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THEME : LA COMMUNICATION ORALE ET ECRITE AU CABINET MEDICAL Sous thème : La com

THEME : LA COMMUNICATION ORALE ET ECRITE AU CABINET MEDICAL Sous thème : La communication écrite au cabinet médical : les écrits professionnels Module 2 : Rédaction de la lettre médicale La lettre est le moyen le plus répandu pour communiquer à distance. Elle permet d’établir les relations cordiales, sûres, mais aussi laisser une trace. Elle doit donc :  toujours être adaptée à la situation et au destinataire,  toujours être adressée à une personne physique (Monsieur Durand, Madame la Directrice), jamais à une institution. Nous allons étudier les caractéristiques générales de la lettre ainsi que les normes de présentation. I. LES CARACTERISTIQUES DE LA LETTRE Le format normalisé de la lettre est le format A4 utilisé verticalement (à la française ou en portrait). Le papier est blanc pour faire apparaître clairement le texte. Le verso de la lettre n’est pas utilisé, si la lettre est longue, on utilisera une autre feuille. Les institutions, les professionnels utilisent du papier à en-tête pré-imprimé. La lettre professionnelle est toujours dactylographiée. II. LA STRUCTURE DE LA LETTRE Généralement les lettres sont construites selon une structure identique (voir l’exemple à la page suivante). Cependant cette structure peut présenter des variantes telles que :  l’absence de certains éléments comme : les références, les pièces jointes,  le rejet en bas de page, d’une partie de l’adresse de l’émetteur, c’est souvent le cas quand on utilise du papier à en-tête. Vos réf : Lieu …/…/… Nos réf : Le « date » du jour …/…/... Objet : ………. PJ : ………. « FORMULE D’APPEL OU TITRE DE CIVILITE » EMETTEUR NOM ADRESSE SERVICE TEL /TELECOPIE DESTINATAIRE NOM + FONCTION ETABLISSEMENT +SERVICE ADRESSE CORPS DE LA LETTRE INTRODUCTION DEVELOPPEMENT - -- CONCLUSION « FORMULE DE POLITESSE » BLOC SIGNATURE INITIALES PRENOM +NOM FONCTION III. L’ANALYSE DES COMPOSANTES DE LA LETTRE 1. L’émetteur ou expéditeur Le destinataire doit pouvoir clairement identifier son correspondant. Pour une lettre professionnelle, on utilise souvent du papier à en-tête pré-imprimé qui indique les coordonnées de l’établissement. Les renseignements concernant l’émetteur se trouvent généralement à gauche de la feuille, mais on peut parfois les situer au milieu. Exemples 2. Le destinataire Cette zone peut apparaître dans la fenêtre transparente d’une enveloppe. On l’appelle la suscription. Elle doit donc désigner le destinataire et indiquer son adresse. Nom et prénom : Monsieur le Docteur Julien HUBERT Adresse : bâtiment A Boulevard Gambetta 34500 BEZIERS NOM DE L’ETABLISSEMENT Centre hospitalier Universitaire ADRESSE Boulevard Henri Durre TEL 75000 PARIS CEDEX Service gynécologie LE SERVICE Docteur Martin NOM DU RESPONSABLE DE SERVICE Chef de service SA FONCTION DOCTEUR PHILIPPE DUTILLEUL CARDIOLOGUE 20, rue Paul Emile 59000 LILLE Tél. 03.20.01.02.03 Sur rendez-vous Le nom et la ville doivent être écrits en lettres capitales. On mentionne le cedex (courrier entreprise à distribution exceptionnelle) mais jamais le numéro de téléphone. 3. Le lieu et la date de création Le lieu d’émission s’écrit en lettres minuscules et comporte une majuscule. Le nom du jour de la semaine n’est pas précisé, le mois est écrit en lettre minuscule. L’année est indiquée en entier (quatre chiffres). Exemple Valenciennes le, 20 janvier 2007 4. Les références Ce sont les indications (chiffres et lettres) qui permettent de classer la lettre et la retrouver si besoin est. Ces mentions n’apparaissent pas systématiquement sur les courriers de nature médicale ou sociale. On distingue nos références (ou nos réf) qui sont celles de l’expéditeur de vos références (ou vos réf.) qui sont celles du destinataire dans le cas où on répond à celui-ci. Exemple Le courrier reçu indique : La réponse du courrier indiquera : Vos réf. absentes car c’est un 1er courrier Vos réf. PD/SL/130-07 (Reprise de nos références) Nos réf. PD/SL/130-07 Nos réf. CM/VD/242-07 Signification PD : initiales du signataire CM : initiales du signataire SL : initiales de la secrétaire VS : initiales de la secrétaire 130 : n°attribué à la lettre 242 : n°attribué à la lettre 07 : année 07 : année 5. L’objet Il résume le contenu de la lettre. Il permet, à la personne qui ouvre le courrier, d’identifier rapidement la demande et le service susceptible de la traiter. Exemple Objet : hospitalisation enfant LEBLANC 6. Les pièces jointes Cette mention apparaît sur la lettre lorsqu’elle est accompagnée de documents annexes. On précise le nombre et la nature des documents ce qui permet de vérifier que l’envoi est complet. Elle se situe en haut à gauche ou en bas du courrier. Exemple PJ : Un compte-rendu 7. La formule d’appel ou titre de civilité Elle correspond aux termes que l’expéditeur emploie pour s’adresser à son correspondant. Propositions de formules d’appel : CAS FORMULES Lorsqu’un médecin s’adresse à un médecin Cher confrère Mon cher confrère Si les médecins se connaissent Cher ami Cher Bernard Si un médecin ou un spécialiste s’adresse à un professeur en neurologie par exemple Maître Lorsqu’un médecin s’adresse à un membre de la profession paramédicale (dentiste, pharmacien, kinésithérapeute, orthophoniste) Attention, ici il ne s’agit pas de médecins mais d’auxiliaires médicaux. Monsieur Madame Cher monsieur Chère madame Ou cher ami (s’ils se connaissent) Lorsqu’un médecin s’adresse à un patient Madame Monsieur Mademoiselle Lorsqu’un médecin s’adresse à un laboratoire d’analyses médicales Cher confrère (car le Directeur du laboratoire est un médecin) 8. La formule de politesse Elle est indépendante de la conclusion. C’est une marque de respect, de considération ou d’amitié. Elle reprend la formule d’appel dans les mêmes termes. 9. La signature Elle permet d’identifier l’auteur de la lettre, son nom et sa fonction. Elle authentifie le document. Même si la secrétaire dactylographie le courrier, votre supérieur doit le relire et le signer de sa main. En général, la signature est précédée du nom, de la qualité. Exemple : Docteur X Chef de service 10. L’introduction Elle permet de se présenter ou de rappeler l’objet de la lettre et ainsi de mieux comprendre ce qui va suivre. Si l’on répond à un précédent courrier ou une demande téléphonique, on doit le rappeler, indiquer la date, le contexte, l’objet. 11. Le développement Les idées doivent être ordonnées. Chacune doit être évoquée dans un paragraphe différent. Les faits et les arguments seront mentionnés par ordre d’importance. Recevez mes salutations distinguées Croyez à mes sincères salutations l’expression de Veuillez recevoir mes sentiments les meilleurs Veuillez croire à ou mes sentiments confraternels Veuillez agréer ma considération l’assurance de Je vous prie de croire à Je vous prie de recevoir Je vous prie d’agréer 12. La conclusion Elle est indépendante de la formule de politesse et se situe avant celle-ci. Elle est brève et peut reprendre l’objet. Elle permet aussi de remercier, de se tenir à disposition du destinataire ou de rappeler ce qu’on attend de lui. Avant de rédiger une lettre, vous devez donc vous poser les questions suivantes : Qui écrit ? Qui est l’expéditeur ? Qui est le rédacteur ? Qui est le signataire ? Pourquoi ? Quel est l’objet ? Quand ? La date ? A qui ? Qui est le destinataire ? Quelle est sa qualité ? Où ? Dans quel contexte la lettre est-elle écrite ? Par quel moyen ? Quel est le type de lettre, quel est le plan du message, quelles sont les différentes zones de la lettre ? Pièces jointes ? Nature de la pièce jointe ? Exemples de lettres professionnelles En-tête Expéditeur : HOPITAL RAYMOND POINCARE Nom 104 rue Raymond Poincaré Suscription Adresse 92320 GARCHES Destinataire Téléphone Nom et qualité Adresse Service de Chirurgie et Orthopédie Tél. 01.47.41.79.90 Monsieur le Docteur SAVARD Clinique des Amandiers 12 avenue Jean Jaurés 95670 MARLY LA VILLE Référence Lieu et date de création Nos réf. : JP/GF Objet Objet : Consultation Garches, Le 18 avril 20nn Titre de civilité Cher Confrère, J’ai vu ce jour, Monsieur Jean Dupont, que vous m’avez adressé en consultation. Après contrôle radiologique, la consolidation de la fracture semble satisfaisante. Pendant quinze jours à trois semaines, il doit reprendre ses deux cannes anglaises pour protéger son appui. Sauf problème, il devrait pouvoir quitter la clinique dès qu’il sera bien autonome et je le reverrai en consultation dans un mois. Le traitement anticoagulant va pouvoir progressivement être arrêté d’ici à quelques jours. Je vous remercie de votre confiance. Formule de politesse Je vous prie de croire, Cher Confrère, en mes sentiments les meilleurs. Pièces jointes PJ. : Compte rendu d’examen Nom et qualité Docteur J. Perron Signature Docteur D Généraliste 15, rue de la plaine 31000 TOULOUSE Tél. : 00.00.00.00.00 Consultations : Lundi, mardi, jeudi de 10h30 à 12h30 Mercredi de 14h30 à 19h30 Samedi sur rendez-vous Docteur L Cardiologue 31, rue Pasteur 31000 TOULOUSE Objet : Toulouse, le 28 mai 2006 Avis de traitement Examens complémentaires Mon cher confrère, Je vous adresse Monsieur X…âgé de 54 ans, qui présente depuis 2 ans une hypertension pour laquelle il est traité. Depuis deux mois, des douleurs péricardiques et des maux de têtes sont apparus. Je souhaiterais que vous le preniez en main en lui faisant des examens complémentaires et en particulier un électro-encéphalogramme pour ensuite me uploads/s1/ example-lettre.pdf