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Réaliser un publipostage avec Word – 40.30.04 «APP-Entreprises» - 1 - «Réaliser

Réaliser un publipostage avec Word – 40.30.04 «APP-Entreprises» - 1 - «Réaliser un publipostage avec Word» est une ressource proposée par Christine Willefert de l’équipe de l’APP d’Arras. Objectifs • Concevoir la base de données et la lettre type • Utiliser les fonctions de base d’un publipostage en traitement de texte Pré-requis Toute personne maîtrisant la mise en forme et la mise en page d’un document Word Durée : 4h SOMMAIRE Exercice 1 – réaliser un mailing simple (1) page 02 Exercice 2 – réaliser un mailing simple (2) page 05 Exercice 3 – réaliser un mailing simple (3) page 07 Bilan – réaliser un mailing simple (1) page 09 Réaliser un publipostage avec Word – 40.30.04 «APP-Entreprises» - 2 - Exercice 1 : réaliser un mailing simple Le publipostage ou mailing consiste à mettre en relation une lettre type et un fichier de données afin d’éditer les courriers de chacun de façon automatique. Pour démarrer le publipostage : Fichier Nouveau OK (pour avoir un nouveau document à l’écran). Outil Lettre et Publipostage – Fusion publipostage – Lettres - Suivant- utiliser le document actuel (pour créer le document de base qui contiendra la lettre type) Suivant – Saisie d’une nouvelle liste de destinataires – Créer – personnaliser. Cliquer sur un des champs à annuler puis sur supprimer pour l’enlever de la liste. Ne conserver que : TITRE – PRENOM – NOM – ADRESSE ligne 1 – CODE POSTAL – VILLE. Les mettre dans cet ordre en utilisant les touches « monter » et « descendre » - OK. (Cela permet de définir la structure du fichier qui contiendra les destinataires) Saisir dans la grille les destinataires et leurs coordonnées. Appuyer sur nouvelle entrée pour ajouter un enregistrement de plus. Cliquer sur Fermer après la saisie de la dernière. Une fois ce travail effectué, enregistrer la structure du fichier de données dans votre dossier sous le nom MAILEXF01. Appuyer sur OK pour revenir au document où doit être saisie la lettre. Suivant (écriture de votre lettre). Il vous faut à présent taper le courrier, à l’intérieur de celui-ci apparaissent les champs du fichier de données pour les obtenir cliquer sur l’icône « insérer champ fusion » ou sur « autres éléments » Pensez à présenter au mieux la lettre (disposition, tabulations…). Enregistrer la lettre sous le nom MAILEX01, puis lancer la fusion à l’écran en cliquant sur suivant Aperçu de vos lettres. Faire défiler les différents destinataires pour vérifier si tout passe de façon correcte. Appuyer sur Suivante : fin de fusion puis Imprimer si le résultat vous convient. Enregistrer et Fermer Bureautique Objectifs - Concevoir une base de données et la lettre type - Utiliser les fonctions de base d’un publipostage Réaliser un publipostage avec Word – 40.30.04 «APP-Entreprises» - 3 - Le Fichier de données : Monsieur Madame Mademoiselle Monsieur Mademoiselle Stéphane Brigitte Catherine Christian Laeticia DUPONT DEGRAEVE LAFLEUR DUBOSC CASTA 3 Place du Prado 117 Bd Carnot 14 Bd Lancel 10 rue A. Briand 78 rue de Lorient 33000 75005 62217 62000 11000 BORDEAUX PARIS BEAURAINS ARRAS CARCASSONNE Réaliser un publipostage avec Word – 40.30.04 «APP-Entreprises» - 4 - Lettre principale : « TITRE » « NOM » « ADRESSE1 » « CODEPOSTAL » « VILLE » Objet : Paris, Super tirage (insérer la date du jour) « TITRE » « NOM » Imaginez que vous receviez une lettre signée par moi et commençant par ces mots : « TITRE » « NOM », j’ai le plaisir de vous annoncer que vous avez gagné au grand tirage de l’année. Aussi je vous remercie de bien vouloir m’appeler très vite au téléphone pour me dire où vous préférez partir : en Chine, en Amérique, au Mexique ou au pays des Tzars ? Eh oui c’est vrai, « TITRE » « NOM », cette lettre est prête sur mon bureau. Il n’y manque que le nom et l’adresse du gagnant. Le nom ? Je serais heureux que ce soit le votre : « TITRE » « NOM », l’adresse également la votre : « ADRESSE1 » « CODEPOSTAL » « VILLE ». Pour participer au grand tirage, c’est vraiment facile : renvoyez très vite le coupon ci-joint. Vous recevrez alors chez vous pour un examen gratuit de dix jours notre encyclopédie. Aussi, « TITRE » « NOM », dites-moi OUI dès aujourd’hui. Bien Cordialement. Le responsable de la publication. B. BONNIFACE Réaliser un publipostage avec Word – 40.30.04 «APP-Entreprises» - 5 - Exercice 2 : réaliser un mailing simple (2) Vous travaillez au Garage Derambure et votre Responsable vous demande d’envoyer la lettre publicitaire ci-dessous aux jeunes clients qui viennent d’avoir 20 ans et dont voici les coordonnées. A vous de définir les rubriques et de constituer le fichier de données que vous sauvegarderez sous le nom de CLIENTS. Il vous faut ensuite créer la lettre type et lui donner le nom de DERAMBURE, puis lancez la fusion à l’écran. Si les lettres fusionnées sont bonnes lancez alors l’impression sans sauvegarder cette fusion. Melle BOULAMI Régine, 12 rue des Lilas 62223 ST NICOLAS Melle ROBRIEN Sylvie, 25 rue Chanzy 62223 ST NICOLAS Mr GATIRE Thierry, 3 allée des Sapins 62217 BEAURAINS Melle LEMOINE Béatrice Le Peclet Apt 5 62223 ST NICOLAS Mr DURANT Jean, 15rue du four 62223 ST NICOLAS Bureautique Objectifs - Concevoir une base de données et la lettre type - Utiliser les fonctions de base d’un publipostage Réaliser un publipostage avec Word – 40.30.04 «APP-Entreprises» - 6 - GARAGE DERAMBURE 12 rue du puits St Josse R62223 SAINT - NICOLAS / Tél : 03.21.22.32.48 «titre» «nom» «prénom» «adresse1», «codepostal», «ville», Saint-Nazaire, Le 22 juillet 2006 «titre», Vous possédez, au Garage Derambure, un compte client qui laisse apparaître que vous vous intéressez aux voitures customisées. Nous sommes heureux de vous inviter à l’exposition « Customez-vous » qui aura lieu Place Léo Lagrange à St Nicolas du 1er au 15 août. Vous pouvez venir retirer vos billets d’entrée dans nos locaux à partir du 25 juillet 2006. Dans l’attente de votre visite, Nous vous prions d’agréer, «titre», l’expression de nos sentiments distingués. Le Responsable Réaliser un publipostage avec Word – 40.30.04 «APP-Entreprises» - 7 - Exercice 3 : réaliser un mailing simple (3) Vous travaillez au CE de l’entreprise et vous répondez aux personnes qui se sont inscrites aux différents voyages proposés. Voici le fichier de données que vous sauvegarderez sous le nom INSCRITS. Titre Mademoiselle Monsieur Madame Prénom Jeannine Pierre Véronique Nom LEBAS JULIEN GUEGANT Adresse 1 8 bd Crespel 10 rue du moulin 1 rue basse Code postal 62000 62217 59700 Ville ARRAS ACHICOURT DOUAI Date Lettre 22 décembre 2006 24 janvier 2007 26 janvier 2007 Objet Votre circuit Votre circuit Votre séjour Voyage Chine Mexique Irlande Dates de voyage 1er au 21 juillet 15 au 31 mai 3 au 17 mars Animateur Cécile Olivier Bernard Arrhes 1200 € 750 € 250 € Taper à présent la lettre, remplacer les XXXX par les champs nécessaires. A l’intérieur de la lettre un accord doit se faire sur le mot « accompagné », pour cela il faut utiliser une fonction : cliquer sur insérer mot clé, si alors sinon, si titre égal Monsieur taper accompagné sinon accompagnée. Enregistrer la lettre sous le nom VOYAGE. Fusionnez les deux documents et imprimez les lettres. Bureautique Objectifs - Concevoir une base de données et la lettre type - Utiliser les fonctions de base d’un publipostage Réaliser un publipostage avec Word – 40.30.04 «APP-Entreprises» - 8 - XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX Arras, Objet : Le XXXXX XXXXX XXXXX Vous avez pris l’heureuse décision de participer à notre voyage organisé : XXXXX du XXXXX Nous avons bien reçu le montant de vos arrhes soit : XXXXX La formule que vous avez choisie vous donne droit à l’accompagnement par un animateur. Vous serez donc accompagné(*) par : XXXXX Nous vous remercions de la confiance que vous accordez à notre Comité d’entreprise et vous souhaitons un excellent séjour. Nous vous prions d’agréer, M. XXXXX, nos meilleures salutations. Le Président Réaliser un publipostage avec Word – 40.30.04 «APP-Entreprises» - 9 - Bilan : réaliser un mailing simple Au service facturation d’une entreprise et le responsable demande d’envoyer la lettre de règlement aux différents fournisseurs dont voici les références ci-dessous. Vous devez définir un fichier de données que vous nommerez FREGLT à partir de ces renseignements (pour ajouter un champ ne figurant pas dans ceux proposés par WORD, taper son nom sans espace dans nom de champ et cliquer sur ajouter un champ). Taper la lettre de base à enregistrer sous le nom REGLT. Lancer la fusion et imprimerez les différentes lettres. Ne pas enregistrer les lettres fusionnées. Fichier de données : Monsieur BERTRAND – 110 rue Victor Hugo – 14800 DEAUVILLE Facture n° 453 du 22 (du mois dernier) Commande n°234 du 15 (du mois dernier) Montant : 654 Madame DEGALAIX – 25 Grand’- Place – 59100 ROUBAIX Facture n° 56 du 25 (du mois dernier) Commande n° 213 du 5 (du mois dernier) Montant : 367 uploads/s1/ exercice-doc-long.pdf