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Cahier des charges Logiciel de GED IPGP Ref.: INT-GSP-DF-IPGP-0206 Issue: 1 Rev

Cahier des charges Logiciel de GED IPGP Ref.: INT-GSP-DF-IPGP-0206 Issue: 1 Revision: 0 Date: 07/04/2009 Page: 1 / 28 CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL POUR L’ACQUISITION D’UN LOGICIEL DE GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED) POUR L’INSTITUT DE PHYSIQUE DU GLOBE DE PARIS Préparé par Documentaliste GSP-IPGP Chargée de communication IPGP Informaticien IPGP Emilie Groshens Emmelyne Mitard Laurent Pouilloux Approuvé par Responsable technique GSP-IPGP Responsable des marchés IPGP Patrick Schibler Odile Jézéquel Diffusé à Secrétaire générale IPGP Lydia Zerbid Cahier des charges Logiciel de GED IPGP Ref.: INT-GSP-DF-IPGP-0206 Issue: 1 Revision: 0 Date: 07/04/2009 Page: 2 / 28 INDEX DU DOCUMENT TITRE: Cahier des charges fonctionnel pour l’acquisition d’un logiciel de Gestion Electronique de Documents (GED) pour l’Institut de Physique du Globe de Paris AUTEURS: Ce document a été rédigé par Emilie Groshens (documentaliste de l’équipe Géophysique spatiale et planétaire), en collaboration avec Emmelyne Mitard (cellule communication de l’IPGP) et Laurent Pouilloux (service informatique de l’IPGP). MOTS CLES: Documentation, Information, Logiciel, Gestion Electronique de Documents (GED), Spécification fonctionnelle, Contrat RESUME: Le présent document a pour objet de spécifier les besoins fonctionnels pour la mise en place d’un logiciel de Gestion Electronique de Documents à l’Institut de Physique du Globe de Paris. Il décrit les exigences auxquelles la solution à mettre en place devra répondre, en termes de contraintes techniques et de caractéristiques fonctionnelles attendues. Cahier des charges Logiciel de GED IPGP Ref.: INT-GSP-DF-IPGP-0206 Issue: 1 Revision: 0 Date: 07/04/2009 Page: 3 / 28 TABLE OF CONTENTS 1. OBJET DE LA DEMANDE .............................................................................................................. 4 2. CONTEXTE DU PROJET ................................................................................................................ 4 2.1 LE DEMANDEUR ........................................................................................................................... 4 2.1.1 Présentation ....................................................................................................................... 4 2.1.2 Adresse .............................................................................................................................. 4 2.2 LES BESOINS DOCUMENTAIRES .................................................................................................... 4 2.2.1 Les projets spatiaux ........................................................................................................... 5 2.2.2 Les projets de recherche en collaboration ......................................................................... 6 2.2.3 La scolarité : la base de gestion pédagogique .................................................................. 6 2.2.4 Les laboratoires : l’archivage de gros volumes de données ............................................. 6 2.2.5 Le service informatique ...................................................................................................... 6 3. PRESENTATION DU PROJET DE GED ......................................................................................... 7 3.1 LES OBJECTIFS ........................................................................................................................... 7 3.2 LES BESOINS PRINCIPAUX ............................................................................................................ 7 3.2.1 Le constat .......................................................................................................................... 7 3.2.2 Les besoins ........................................................................................................................ 8 4. ANALYSE DE L’EXISTANT ............................................................................................................ 9 4.1 LE FONDS DOCUMENTAIRE ........................................................................................................... 9 4.2 LES UTILISATEURS ...................................................................................................................... 9 4.3 L’ORGANISATION ......................................................................................................................... 9 4.4 LES CONTRAINTES TECHNIQUES ................................................................................................. 10 5. PLANNING PREVISIONNEL ......................................................................................................... 10 6. PRINCIPALES FONCTIONNALITES ATTENDUES (GED) ......................................................... 11 7. FONCTIONNALITES ANNEXES ................................................................................................... 24 8. SYNTHESE DES ELEMENTS IMPORTANTS .............................................................................. 25 9. MISE EN ŒUVRE .......................................................................................................................... 25 9.1 L’INSTALLATION ET LA CONFIGURATION ..................................................................................... 25 9.1.1 SCENARIO A: LICENCE LIBRE ...................................................................................... 25 9.1.2 SCENARIO B: LICENCE PROPRIETAIRE ..................................................................... 25 9.2 LA FORMATION .......................................................................................................................... 26 10. MAINTENANCE ......................................................................................................................... 26 11. CONTENU DE LA REPONSE ................................................................................................... 26 12. CONTACT ET MODALITES DE REPONSE.............................................................................. 27 ANNEXE 1 ............................................................................................................................................. 28 Cahier des charges Logiciel de GED IPGP Ref.: INT-GSP-DF-IPGP-0206 Issue: 1 Revision: 0 Date: 07/04/2009 Page: 4 / 28 1. OBJET DE LA DEMANDE L’Institut de Physique du Globe de Paris (IPGP) souhaite mettre en place en 2009 un logiciel de gestion électronique de documents (GED) afin d’améliorer le stockage, la gestion et le partage de la documentation liée à ses différents projets et activités. 2. CONTEXTE DU PROJET 2.1 Le demandeur 2.1.1 Présentation L’IPGP est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche ayant pour mission la création et la transmission du savoir dans les champs des géosciences et l’observation des phénomènes naturels. Il est constitué de plusieurs équipes scientifiques, laboratoires et observatoires répartis sur différents sites dans le monde. Voir le site web : http://www.ipgp.jussieu.fr/pages/0118.php 2.1.2 Adresse Institut de Physique du Globe de Paris Services financiers – 2ème étage 4, place Jussieu - Case 89 - 75252 Paris Cedex 05 Standard : +33 (0)1 44 27 24 30 Télécopie : +33 (0)1 44 27 33 73 2.2 Les besoins documentaires Les besoins en termes de gestion électronique de documents concernent : • Les différents services centraux de l’Institut (scolarité, informatique, comptabilité, achats, communication) pour la gestion de la documentation liée aux projets et au fonctionnement de l’établissement • Les équipes scientifiques et les observatoires pour la gestion de leur documentation courante et scientifique liée à des projets de recherche, des études de terrain, des projets industriels, des missions spatiales… Dans le cadre de ces projets, les différents acteurs collaborent avec de nombreux partenaires internes ou externes à l’IPGP. Cette collaboration implique donc un échange volumineux d’informations et de documentation. La documentation est jusqu’à présent gérée et partagée par chaque entité selon les moyens dédiés à cette activité et les outils à disposition. C’est pourquoi l’IPGP souhaite acquérir un outil commun lui permettant de centraliser, d’échanger et de gérer l’information et la documentation liée à ces activités et projets. Cahier des charges Logiciel de GED IPGP Ref.: INT-GSP-DF-IPGP-0206 Issue: 1 Revision: 0 Date: 07/04/2009 Page: 5 / 28 2.2.1 Les projets spatiaux Dans le cadre de missions spatiales (ExoMars (Europe), International Lunar Network (USA) et SELENE2 (Japon)), les équipes projet de l’IPGP travaillent avec de nombreux partenaires français et étrangers. Il s’agit d’abord des agences spatiales nationales qui pilotent les missions, puis des sous- traitants qui industrialisent les instruments, et enfin des laboratoires partenaires avec lesquels l’IPGP collabore à la réalisation des instruments spatiaux. Cette collaboration avec d’autres laboratoires européens et internationaux fonctionne sur un principe de sous-traitance dans lequel l’IPGP peut être responsable de l’instrument (conception, développement, intégration, validation) au niveau système ou sous-système. Ces partenaires projets rédigent alors de nombreux documents techniques afin de décrire les spécificités de l’instrument aux différents stades de sa conception. Cette documentation doit ensuite être livrée, à différentes phases du projet, aux agences spatiales chargées de la réalisation des missions (ESA (Europe), NASA (USA), JAXA (Japon), …). La collaboration des laboratoires implique un échange d’informations et de documentation important afin de mutualiser la documentation technique et scientifique du projet (reflet de l’instrument). Ceci, depuis la phase de conception de l’instrument jusqu’à la phase d’exploitation en vol, pouvant se réaliser plusieurs années après la livraison de l’instrument. Cette documentation est gérée et suivie avec les moyens et les outils propres à chaque laboratoire partenaire. Or la mise en commun de la documentation nécessite des procédures et des outils communs. C’est pourquoi l’IPGP souhaite acquérir un outil lui permettant de centraliser, de gérer et de rendre plus facilement accessible l’information et la documentation scientifique et technique liée à ces projets. Volonté appuyée par ses partenaires internationaux (agences, laboratoires et industriels) désireux de davantage de visibilité et de traçabilité. Schéma de l’organisation des projets spatiaux Nécessité d’accessibilité à l’information-documentation DOCUMENTATION PROJET Spécifications, documents d’interface, notes techniques, rapports de tests, plans mécaniques, fiches d’anomalies, … Echanges d’informations et de documentation PARTENAIRES PROJET Agences spatiales (NASA, JAXA, ESA, CNES) Laboratoires étrangers Sous-traitants industriels IPGP Equipe-projet Cahier des charges Logiciel de GED IPGP Ref.: INT-GSP-DF-IPGP-0206 Issue: 1 Revision: 0 Date: 07/04/2009 Page: 6 / 28 2.2.2 Les projets de recherche en collaboration De nombreux projets de recherche impliquent à la fois des chercheurs de l’IPGP, des chercheurs de l’industrie et des chercheurs d’universités étrangères. Leur collaboration s’effectue au travers de réalisations scientifiques communes nécessitant un partage d’informations et de documentation important. Ces collaborations aboutissent à la publication d’articles scientifiques rédigés collectivement par plusieurs contributeurs. C’est pourquoi dans le cadre de ces projets de recherche, la mise en place d’un espace collaboratif de partage de documents, permettant de gérer les différentes versions des articles et les différentes contributions des divers acteurs s’avère nécessaire. 2.2.3 La scolarité : la base de gestion pédagogique Afin d’assurer une traçabilité des différentes formations, des différents enseignants et des étudiants, le service de Scolarité de l’IPGP souhaite pouvoir stocker des instantanées (snapshots) de la base de données de gestion des enseignements. Un interfaçage simple avec la base de données est donc requis, consistant principalement en un stockage des fiches (unités d’enseignement, enseignants, étudiants, entreprises, stages, …) sous la forme de fichiers PDF. En outre, la séparation géographique des différents personnels implique un besoin de stockage et de partage de documents de travail et administratifs. 2.2.4 Les laboratoires : l’archivage de gros volumes de données Certains laboratoires utilisent des données de terrains en volume important, généralement stockées sur des disques différents et à des endroits différents. Ces données, sans être publiques, doivent pouvoir être accessibles de manière centralisée à un groupe de personnes données, pouvant elles- mêmes contribuer au traitement de ces données. 2.2.5 Le service informatique Afin de maîtriser les différents outils mis en place par les personnels du service, le service informatique a décidé de mettre en place une documentation à usage interne. Cette documentation doit pouvoir être accessible aux utilisateurs de l’IPGP via un moteur de recherche permettant un accès direct à tous les contenus des documents. Cahier des charges Logiciel de GED IPGP Ref.: INT-GSP-DF-IPGP-0206 Issue: 1 Revision: 0 Date: 07/04/2009 Page: 7 / 28 3. PRESENTATION DU PROJET DE GED 3.1 Les objectifs Les objectifs de la mise en place d’une GED sont les suivants : • Mutualisation • Accessibilité • Traçabilité • Pérennité • Sécurité • Confidentialité Les répercussions concrètes sur le plus long terme seraient uploads/s1/ exemple-de-cahier-des-charges.pdf