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MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION DES COMPTES DES RESSOURCES HUMAINES MEMOIRE DE

MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION DES COMPTES DES RESSOURCES HUMAINES MEMOIRE DE FIN D’ETUDES SOUS LE THEME MEMOIRE DE FIN D’ETUDES SOUS LE THEME SOUS L’ENCADREMENT DE : M. EL ATTAR DARBANE SAFAE - 1 - ELABORE PAR : DARBANE SAFAE MAI 2006 ENCADRANT ENTREPRISE M.LAMETI MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION DES COMPTES DES RESSOURCES HUMAINES A ma chère famille qui a toujours été là pour me soutenir A mes enseignants pour tout le savoir qu’ils m’ont transmis A mes amies et amis avec qui j’ai vécu des moments inoubliables à l’iscae A mon grand ami soufiane qui a toujours su être à mes cotés quand j’en avais besoin DARBANE SAFAE - 2 - MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION DES COMPTES DES RESSOURCES HUMAINES REMERCIMENTS Je tiens à remercier toutes les personnes qui m’ont aidé dans la réalisation de mon mémoire notamment : M.LAMETI pour tout le temps qu’il m’a consacré au sein de la COSUMAR, M.GACHOU pour tous ses enseignements et à l’ensemble du personnel de la COSUMAR pour sa grande générosité et sympathie. Je tiens également à remercier M.ELATTAR pour son encadrement et les précieux conseils qu’il m’a donnés. DARBANE SAFAE - 3 - MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION DES COMPTES DES RESSOURCES HUMAINES AVANT PROPOS J’ai eu l’occasion de passer mon stage de fin d’étude au sein de la COSUMAR, au département ressources humaines. La mission qui m’a été confiée par le DRH de la société consistait dans la réalisation d’un manuel de procédures de gestion des comptes des ressources humaines. Au départ, Cette mission a suscité peut d’intérêt chez moi, dans la mesure où je la voyais fastidieuse ennuyeuse et ne me serait d’aucun apport. Mais au bout de 2 mois de travail acharné ….Mon appréciation de la mission a complètement changée ! En effet, en me proposant ce thème on m’a offert la possibilité de m’intéressait à un problème réel auquel était confronté la société, de développer la solution et de connaître vers la fin, la satisfaction que l’on ressent face à un travail achevé. La cosumar a fait appel à moi en vue de réaliser un manuel de procédures consacré à la gestion des comptes des ressources humaines pour différentes raisons : 1- Les différentes procédures d’organisation comptables qui concerne l’administration du personnel n’étaient pas formalisées sous forme écrite. 2- L’ensemble des procédures n’était maîtrisées que par une seule personne dans l’entreprise : l’agent comptable. 3- L’entreprise a procédé à de nouvelles acquisitions .Ses nouvelles sociétés vont devoir suivre les mêmes procédures que la société mère dans la gestion des comptes des ressources humaines. 4- Avoir la possibilité d’avoir un document support pour pouvoir diagnostiquer l’organisation existante et déterminer les responsabilités à la charge de chacun. DARBANE SAFAE - 4 - 5- La moyenne d’age élevée dans le service, une bonne partie du personnel va bientôt partir en retraite, Le manuel serait un moyen de capitaliser leur savoir faire. MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION DES COMPTES DES RESSOURCES HUMAINES La réalisation du manuel m’a pris 2 mois de travail acharné. Au bout desquels j’ai réussi à élaborer un manuel de procédure d’un volume de 200 pages. Le manuel ne s’intéressait pas seulement à l’aspect comptable de la gestion administrative des RH .A travers un ensemble de logigramme et de schéma pratique j’ai réussi à décrire même les procédures administratives … Ainsi, quand un évènement à traiter par le service survient je décris toutes la procédure à déclencher : de la survenance de l’événement jusqu’ à son traitement finale, en mettant l’accent sur l’ensemble des traitements comptables qui l’accompagne. Le déroulement des procédures est illustré par un logigramme qui permet de mettre en avant de manière claire et précise l’enchaînement des différentes actions à effectuer, par qui et à l’aide de quel support.Le manuel est enrichi d’un ensemble d’exemples pratiques pour faciliter la compréhension. Le manuel que j’ai élaboré constitue un travail intéressent pour la COSUMAR , puisque d’une part : il représente un document de référence Pour ceux qui ont déjà une certaine expérience et un outil pour donner des conseils aux nouveaux recrus du département . D’autre part, Il constitue un guide pour tout manipulateur des comptes des ressources humaines, permettant ainsi d’assurer une permanence des méthodes indépendamment des utilisateurs des comptes des ressources humaines. Par ailleurs, ce manuel représente un outil intéressent comme support de travail pour les responsables RH des différentes entreprises que la société à récemment acquis et qui ont à suivre la même procédure de gestion comptable des comptes des ressources humaines. Je considère que mon travail constitue un enrichissement considérable dans la gestion comptable au sein du service administration des ressources humaines puisque désormais c’est un outil de gestion incontournable qui servira à plus d’un. DARBANE SAFAE - 5 - MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION DES COMPTES DES RESSOURCES HUMAINES PLAN REMERCIEMENTS…………………………………………………………….3 AVANT PROPOS …………………………………………………………….....4 INTRODUCTION…………………………………………………………….…8 • Présentation de la cosumar……………………………………………....9 • Problématique……………………………………………………………11 PREMIERE PARTIE : ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION DES COMPTES DES RESSOURCES HUMAINES I. Nécessité d’un manuel de procédures de gestion des comptes du personnel : 1-Qu’est ce qu’un manuel de procédures…………………………………13 2-Utilité d’un manuel de procédures ……………………………………..13 3-Cadre légal et normes comptables …………………………… ……….16 4-Intérêt d’un manuel de procédures de gestion des comptes du personnel pour la COSUMAR …………………………………………………...18 II – Elaboration du manuel des procédures de gestion des comptes des ressources humaines : 1) Planification et organisation de la mission………………………………....19 2) Contenu du manuel des procédures………………………………………...22 3) Les outils pratiques de mise en place………………………………………..23 4) Difficultés rencontrées lors de l’élaboration du manuel de procédures…… 25 DARBANE SAFAE - 6 - MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION DES COMPTES DES RESSOURCES HUMAINES DEUXIEME PARTIE : LES PROCEDURES DE GESTION DES COMPTES DES RESSOURCES HUMAINES I- Analyse de la gestion des comptes des RH : 1- Les forces de la gestion des comptes des ressources humaines……………26 2- Analyse des faiblesses de la gestion des comptes des ressources humaines et propositions d’amélioration………………………………………………...……26 II-Le manuel des procédures de gestion des comptes des ressources humaines : 1) couvertures sociales……………………………………………………………38 2) Avances…………………………………………………………………………57 3) Prêts…………………………………………………………………………….75 CONCLUSION …………………………………………………………………86 TABLE DES MATIERES………………………………………………………87 ANNEXES……………………………………………………………………… 89 DARBANE SAFAE - 7 - MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION DES COMPTES DES RESSOURCES HUMAINES INTRODUCTION Les entreprises sont dans une quête constante de performance à travers une organisation adaptée. En effet, en étant mieux organisé et mieux structuré, il est plus aisé pour l’entreprise de s’adapter à toutes les situations qui se présentent et réduire ainsi le temps nécessaire à toute prise de décision tout en étant en mesure de maîtriser Ses flux et en particulier les coûts . Parmi les différents domaines de gestion : La gestion administrative des ressources humaines .En effet la GRH est devenue une préoccupation essentielle des entreprises. L’élément humain est un important vecteur de développement. Les différentes procédures dédiées à la GRH sont sujettes à une attention particulière. La formalisation écrite de ces dites procédures est devenue pour les entreprises une préoccupation essentielle. En effet, formaliser les procédures permet de fournir à tout intervenant interne ou externe, les éléments de base nécessaires à la compréhension rapide du système mis en place, et notamment sur: L’organisation générale de l’entreprise, Le plan des comptes adopté ; L’exploitation des documents de base et la saisie des informations, Le traitement de la comptabilité ... C’est dans cet esprit qu’à travers ce mémoire j’ai essayé de mettre l’accent sur l’importance du manuel de procédures au-delà de la simple contrainte légale, pour en faire un outil de gestion incontournable. Aussi, à travers ce mémoire j’ai retracé les principales étapes à travers lesquelles je suis passé pour la réalisation d’ « un manuel de procédures pour la gestion des comptes des ressources humaines » au bénéfice de la COSUMAR . DARBANE SAFAE - 8 - MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION DES COMPTES DES RESSOURCES HUMAINES • PRESENTATION DE LA COSUMAR : a) Aperçu sur le secteur sucrier au MAROC La production du sucre au Maroc remonte à une époque éloignée, le sucre était encore considéré un produit rare et de luxe. Il existait une quinzaine de fabriques qui avaient pour vocation la production de sucre en pain. Cependant, cette activité a eu tendance à disparaître. L’une des principales causes de ce changement provenait de la croissance et du développement d’industries sucrières concurrentes dans différents pays européens, et plus particulièrement la France et la Belgique. Le Maroc qui produisait et exportait le sucre, commençait à l’importer. A partir de 1929, l’industrie du sucre a progressivement réapparu, grâce notamment à la réimplantation d’une industrie de raffinage, la « COSUMA » COMPAGNIE SUCRIERE MAROCAINE, suivi en 1939 par l’ « OIM » OMNIUM INDUSTRIEL DU MAGHREB, et en 1950 par la « CAAMSA » COMPAGNIA AZUCARERA ALCOHOLERA MARROQUIA. En 1963, l’Etat a mis en œuvre un plan sucrier visant le développement de l’industrie sucrière. La « SUNAB », la première sucrière traitant de la betterave, fut créée, suivie en 1975 de la « SUNACAS » la première sucrière traitant de la canne à sucre. Le Maroc compte actuellement plus de uploads/s1/ elaboration-d-x27-un-manuel-de-procedures-de-gestion-des-comptes-des-ressources-humaines-pdf.pdf