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Projet OMEGA – Modèle LAG 27/09/2018 Présentation du modèle Finances Groupe 2 S

Projet OMEGA – Modèle LAG 27/09/2018 Présentation du modèle Finances Groupe 2 SOMMAIRE Introduction Principaux résultats Use Case Industrialisation Annexes 3 SOMMAIRE Introduction - Structuration globale du modèle - Chiffres clés - Livrables - Hypothèses Principaux résultats Use Case Industrialisation Annexes 4 Ressources Activités Activités LAG Ressources LAG Services intermédiaires 1 Services intermédiaires 1 Services intermédiaires 2 Services intermédiaires 2 Catalogue de services Catalogue de services LAG Clients Clients Modèle LAG Modèle ABC Standard Services Activités Ressources Clients/Partenaires UOs de facturation Inducteurs d’activités Inducteurs de ressources 2 steps intermédiaires : - Calcul du coût complet des projets et imputation sur les services concernés. - Agrégation des services afin de constituer un catalogue de services « publiable ». Structuration du modèle 5 Chiffres clés Données brutes: 167 214 lignes de ressources 16 fichiers de ressources Eléments traités et structurés 5 fichiers de ressources 45 fichiers/clés de prestations (dont 14 clés clients) Inputs 44 Activités (dont 43 valorisées) 134 Projets valorisés 1 390 Services intermédiaires 42 services dans le catalogue Temps de calcul: entre 13 et 25 min (en fonction des axes d’analyses à valoriser et des rapports à générer) Outputs 6 Livrables Catalogue de services LAG Dictionnaire d’activités LAG Procédure de génération des catalogues de services et d’activités Document de synthèse sur la construction d’un modèle ABC sur Valoptia Document de synthèse de la méthode d’affectation des Ressources-Activités-Services-Clients du modèle L AG Présentation Power BI des résultats Plan de conduite du changement 7 Thème Hypothèses Préconisations d’industrialisation Ressources - Masse Salariale LAG avec 4 TJM/profils - Crédit Bail et Dotations LAG - Charges de fonctionnement : o Ordonnateur LAG (sauf Assurances IT, Transport de fonds) o Consommateur LAG (IT, Communication, etc.) - Ensemble des charges dont LAG est ordonnateur. - A terme, articulation des modèles pour les charges dont LAG est consommateur. Ressources - Qualification des charges logistiques depuis le fichier du contrôle budgétaire (ventilation analytique manuelle, Dispositif non industrialisé, Perte de traçabilité et de piste d’audit). - Utilisation des ressources brutes issues du SI (SmartStream, Ajouts manuels, Provisions, etc.) Ressources - Qualification des ressources par mapping compte comptable / activité. - S'assurer que le mapping Comptes Comptables / Activités ABC est cohérent, sinon qualification des ressources ligne par ligne (notamment pour les grandes factures). Ressources - Masse Salariale : Qualification sur la base de Time Sheets renseignées et ajustées par l’équipe projet. - Disposer de Time Sheets réalisées par les équipes opérationnelles. Ressources - Crédit Bail : Qualification des redevances sur base du ratio VNC ligne / VNC totale pour chaque contrat. - Disposer de la redevance ligne à ligne sur base de factures et de contrats. Ressources - Dotations affectées aux UD des sites centraux ne concernent pas toujours les sièges. - Affectation des dotations des biens Hors Exploitation sur base de la description disponible (qui n’indique pas souvent le site ou l’activité) - Utilisation des UD destinataires au lieu des UD centrales - Disposer d’UD différenciées pour affecter sur les activités et les services Hors Exploitation concernés. Hypothèses du modèle 8 Thème Hypothèses Préconisations d’industrialisation Ressources - Dotations 2017 (10Mdhs) non détaillées par destinataire : affectation au pro-rata des affectations des exercices antérieurs Ressources - Taxes de stationnement des agences estimées à 12K / agence pour toutes les agences - Créer un sous-compte relatif aux taxes de stationnement des agences Ressources - Affectation de PRAXIS (2,2M) sur 8 activités de gestion des acquisitions et locations et sur toutes les surfaces Hypothèses du modèle 9 Hypothèses du modèle Thème Hypothèses Préconisations d’industrialisation Activités - Utilisation du référentiel DFCG avec des adaptations (séparation acquisition et location, etc.). - Revoir la granularité des activités après la première valorisation et l'analyse avec le métier et FG (Agrégation des petites activités / Eclatement des activités avec des coûts importants, etc.). Activités - Regroupement des fonctions support en une seule activité « Gérer les tâches administratives ». - Eclater les fonctions support en plusieurs activités (Achats, Contrôle de Gestion, Contrôle Interne, RH, etc.) afin de pouvoir calculer le coût complet de ces activités au sein de AWB et de pouvoir benchmarker ces fonctions. Activités - Définition d’une activité « Accompagnement Filiales », afin de tenir compte du JH environné consacré au traitement des filiales. - Définir la politique de facturation de LAG. Activités - Définition d’une activité « Création d’un nouveau poste » - Définition d’un service « nouveau poste » et disposer des données des postes « décentralisés ». Activités - Activité « Acquérir des surfaces d'archivage » non valorisée Activités - Ajout des activités « Réaménagement light », « Réaménagement lourd », « Création nouvelle », « Création de poste » pour refléter les typologies d’aménagements AWB - Bien définir ces appellations pour ne pas fausser la comparabilité 10 Hypothèses du modèle Thème Hypothèses Préconisations d’industrialisation Services - Mise en place d’un catalogue de services « valorisable » et d’un catalogue de services « publiable ». Services - Valorisation de chaque point de vente et agrégation des 7 types de point de vente (coûts moyens). - Valorisation des espaces Banque Privée, Shopping Bank, LSB et Express bank. - Mise en place d’une démarche « coûts standards » (Cf. Use Case). Services - Valorisation des sites centraux au global. - Valorisation de chaque site central. Services - Services Achats : o Appel d’offre et/ou Consultation o Gestion d’un fournisseur o Traitement d’une facture. - Souhait de la Direction Achats d’enrichir son catalogue de services. Possibilité de se caler sur les macro-activités du DFCG : o Gestion d’une catégorie achat o Gestion du panel fournisseur o Gestion du portefeuille contractuel o Acheter o Gérer une demande achats o Approvisionner (BDC, Réception, Facture, etc.) Services - Evénementiel non valorisé. Aucune hypothèse prise. Services - Locaux IHE valorisés essentiellement à travers les dotations (25M), l’indemnité d’éviction (6M) et une hypothèse de 2,4% du gardiennage (2M) - Utiliser les comptes d’IHE et créer les UD correspondantes 11 Hypothèses du modèle Thème Hypothèses Préconisations d’industrialisation Services - Valorisation d’un service « Agences non encore codifiées » pour les agences en cours d’aménagement affecté à la BDD marché des PP Services - Valorisation du Datacenter à 18M sur base de la superficie et du coût de l’électricité/eau issu du modèle SIG (5,6M en 2016) Services - Affectations des autres surfaces lorsque la description le permet : logements de fonction, maisons de vacances, musée Services - Salles de réunion catégorisées en 4 types : Salles Forum > 100m², SDR Grandes entre 40 et 100m², SDR Moyennes entre 20 et 40m², SDR Petites <20m² 12 Thème Hypothèse Préconisation d’industrialisation Inducteurs : Superficies - « Assurance multirisque bureaux » répartie au pro-rata des superficies disponibles : KP_LAG_Superficies - La superficie des sites centraux est calculée comme suit : surface couverte moins tous les espaces centraux valorisés du modèle. Utilisée pour la ventilation de l’assurance multi-risques bureaux seulement. Intègre : bureaux et communs (114 000 m² environ) - Hypothèses de superficie des agences non définies idem que les agences de la même typologie ou si typologie non disponible, moyenne des agences de type A - Hypothèse de superficie pour le réseau et régions : moyenne réseau PP (150m²) / réseaux entreprises 500m² / régions 600m² (région nord-ouest et sud en moyenne à 620m²) - Outiller le suivi des inducteurs et des surfaces concernées Inducteurs - « Assurance risque exploitation » répartie à pat égale sur les agences : KP_LAG_Agences Inducteurs - La superficie d’un bureau collaborateur est estimée à 7m² (hors communs) Inducteurs - « Fournitures et Petits Equipements » (Ch. Log / CB / Dot) affectés directement aux consommateurs finaux selon la ventilation effectuée par le contrôle budgétaire : KP_LAG_CLI_Fournitures et Equipements Hypothèses du modèle 13 Thème Hypothèse Préconisation d’industrialisation Inducteurs - Le « transport » est ventilé sur les entités bénéficiant d'un véhicule donc en se basant sur le parc auto KP_LAG_CLI_TRA - Le coût des « Surfaces de stationnement et de parking » est ventilé en se basant sur le parc auto également Inducteurs - Les « Logements de fonction » sont imputés selon le fichier du contrôle budgétaire et l’affectation des dotations : KP_LAG_CLI_LDF Inducteurs - Les « Archives » sont imputées aux clients selon le nombre de demandes de consultations et de destructions d’archives : KP_LAG_CLI_ARC Inducteurs - La « Télésurveillance » est imputée selon la ventilation du contrôle budgétaire : KP_LAG_CLI_TEL Inducteurs - La « Vidéosurveillance » est ventilée selon le nombre de demandes de vidéosurveillance par entité : KP_LAG_CLI_VID Inducteurs Achats - Contrats Fournisseur : Nombre de fournisseurs gérés par entité : KP_LAG_CLI_Fournisseurs - Consultations & Appels d'Offres : Nombre de d’appels d’offres et de consultations gérés par entité : KP_LAG_CLI_Consultations AO - Facture : Nombre de factures traitées par entité : KP_LAG_CLI_Factures Inducteurs - Les bureaux des sites centraux sont répartis en fonction du nombre de bureaux par type et par entité : KP_LAG_CLI_Bureaux (PDG, DGA, CDC, SUBN1, SUBN2, BCO, SRF, SRG, SRM, SRP) Hypothèses du modèle 14 Thème Hypothèse Préconisation d’industrialisation Clients - Eclatement de la BDD en sous-entités Clients - Création d’un « uploads/s1/awb-omega-modele-lag-presentation-fg-vdef.pdf