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Définition et problématique du courrier En rédaction administrative, le courrie

Définition et problématique du courrier En rédaction administrative, le courrier désigne l’ensemble des correspondances permettant d’entrer en communication avec des personnes et des services : lettre, note, circulaire, télégramme, bordereau, etc. Le traitement de ces documents se fait dans une position de travail appelé « Bureau du courrier » L’agent qui occupe cette position est appelé de différentes manière, d’un service à un autre : Agent de service, Agent de courrier, Assistant, Secrétaire, etc. Dans le traitement et la gestion du courrier, ledit agent utilise des registres, des imprimés et divers petits matériels pour conserver rigoureusement la trace des correspondances. Il faut distinguer deux types de courrier : le courrier « Arrivée » et le courrier « Départ » Il existe du courrier ne devant être communiqué qu’à un nombre limité de personnes : il y a nécessité de le traiter avec discrétion. Quant aux documents protégés, ils sont particulièrement manipulés, distribués et classés. Les principales missions du service courrier… On le voit rapidement, les opportunités d’amélioration du service courrier sont aussi nombreuses qu’importantes. Mais, pour bien l’organiser encore faut-il avoir à l’esprit l’ensemble des missions que doit remplir ce service. Ici on peut lister : • La réception et le tri des courriers entrants / sortants. • L’ouverture des courriers entrants. • La mise sous pli et l’affranchissement des courriers sortants. • L’emballage de colis, l’affranchissement. • Le dépôt postal. • La traçabilité des éléments. • La diffusion au sein des services de l’entreprise. • La numérisation des courriers traités. • Etc. La gestion des flux de courriers sortants 1. Le courrier sortant (ou « courrier départ ») Le courrier sortant est le courrier que l’organisation expédie à ses différents partenaires (correspondance administrative, lettres ou documents commerciaux, coupons publicitaires, dossiers, etc.). Le volume de courrier à expédier varie en fonction du nombre de partenaires avec lesquels l’organisation est en relation. 2. La procédure d’expédition du courrier Pour expédier le courrier, l’organisation est amenée à suivre une procédure dans laquelle on peut identifier : – les étapes de la préparation des envois (la collecte et l’enregistrement du courrier à expédier, la mise sous pli, l’affranchissement, le dépôt du courrier chez un prestataire) ; – le personnel effectuant les différentes opérations ; – les matériels utilisés pour faciliter le travail et gagner du temps. La procédure d’expédition du courrier diffère d’une organisation à l’autre. Elle tient compte des critères propres à l’organisation : volume du courrier à expédier, existence d’un service courrier ou non… 3. L’enregistrement du courrier à expédier sur le registre interne Le courrier à expédier est enregistré sur le registre « courrier départ » (support papier ou fichier informatisé). Cet enregistrement permet de retrouver facilement la confirmation d’une expédition. On indique sur le registre : – la date du jour ; – le numéro départ (numéro croissant). La copie du courrier conservée par le service émetteur porte le même numéro que celui du registre « courrier départ » ; – les coordonnées du destinataire ; – l’objet du courrier ; – le service expéditeur. 4. La préparation des envois L’employé(e) chargé(e) de traiter le courrier sortant doit réaliser deux opérations : – La mise sous pli du courrier • Le format de l’enveloppe est lié à celui du courrier. • L’organisation utilise le plus souvent des enveloppes à fenêtre. Lorsqu’elle doit expédier plusieurs documents en un seul envoi ou transmettre un dossier, elle utilisera des enveloppes à soufflet. – L’affranchissement du courrier • Le tarif appliqué par les différents prestataires tient compte du poids de l’envoi, de sa nature (courrier simple ou recommandé), du délai d’acheminement (normal ou express) et de la destination (France ou étranger). Pour réaliser ces tâches, les organisations disposent le plus souvent de matériels très performants : plieuses, machines de mise sous enveloppes, machines à affranchir. 5. Les prestataires de services d’acheminement des envois (courriers) Il existe différents prestataires. • La Poste La Poste détient actuellement le monopole de la distribution du courrier (courrier de gestion) ; elle met à la disposition des organisations une large gamme de services : – envois simples ; – envois suivis : lettres recommandées, lettres prioritaires (qui réclament des délais d’acheminement rapides et fiables) ; – envois électroniques ; – courrier international… • Les sociétés privées d’acheminement du courrier Elles fournissent des services similaires à ceux proposés par La Poste. Certaines organisations qui souhaitent externaliser l’activité courrier s’adressent aussi à ces sociétés ; elles proposent du personnel formé pour assurer dans les locaux de l’organisation, avec tous les moyens nécessaires, les tâches liées à la préparation et à l’expédition des envois. • Les coursiers Le coursier assure l’acheminement d’objets d’un endroit à un autre. Ce sont le plus souvent des enveloppes, des plis ou des paquets qu’il faut aller chercher dans une entreprise pour les déposer à l’adresse du destinataire. 6. Le suivi des envois Pour suivre le courrier, les organisations peuvent se connecter sur le site Internet du prestataire (La Poste, par exemple) et accéder à des services de suivi des envois. Lexique • Affranchissement du courrier : paiement du port au moment de l’expédition. • Courrier sortant (ou « courrier départ ») : courriers (lettres, courriels, télécopies, colis) envoyés par l’organisation. • Mise sous pli : mise sous enveloppe. • Registre « courrier départ » : support papier ou fichier informatisé dans lequel on enregistre le courrier postal et électronique que l’on expédie chaque jour. La gestion des flux de courriers entrants 1. Le courrier entrant Dans toute organisation, le traitement du courrier entrant occupe une grande part du temps réservé aux tâches administratives. Le volume du courrier à gérer varie en fonction de la taille de l’organisation et surtout du nombre de partenaires avec lesquels elle est en relation (fournisseurs, clients, banquiers, collectivités, etc.). Dans une petite organisation, le traitement du courrier est souvent assuré par un(e) employé(e) administratif(ve). Les organisations, qui ont un volume de courrier important à gérer (grandes entreprises, associations ou administrations), disposent d’un service spécifique : le service courrier. Le courrier entrant est le courrier que l’organisation reçoit de ses différents partenaires, communément appelé « courrier arrivé ». Le courrier entrant est constitué majoritairement de : 2. Les procédures de gestion du courrier entrant Pour gérer le courrier entrant, l’organisation s’appuie sur une procédure dans laquelle on peut clairement identifier : – les étapes du traitement du courrier ; – les modalités de circulation du courrier entre les différents services ; – le personnel effectuant les opérations. La procédure de gestion du courrier entrant diffère plus ou moins en fonction du type d’organisation. Les étapes les plus courantes de la procédure de gestion du courrier entrant sont les suivantes : 3. Les outils et matériels de traitement du courrier L’organisation utilise des outils et matériels pour faciliter le traitement du courrier. 4. La réception des lettres. • Le courrier recommandé est remis par le facteur contre signature à la personne chargée de la réception, qui l’enregistre avant de le remettre en main propre à son destinataire (souvent un supérieur hiérarchique). • Les colis sont reçus par l’intermédiaire de La Poste ou de transporteurs spécialisés. La personne chargée de la réception devra signer le récépissé de La Poste (ou le bon de transport) et informera le service concerné de l’arrivée d’un colis après enregistrement de celui-ci. 5. La dématérialisation du courrier entrant Dans un souci d’optimiser leur productivité et d’améliorer le service au client, les organisations de taille importante se tournent vers des solutions de gestion de documents électroniques pour traiter les courriers entrants ; le courrier est scanné puis classé dans des dossiers informatiques. Lexique • Courrier entrant (ou « courrier arrivé ») : courriers (lettres, courriels, télécopies, colis) reçus par l’organisation. • Registre « courrier arrivé » : support papier ou fichier informatisé dans lequel on enregistre le courrier postal et électronique que l’on réceptionne chaque jour. uploads/s1/ courrier.pdf