tout état de cause • en d’autres termes • en ce sens • à cet égard • à ce sujet • notamment • cependant • toutefois Les formules à utiliser • il me paraît regrettable • il me semble inopportun • je déplore que • il semble qu’il eût été préférable • il ne m’a pas été possible • pour le moment • dans les circonstances actuelles • j’ai pris bonne note de votre désir • je ne manquerai pas • le moment venu • dès que les circonstances le permettront Dans le cas, par exemple, d’un refus, il est nécessaire d’employer ces formules qui montrent que vous avez été saisi de la demande, de la requête et que vous y avez prêté attention. Remarque : vous pouvez aussi utiliser des euphémismes car ils permet- tent d’atténuer l’expression des idées blessantes ou désagréables. • G RÉDIGER AVEC SUCCÈS LETTRES, E-MAILS ET DOCUMENTS ADMINISTRATIFS 16 La clarté Pour rédiger avec clarté, il vous faut être simple, clair et concis. Évitez d’employer des mots inconnus du lecteur et supprimez tous les détours pompeux et lourds auxquels les rédacteurs sont trop souvent attachés. Applications Énoncés a) Exercice 1 Veuillez analyser dans la lettre suivante les principes qui la régissent. Cette lettre vous paraît-elle correspondre aux huit principes édictés dans le chapitre ? 3 b) Exercice 2 Votre chef de service vous demande à l’aide des renseignements ci-après de rédiger, avec accusé de réception, une réponse uploads/s1/ ecrits-pdf.pdf