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Guide administratif financier et de contrôle interne pour appuyer les conseils

Guide administratif financier et de contrôle interne pour appuyer les conseils d’administration, les directions générales et les responsables des finances des organismes communautaires acadiens et francophones Préparé par : ServiceFinances Atlantique Avec l’appui de la Fédération acadienne et l’appui financier du ministère du Patrimoine canadien 1 Note aux lecteurs et remerciements Ce document a été réalisé grâce à la collaboration financière du ministère du Patrimoine canadien dans le cadre du programme Développement des communautés de langue officielle, volet Vie communautaire sous le titre du projet : Optimisation et développement de la gouvernance du milieu associatif acadien. Le projet Optimisation et développement de la gouvernance du milieu associatif acadien est un projet conçu par la Fédération Acadienne de la Nouvelle-Écosse et le ServiceFinances Atlantique dans le but de doter les organismes communautaires des connaissances nécessaires, de pratiques uniformes et d’outils pertinents permettant de limiter les problèmes relatifs à une mauvaise gouvernance. Le Guide administratif financier et de contrôle interne pour les organismes communautaires acadiens et francophones est un des outils de référence développé au cours de ce projet. Le projet comprenait également l’élaboration d’un autre guide distinct. La gouvernance d’un organisme sans but lucratif – guide à l’intention des administrateurs et employés comprend quatre modules et traite de sujets comme les rôles et responsabilités des représentants d’organismes sans but lucratif, la gouvernance, la gestion des ressources humaines et des ressources financières. Nous espérons que ces deux guides constitueront des outils de référence pertinents et complets et qu’ils permettront aux administrateurs et aux employées des organismes communautaires d’apprécier davantage leurs rôles et leurs responsabilités, de développer de bonnes pratiques de gouvernance et d’être en mesure de contribuer de façon encore plus efficace et efficiente au développement de la communauté acadien et francophone. Les deux guides sont accessibles gratuitement sur le site extranet de la Fédération acadienne de la Nouvelle Écosse. Propriété intellectuelle et permission de copies du Guide : Le Guide administratif financier et de contrôle interne est la propriété unique et exclusive de la Fédération acadienne de la Nouvelle-Écosse. Les organismes sans but lucratif ont cependant la permission de faire des photocopies du guide au complet ou en partie pour leur usage à condition que la Fédération acadienne en reçoive le crédit. Édition 2016 © Fédération acadienne de la Nouvelle-Écosse, mandataire du ServiceFinances Atlantique Le Se visan centr Ces d comm au re centr 54, ru Dartm Télép Téléc info@ www La Fé a pou comm est le Écoss offre offert Fédér institu 54, ru Dartm Télép Téléc fane@ www erviceFinan nt à offrir des es de partag deux centres munautaire a spect de poli es de partag ue Queen mouth, Nouv phone : 902- copieur : 902 @servicefina w.servicefina édération a ur mission munauté aca e porte-parol se, elle facil des service ts, la Fédér ration acadi utionnels. ue Queen mouth, Nouv phone : 902- copieur : 902 @federationa w.acadieNE.c Fé No nces Atlantiq s services de es des coûts de partage d acadien et fra itiques et de es de coûts. velle-Écosse 433-0065 2-433-0066 ances.ca nces.ca cadienne de de promou adienne et fra le principal lite la conce es et des pr ration acadie ienne comp velle-Écosse 433-0065 2-433-0066 acadienne.ca ca dération acadie ouvelle-Écosse que est un co e supervision situés en No des coûts off ancophone. contrôles in e B2Y 1G3 e la Nouvell uvoir l’épan ancophone d de la popul ertation et le rogrammes enne est ma te actuellem e B2Y 1G3 a enne de la ollectif de se n et de gestio ouvelle-Éco frent des serv Le ServiceF nternes comp le-Écosse es nouissement de la Nouvel lation acadie e partenariat répondant à andataire du ment 28 org ervices et ce on des servic sse et à l’Île vices de com Finances At ptables unifo st un organis et le déve lle-Écosse. enne et fran t de ses org à leurs beso u ServiceFi ganismes ré entre de parta ces de base d e-du-Prince-É mptabilité po tlantique éta ormes pour l sme à but no eloppement La Fédérati ncophone de anismes me oins. Parmi inances Atl égionaux, pr age de coûts de deux Édouard. our le secteu ablit et voit les deux on lucratif qu global de l ion acadienn la Nouvelle embres et ell i les service lantique. L rovinciaux e 2 s ur ui la ne e- le es La et 3 TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION ......................................................................................................................... 7 RESPONSABILITÉS DU CONSEIL ........................................................................................... 7 Les finances et les systèmes de contrôle ........................................................................................................ 7 L’aspect juridique ........................................................................................................................................... 8 Contrat d’indemnisation ............................................................................................................................ 9 Assurance responsabilité pour des administrateurs et dirigeants (A et D) ................................................ 9 Les contrôles internes .................................................................................................................................. 10 Les contrôles internes clés et l’organisme ............................................................................................... 11 Les limites des contrôles internes ............................................................................................................ 11 La gestion du risque ...................................................................................................................................... 12 Atténuation des risques pour les petits organismes ................................................................................ 13 Risque de fraude ...................................................................................................................................... 14 Les politiques internes .................................................................................................................................. 14 Comité des finances / vérification ................................................................................................................ 14 Le rôle de la personne chargée de la trésorerie ........................................................................................... 16 SYSTEMES DE CONTRÔLE .................................................................................................... 17 Contrôles au niveau de la gouvernance ....................................................................................................... 18 Contrôles au niveau de l’organisme ............................................................................................................. 19 Contrôles des rapports de responsabilité .................................................................................................... 19 Contrôles de la gestion interne .................................................................................................................... 21 Contrôles des processus de transaction ....................................................................................................... 21 Cycle de revenu ........................................................................................................................................ 22 Revenu / compte à recevoir / recettes ................................................................................................ 22 Cycle de déboursement ........................................................................................................................... 22 Achats, comptes à payer, paiements ................................................................................................... 22 Paie ...................................................................................................................................................... 23 Contrôles de la technologie et l’informatique .............................................................................................. 23 Système de sauvegarde ........................................................................................................................... 23 Sauvegardes en ligne ............................................................................................................................... 24 Sauvegardes de l’image du système ........................................................................................................ 25 Contrôle anti‐virus ................................................................................................................................... 25 Système pare‐feu ..................................................................................................................................... 25 Contrôle de l’accès ‐ physique ................................................................................................................. 26 4 Contrôle de l’accès – électronique ........................................................................................................... 26 Disposition du matériel informatique ...................................................................................................... 26 Politique d’utilisation du matériel informatique ...................................................................................... 26 LA SÉPARATION DES TÂCHES ............................................................................................ 28 Les recettes / les ventes ........................................................................................................................... 28 Les achats / les déboursements ............................................................................................................... 28 La paie ...................................................................................................................................................... 28 L’inventaire .............................................................................................................................................. 28 Les ressources matérielles ....................................................................................................................... 29 La conciliation bancaire ............................................................................................................................ 29 L’encaisse, investissements, prêts ........................................................................................................... 29 Compenser pour une séparation des tâches limitée .................................................................................... 29 Contrôles de prévention ...................................................................................................................... 29 Contrôles de détection ........................................................................................................................ 30 Contrôles de dissuasion ....................................................................................................................... 30 Contrôles de surveillance..................................................................................................................... 30 LA SURVEILLANCE DES SYSTÈMES DE CONTRÔLE ..................................................... 30 Le rôle de la direction ................................................................................................................................... 31 Le rôle du responsable des finances ............................................................................................................. 32 Connaissances et compétences du responsable des finances ................................................................. 34 LES RAPPORTS FINANCIERS ............................................................................................... 35 Les états financiers ....................................................................................................................................... 35 Les états financiers internes .................................................................................................................... 35 États financiers externes (missions comptables) ..................................................................................... 36 Vérification (audit) ................................................................................................................................... 37 Mission d’examen .................................................................................................................................... 37 L’Assemblée générale annuelle................................................................................................................ 38 Les rapports des états financiers ............................................................................................................. 38 Le bilan (état de la situation financière) .............................................................................................. 38 L’état des résultats .............................................................................................................................. 40 État de l’évolution des actifs nets ........................................................................................................ 41 Accumulation des actifs .................................................................................................................. 42 L’état des flux de trésorerie ................................................................................................................. 42 Analyses financières ................................................................................................................................. 43 Les budgets et les prévisions ........................................................................................................................ 44 La préparation des budgets ..................................................................................................................... 45 Les frais / les allocations internes ........................................................................................................ 46 Contributions en nature et contributions de l’organisme ................................................................... 46 L’adoption des budgets ............................................................................................................................ 46 Les modifications aux budgets ................................................................................................................. 47 Analyse et présentation des budgets / des réels ..................................................................................... 47 Communication avec des bailleurs de fonds ............................................................................................ 48 Flux de trésorerie (budget de caisse) ....................................................................................................... 49 5 Prévisions ................................................................................................................................................. 49 Les rapports et les demandes des bailleurs de fonds ................................................................................... 50 La documentation et le classement ......................................................................................................... 51 Les lignes directrices des bailleurs de fonds* .......................................................................................... 51 La gestion axée sur les résultats* ............................................................................................................. 52 POLITIQUES FINANCIÈRES .................................................................................................. 53 La gestion des contrats ................................................................................................................................. 55 Les contrats avec bailleurs de fonds ........................................................................................................ 56 Les achats, les soumissions et les contrats .............................................................................................. 56 La signature des chèques et l’autorisation des dépenses ............................................................................ 57 Autorisation et limites des achats ............................................................................................................ 57 Approbation des factures ......................................................................................................................... 57 Signature des chèques ............................................................................................................................. 57 Services bancaires électroniques ............................................................................................................. 58 Le remboursement des dépenses (déplacement et autres)......................................................................... 58 La carte de crédit .......................................................................................................................................... 59 La petite caisse ............................................................................................................................................. 60 LA GESTION DE LA RÉMUNÉRATION ............................................................................... 61 Retenues en fiducies et pénalités ............................................................................................................ 62 LA GESTION DE LA TPS/TVH .............................................................................................. 62 Devrez‐vous vous inscrire ? ...................................................................................................................... 62 Différences entre les OSBL et les organismes de bienfaisance ................................................................ 63 Remboursement spécial de la TPS/TVH pour les organismes de services public .................................... 64 AUTRES RAPPORTS REMIS AUX ORGANISMES DE RÉGLEMENTATION .............. 64 Déclaration de revenu des sociétés (T2) ...................................................................................................... 64 Réclamation pour les organismes sans but lucratif (T1044) ........................................................................ 65 Réclamation pour les organismes de bienfaisance (T3010) ......................................................................... 66 La Commission des accidentés du travail de la Nouvelle‐Écosse (WCB) ...................................................... 67 L’usage des sous‐traitants ........................................................................................................................ 67 CONCLUSION ............................................................................................................................ 68 DOCUMENTS CONSULTÉS .................................................................................................... 69 Annexe 1 Liste des questions à poser avant de siéger sur un conseil .......................................................... 71 6 Annexe 2a Évaluation et gestion des risques (exemples) ............................................................................ 72 Annexe 2b Évaluation et gestion des risques (vide) ..................................................................................... 73 Annexe 3 Guide de fonctionnement du comité de vérification ou des finances ........................................... 74 Annexe 4 Liste de contrôle ‐ Gouvernance .................................................................................................. 77 Annexe 5 Liste uploads/s1/ guide-controle-interne.pdf