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ETUDE PREPARATOIRE RELATIVE AU PROGRAMME D’AMELIORATION DE LA QUALITE DES SERVI

ETUDE PREPARATOIRE RELATIVE AU PROGRAMME D’AMELIORATION DE LA QUALITE DES SERVICES DE SANTE PAR 5S-KAIZEN-GQT RAPPORT FINAL MARS 2013 AGENCE JAPONAISE DE COOPERATION INTERNATIONALE FUJITA PLANNING CO., LTD. H H H HDD DD DD DD JR JR JR JR 13 13 13 13− − − −037 037 037 037 ETUDE PREPARATOIRE RELATIVE AU PROGRAMME D’AMELIORATION DE LA QUALITE DES SERVICES DE SANTE PAR 5S-KAIZEN-GQT RAPPORT FINAL MARS 2013 AGENCE JAPONAISE DE COOPERATION INTERNATIONALE FUJITA PLANNING CO., LTD. Résumé i Résumé 1. Introduction et Arrière-plan L’aide au développement cherche à atteindre les Objectifs du Millénaire pour le développement (OMD) formés sur la base de la Déclaration du Millénaire adoptée dans le Sommet du Millénaire de l’ONU en 2000, à travers beaucoup de fonds et de programmes d’aide. Mais la plupart d’entre elles visent à renforcer les soins ambulatoires ou à développer les fonctions de centres de santé en vue d’appuyer directement la population cible. Leurs activités sont ainsi menées par les personnels recrutés dans le cadre des programmes, des ONG, etc. Par conséquent, le fonds d’aide n’est pas suffisant investi pour l’administration de santé publique ni pour les établissements de santé (hôpitaux) qui se trouvent au cœur du système de santé des pays bénéficiaires. Dans cette circonstance, la coopération internationale de la santé publique en vient à focaliser, non pas seulement sur l'intervention verticale (développement vertical) destinée à résoudre chaque problème spécifique, mais aussi sur l'aménagement du fondement (développement horizontal) nécessaire pour améliorer la qualité des services médicaux et sanitaires. En vue d’améliorer les services de santé en Afrique, la gestion des établissements est indispensable, à savoir, comment valoriser des ressources limitées pour obtenir les meilleurs résultats. Pour relever ce défi, la JICA met en œuvre depuis 2007 le programme qui vise à introduire progressivement, dans les hôpitaux de quinze pays africains l’approche de « 5S-KAIZEN-TQM », une méthode de gestion à la japonaise. 2. Enquéte Preparatoire (1) Objectifs De décembre 2009 à mars 2011, la précédente enquête préparatoire s'est effectuée pour faire la synthèse des résultats du programme «hôpital propre» en s'appuyant sur l'état actuel et l'avancement des actions engagées dans le cadre de ce programme. Par la suite, une proposition a été formulée de systématiser davantage ce programme y compris l'étape KAIZEN. C'est ainsi que l'enquête préparatoire suivante a été lancée pour une période allant d'août 2012 à mars 2013. Voici ce qui est attendu de cette enquête : a. Les résultats du programme « GQT pour de meilleurs services hospitaliers» jusqu’à présent sont vérifiés. b. En vue de systématiser les résultats et expériences du programme « GQT pour de meilleurs services hospitaliers », les informations sont analysées et diffusées. c. Les orientations et les activités de la coopération utilisant les résultats du programme « GQT ii pour de meilleurs services hospitaliers » sont analysées pour élaborer une stratégie concrète. d. Conformément à la stratégie mentionnée dans (c.) ci-dessus, l’appui aux activités pilotes et le suivi sont mis en œuvre dans chaque pays. Sur la base de telles actions, les activités futures comme la formulation de projets sont examinées. (2) Activités à réaliser Les activités de cette enquête se divisent en deux volets : l'appui à la formation et l'étude sur le terrain. 1) Appui à la formation L'équipe de cette enquête accompagne la formation conçue et effectuée par JICA Tokyo qui se tient à Tokyo, au Sri Lanka et en Afrique (étape d'introduction à KAIZEN) pour y assurer les cours et y apporter le soutien à la rédaction du plan d'action aux participants de la formation. 2) Etude sur le terrain a. Effectuer la mission de supervision dans les pays cibles avec les membres du comité de coopération thématique b. Faire la revue des résultats du programme « GQT pour de meilleurs services hospitaliers » dans les pays cibles, effectuer l’étude sur la politique existante relatives à la qualité des services médicaux ainsi que le système d’exécution dans les pays cibles c. Collecte d'informations sur les activités des organisations internationales 3. Les procédures d'enquête et d'activités (1) Soutien à la formation Les objectifs de cette formation sont les suivants : 1) promouvoir la préparation pour la transition vers la phase KAIZEN dans les hôpitaux pilotes 2) faire apprendre aux hôpitaux pilotes l'organisation assurant la transition vers KAIZEN et le processus du renforcement des capacités au sein de leur personnel. Cette formation a été améliorée grâce aux propositions faites lors de la formation précédentes. Elle a davantage explicité le chemin allant de 5S à KAIZEN et les compétences exigées tout en adoptant la méthode participative qui confie l'initiative aux participants pour les questions réponses et les présentations faites dans le cadre des séminaires. Selon l'évaluation faite par les participants, ceux-ci ont atteint, semble-t-il, les objectifs de la formation. Mais l'activité KAIZEN n'est engagée que dans ces 8 pays : le Bénin, la RDC, le Kenya, le Madagascar, le Mali, le Nigéria, la Tanzanie et l'Ouganda. iii (2) L'enquête terrain Assurée par les membres du comité de soutien, l'étude sur le terrain consiste d'abord à mener l'encadrement ambulant destinée à promouvoir la mise en place et la propagation vers tout le pays de 5S-KAIZEN, et ensuite à vérifier l'avancement du plan d'action élaboré dans le cadre de la rédaction du document stratégique, et enfin à enquêter les tendances actuelles des organisations internationales. 1) Vérification de l'avancement du plan d'action Les pays participants à ce programme ont rédigé un plan d'action faisant partie de leur document stratégique lors de la formation effectuée au Japon. L'attitude de leaders et le fonctionnement de QIT influent largement sur le degré d'avancement de ce plan d'action. 2) Vérification de l'avancement de 5S-KAIZEN Quant à l'évaluation à l'aide de la feuille de contrôle, par la nécessité de tenir en compte la demande émise par les partenaires locaux, la méthodologie variait d'un pays à l'autre, d'une équipe d'étude à l'autre. Il est souhaitable que les notes de l'évaluation soient réparties dans cet ordre : leadership > 3S (Seiri-Organiser, Seiton-Ordonner, Seisou-Propreté) > S4 et S5. Dans la majorité des établissements les notes obtenues reprennent cette tendance, ce qui laisse apparaître l'engagement des 5S sous le leadership reconnu par le personnel. 3) Gestion de l'hôpital et informations cliniques L'aperçu des données ainsi collectées dans chaque hôpital est le suivant : Quant au nombre de patients, l'augmentation serait due à une tendance naturelle à la hausse. Par contre, la baisse du nombre de patients est enregistrée dans les établissements qui ont connu des grèves du personnel. Le nombre d'examens médicaux progresse dans les établissements ayant obtenus le faible résultat de l'évaluation, alors que dans ceux qui ont obtenus le résultat élevé, la tendance est à la baisse. Si les rapports de cause à effet ne sont pas clairement identifiés, plusieurs facteurs peuvent être relevés : a) ce phénomène serait lié à la baisse du nombre de patients, b) la progression de 5S-KAIZEN-TQM permettrait d'effectuer les examens plus adéquats. Le nombre de patients envoyés à d'autres hôpitaux de référence a baissé dans les hôpitaux ayant obtenus le résultat élevé. Le nombre de patients envoyés à d'autres hôpitaux de référence a baissé, ce qui suggère une meilleure prise en charge réalisée dans les établissements. Les causes de décès sont les maladies propres aux pays africains en développement telles que paludisme, SIDA, malnutrition, diarrhée et anémie. Chez les adultes, les maladies liées au mode de vie, telles que hypertension et diabète, sont rapportées dans cette liste. 4) Collecte d'informations sur les tendances au sein du Ministère de la Santé Concernant le plan d'action élaboré par le ministère de la santé de chaque pays et l'état de la réalisation de celui-ci, la progression s'observe dans les pays disposant d'un système de l'amélioration de la qualité grâce à ce programme. D'autre part, dans les pays accusant un certain retard dans la mise en place du système d'application, le plan d'action ne voit pas encore sa iv réalisation effective. 5) Extraction de bonnes pratiques Les bonnes pratiques rapportées sont les suivantes : a) utilisation raisonnable du budget et augmentation du nombre de prestations (6 cas), b) gestion d'informations et de documents (6 cas), c) réduction du temps d'attente (4 cas), d) gestion de stock (4 cas) et e) amélioration de la qualité des soins prodigués aux patients (5 cas). 6) Avancement de la propagation nationale Dans les pays participants, les activités 5S sont introduites dans plus de 200 hôpitaux dont 10 a entamé l'activité KAIZEN. 7) Activités réalisées par d'autres organisations internationales L'équipe de l'enquête a rendu visite au siège de l'OMS et dans les bureaux locaux des organisations travaillant dans l'aide au développement pour présenter l'approche de 5S-KAIZEN-TQM et recueillir les informations sur les programmes menées par ces organisations. L'équipe a constaté qu'il y a une complémentarité entre cette approche et ces programmes de l'amélioration de qualité. 8) Réalisation de formations liées à ce programme Entre avril 2010 et décembre 2012, le nombre de personnes ayant participé à une formation liée à cette approche est de 7663 (4991 dans les uploads/s1/ etude-preparatoire-relative-au-programme-d-x27-amelioration-de-la-qualite-des-services-de-sante-par-5s-kaizen-gqt.pdf