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ANNEXE 1 : MODALITES D’INTERVENTION Cette annexe rappelle les rôles respectifs

ANNEXE 1 : MODALITES D’INTERVENTION Cette annexe rappelle les rôles respectifs de la direction et du commissaire aux comptes. Elle précise en outre certaines conditions d’intervention. 1 Rôle de la direction 1.1 Tenue de la comptabilité et préparation des comptes Il ressort des dispositions de l’Acte uniforme relatif au droit des sociétés commerciales et du GIE du traité de l’OHADA que les organes de direction de votre Société sont responsables de la bonne tenue des livres comptables et de la préparation d’états financiers de synthèse réguliers et sincères, donnant une image fidèle du résultat des opérations de l’exercice écoulé ainsi que de la situation financière et du patrimoine de la Société à la fin de cet exercice. Les comptes annuels, devront être arrêtés conformément aux dispositions légales par les organes de direction. La direction est également tenue de mettre à notre disposition, sans restriction, tous les documents comptables de votre Société et, de manière générale, toutes les informations nécessaires à la bonne réalisation de notre mission, ainsi que les documents juridiques concernant la vie sociale de la société, notamment les procès-verbaux de toutes les assemblées des actionnaires et des conseils d’administration (ou des réunions du directoire et du conseil de surveillance, des réunions ou consultations d’associés) ainsi que les comptes-rendus des comités spécialisés. 1.2 Organisation et système de contrôle interne Il revient aux organes de direction de votre Société de définir, de mettre en œuvre et de superviser un système de contrôle interne approprié, ainsi que de mettre en place des mesures de sauvegarde des actifs, de prévention et de détection des irrégularités et fraudes. 1.3 Erreurs et fraudes, conformité avec les textes légaux et réglementaires La direction est responsable de la conception et de la mise en œuvre des contrôles destinés à prévenir et détecter les erreurs et les fraudes. La direction est aussi tenue d'identifier et de s'assurer que la société respecte les textes légaux et réglementaires applicables aux activités. 1.4 Continuité de l’exploitation La continuité de l’exploitation est une convention comptable de base pour l’établissement des comptes. Il appartient à la direction d’évaluer la capacité de la société à poursuivre son exploitation sur une période minimale de 12 mois après la clôture de l’exercice ou de la période considérée. Annexes Lettre de mission – Exercice clos le 31 décembre 20….. 2 1.5 Affirmations de la direction La direction, tout au long de l’audit des états financiers de synthèse, fait des déclarations orales ou écrites, spontanées ou en réponse à des demandes spécifiques. Nous demanderons donc à la direction de nous confirmer ces éléments par écrit. 1.6 Événements importants La direction de votre Société doit nous informer en cours d’année de tout événement important pouvant avoir un effet significatif sur l’activité ou les états financiers et le patrimoine de votre Société. 1.7 Conventions réglementées En matière de conventions réglementées, nous vous rappelons que, conformément aux dispositions prévues par l’Acte uniforme relatif au droit des sociétés commerciales et du GIE du traité de l’OHADA, vous devez notamment : ■ nous informer des nouvelles conventions dans le mois qui suit leur conclusion ; ■ nous informer, dans le mois suivant la clôture de l’exercice, de l'exécution au cours de l'exercice des conventions conclues antérieurement; ■ nous fournir le détail de leurs termes et modalités. 1.8 Documents et informations adressés aux actionnaires (ou associés) ou tenus à leur disposition à l’occasion de l’assemblée générale appelée à statuer sur les comptes Nous vous rappelons que vous devez nous adresser, préalablement à leur diffusion ou leur mise à disposition, ces documents que nous reverrons dans le cadre de notre mission. 1.9 Convocation des commissaires aux comptes La direction de la Société devra nous adresser les avis de convocation au conseil d’administration examinant ou arrêtant des comptes annuels, ainsi qu’à toutes les assemblées générales, dans les délais prévus par l’Acte uniforme relatif au droit des sociétés commerciales et du GIE du traité de l’OHADA. 2 Rôle du commissaire aux comptes et étendue de la mission 2.1 Objectif de la mission d'audit L'audit des états financiers a pour objectif d'exprimer une opinion sur la régularité et la sincérité des états financiers et sur l'image fidèle qu’ils donnent du résultat des opérations de l’exercice écoulé ainsi que de la situation financière et du patrimoine de la Société à la fin de cet exercice. Annexes Lettre de mission – Exercice clos le 31 décembre 20….. 3 2.2 Définition d’un audit Nous procéderons à un audit selon les normes de la profession établies par l’IFAC. Ces normes requièrent la mise en œuvre de diligences permettant d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels et consolidés ne comportent pas d'anomalies significatives. Nous rappelons, à ce titre, qu’un audit consiste à vérifier, par sondages ou au moyen d’autres méthodes de sélection, les éléments justifiant des montants et informations figurant dans les comptes. Il consiste également à apprécier les principes comptables suivis, les estimations significatives retenues et la présentation d'ensemble des comptes. Nous tenons à souligner que du fait du recours à l’utilisation de techniques de sondages ainsi que des autres limites inhérentes à l’audit et au fonctionnement de tout système comptable et de contrôle interne, nos contrôles ne sauraient couvrir l’exhaustivité des opérations de l’entreprise. Par conséquent, le risque de non-détection d’une anomalie significative ne peut être totalement éliminé. Pour les mêmes raisons, nous ne pourrons non plus vous donner l’assurance que toutes les déficiences majeures dans le système comptable et de contrôle interne auront pu être identifiées. Par ailleurs, nous rappelons que l'audit n'est pas organisé ni conduit pour les besoins d'un tiers particulier ou en rapport avec une transaction particulière. Par conséquent, les questions pouvant intéresser un tiers ne seront pas traitées spécifiquement et certaines questions peuvent être évaluées de manière différente par un tiers, par exemple dans le cadre d’une transaction particulière. 2.3 Contrôle interne Rapports à la direction Notre revue des systèmes comptables et de contrôle interne est déterminée en fonction des travaux qui nous sont nécessaires pour émettre une opinion sur les comptes de votre Société. C'est la raison pour laquelle nos commentaires/recommandations relatifs aux systèmes ne porteront que sur les points que nous avons relevés au cours de nos travaux et non pas sur toutes les améliorations possibles qui pourraient être suggérées à la suite de travaux spécifiques plus approfondis. 2.4 Erreurs, fraudes et irrégularités Notre audit sera planifié de façon à avoir l’assurance raisonnable de détecter toute fraude ou erreur significative dans les comptes ou livres comptables, mais il n'est pas destiné et ne saurait être considéré comme servant à révéler les irrégularités, erreurs et fraudes éventuelles. Si notre examen révèle l'existence de telles anomalies, elles seront portées à la connaissance des organes de direction. En outre, l'article 716 de l’Acte uniforme relatif au droit des sociétés commerciales et du GIE du traité de l’OHADA nous oblige à informer les actionnaires des irrégularités que nous aurions découvertes à l'occasion de nos contrôles et à révéler au Procureur de la République les faits délictueux dont nous aurions connaissance. Annexes Lettre de mission – Exercice clos le 31 décembre 20….. 4 3 Gouvernement d’entreprise Nous identifierons, avec votre collaboration, l’étendue, les modalités et la périodicité de communication avec les personnes qui constituent le gouvernement d’entreprise. Cette communication couvrira notamment les conclusions issues de nos interventions. 4 Indépendance, secret professionnel et propriété des dossiers 4.1 Indépendance Pour nous assurer du respect des règles de déontologie de la profession, notamment en matière d’exécution de prestations de services, nous avons mis en place des procédures internes que nous appliquons à toute mission. 4.2 Secret professionnel Nous sommes soumis au secret professionnel conformément aux dispositions de l’article 717 de l’Acte uniforme relatif au droit des sociétés commerciales et du GIE du traité de l’OHADA. Nous ne pouvons être relevés de ce secret professionnel que dans les conditions strictement précisées par la loi. La direction ne peut pas nous délier de ce secret professionnel. 4.3 Propriété des dossiers des commissaires aux comptes Les documents de travail et les dossiers que nous aurons à élaborer durant nos missions, y compris les documents et les dossiers électroniques, seront notre seule propriété. Ils sont couverts par le secret professionnel. En conséquence, nous refusons le droit à l’accès de nos dossiers à tout tiers non-habilité par la loi ivoirienne. Nos dossiers pourront toutefois faire l’objet de contrôles et d'inspections dans le cadre d’une instruction judiciaire, de contrôles et d’inspections de la commission bancaire de l’UMOA selon les prescriptions légales ou réglementaires, ou d’un contrôle qualité interne au cabinet. 4.4 Rapports et autres documents émis par le commissaire aux comptes et autorisation de leur diffusion En complément aux rapports des commissaires aux comptes dont l'émission et la diffusion sont déterminées par la loi, nous pourrons être amenés à vous communiquer les conclusions de nos travaux sous forme de documents de synthèse, lettres de recommandations, etc. Avant de vous remettre une version finale de ces documents, nous pourrons vous transmettre des rapports d’étape ou des projets de rapport ou encore effectuer des présentations orales. Les supports de uploads/s1/ fiche-03-bis-annexes-lettre-de-mission.pdf