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Module 2 Éléments à prendre en compte en matière d’achats pour la réalisation d

Module 2 Éléments à prendre en compte en matière d’achats pour la réalisation d’un forage AVERTISSEMENT : La présente publication peut être reproduite en tout ou partie, sous quelque forme que ce soit, dans un but éducatif ou non lucratif, sans autorisation spécifique du détenteur des droits d’auteur, sous réserve que la source soit correctement citée. L’UNICEF et la Fondation Skat apprécieraient de recevoir une copie de toute publication fondée sur la présente publication, laquelle ne peut en aucun cas être utilisée à des fins de revente ni à toute autre fin commerciale sans l’accord écrit préalable de l’UNICEF. Les appellations des entités géographiques employées dans le présent document et la présentation des données qui y figurent n’impliquent aucune prise de position de la part de l’éditeur ni d’aucune des organisations participantes quant au statut juridique desdits pays, territoires ou zones, ou de leurs autorités, ni quant au tracé de leurs frontières ou limites. POUR DE PLUS AMPLES INFORMATIONS : Si vous souhaitez obtenir plus d’informations ou nous faire part de vos commentaires, veuillez contacter le siège de l’UNICEF à New York (www.unicef.org) ou la Fondation Skat (www.skat.ch). AUTEURS : Dotun Adekile et Kerstin Danert, Fondation Skat, Saint-Gall (Suisse) ; Jose Gesti Canuto, UNICEF, New York (États- Unis) ; Djani Zadi, Peter Harvey et Anne Cabrera-Clerget, UNICEF, Copenhague (Danemark) CONTRIBUTRICES : Fiorella Polo, spécialiste WASH de l’équipe Eau et assainissement du siège de l’UNICEF à New York (États-Unis) Sue Cavill, consultante PHOTO DE COUVERTURE : Fondation Skat/UNICEF/WaterAid CITATION RECOMMANDÉE : UNICEF et Fondation Skat, « Module 2 : Éléments à prendre en compte en matière d’achats pour la réalisation d’un forage », 2018. Dans : UNICEF et Fondation Skat, Forage d’eau – Planification, passation de marchés et gestion de projets : boîte à outils de l’UNICEF, Partenariat pour des forages rentables du Réseau d’approvisionnement en eau en milieu rural (RWSN) de l’UNICEF et de la Fondation Skat, 2018. Disponible aux adresses suivantes : www.unicef.org/ et Resources - RWSN Library (rural-water-supply.net). DOI: 10.13140/RG.2.2.26037.60642 Module 2 : Éléments à prendre en compte en matière d’achats pour la réalisation. Des forages Page 3 sur 33 Présentation de la boîte à outils Boîte à outils : introduction ◼ Définition des termes ◼ Contexte de la boîte à outils ◼ Aperçu des cinq modules Module 1 Principes de l’UNICEF en matière de planification, de passation de marchés et de gestion de projets de forage ◼ Clarification des responsabilités des parties prenantes ◼ Énoncé de huit principes pour la professionnalisation du forage de puits ◼ Définition des normes minimales et procédures recommandées ◼ Explication des différents niveaux de supervision du forage Module 2 Éléments à prendre en compte en matière d’achats pour le forage ◼ Description du processus d’achat et des responsabilités afférentes ◼ Conseils en matière de gestion des risques ◼ Comparaison de deux méthodes d’invitation à soumissionner : l’appel d’offres et la demande de proposition de services ◼ Mise en lumière des points importants à prendre en considération avant le contrat, au moment de la passation du marché et pendant l’administration du contrat, notamment en ce qui concerne l’évaluation des propositions technique et financière ainsi que le calendrier de paiement Module 3 Services de conseil pour l’implantation et la supervision des forages ◼ Fourniture d’un modèle de cahier des charges comprenant : ▪ La description de la mission ▪ Une liste de contrôle destinée au superviseur ▪ La liste des exigences en matière de produits livrables et de rapports ▪ Une proposition de devis quantitatif pour les services de conseil ▪ Des modèles de certificats d’achèvement ◼ Modèle d’accord de l’UNICEF relatif aux services conseils pour l’implantation et la supervision des forages Module 4 Cahiers des charges pour le forage de puits et la fourniture et l’installation de pompes ◼ Explications pour choisir les pompes manuelles, établir leurs spécifications techniques et garantir leur qualité ◼ Modèles de : ▪ Cahier des charges pour les travaux et le développement des forages ▪ Cahier des charges pour la fourniture et l’installation de pompes ◼ Spécifications techniques et modèle de fiche d’achèvement des forages Module 5 Demande de propositions de l’UNICEF pour des services de forage ◼ Modèle de l’UNICEF pour la demande de propositions de services dans VISION, et conseils sur les options et les éléments à inclure ◼ Modèle de devis quantitatif pour des travaux de forage Module 2 : Éléments à prendre en compte en matière d’achats pour la réalisation. Des forages Page 4 sur 33 Table des matières du module 2 Présentation de la boîte à outils ................................................................................................ 3 Table des matières du module 2 ...................................................................................................................... 4 Liste des tableaux ............................................................................................................................................ 6 Liste des figures ............................................................................................................................................... 6 Liste des encadrés ............................................................................................................................................ 6 Abréviations et acronymes .............................................................................................................................. 6 Définitions ....................................................................................................................................................... 6 2.1 Introduction ........................................................................................................................................... 7 2.2 Processus d’achat et responsabilités afférentes ..................................................................................... 8 2.3 Gestion des risques ............................................................................................................................... 11 2.4 Phase précontractuelle ......................................................................................................................... 17 2.4.1 Principes ..................................................................................................................................... 17 2.4.2 Budget ........................................................................................................................................ 18 2.4.3 Choix de la méthode d’invitation à soumissionner .................................................................... 18 2.4.4 Préqualification et présélection des fournisseurs ...................................................................... 22 2.4.5 Réunion préalable au dépôt des offres ...................................................................................... 22 2.4.6 Principaux documents ................................................................................................................ 22 2.5 Passation de marché ............................................................................................................................. 24 2.5.1 Négociations et meilleure offre finale ........................................................................................ 24 2.5.2 Processus et méthodes d’évaluation dans le cadre des RFPS de l’UNICEF ................................ 24 2.5.3 Phase d’évaluation obligatoire ................................................................................................... 24 2.5.4 Pondération technique/financière ............................................................................................. 25 2.5.5 Proposition technique ................................................................................................................ 25 2.5.5 Critères d’évaluation .................................................................................................................. 25 2.5.6 Proposition financière ................................................................................................................ 28 2.5.5 Évaluation finale ......................................................................................................................... 28 2.6 Phase d’administration du contrat – Calendrier de paiement ............................................................... 28 2.6.1 Retenue de garantie ................................................................................................................... 28 2.6.2 Acompte et garantie de restitution d’acompte .......................................................................... 29 2.6.3 Garantie de bonne exécution ..................................................................................................... 29 2.6.4 Intérêts sur les garanties ............................................................................................................ 31 2.6.5 Étapes clés et déclencheurs des versements ............................................................................. 31 Module 2 : Éléments à prendre en compte en matière d’achats pour la réalisation. Des forages Page 5 sur 33 2.6.6 Manquement du contractant ..................................................................................................... 31 Annexes – Module 2 de la boîte à outils .................................................................................. 32 Annexe 2.1 Formulaire de garantie de restitution d’acompte ................................................................. 32 Annexe 2.2 Formulaire de garantie de bonne exécution ......................................................................... 33 Module 2 : Éléments à prendre en compte en matière d’achats pour la réalisation. Des forages Page 6 sur 33 Liste des tableaux Tableau 2.1 Aperçu des différentes phases du processus d’achats et des responsabilités du personnel de l’UNICEF chargé des programmes et de l’approvisionnement ............................................................................... 9 Tableau 2.2 Questions clés à se poser au cours du cycle de gestion des risques ............................................. 11 Tableau 2.3 Risques à surveiller et à atténuer dans le cadre de projets de forage de puits ............................ 12 Tableau 2.4 Dans quels cas opter pour un ITB(S) ou pour une RFP(S) ? ........................................................... 20 Tableau 2.5 Critères d’évaluation génériques pour les projets de forage de puits .......................................... 25 Tableau 2.6 Méthodes de déclenchement des paiements ................................................................................ 31 Tableau 2.7 Exemple d’étapes clés dans un contrat de forage de puits ........................................................... 31 Liste des figures Figure 2.1 Une bonne planification des achats est essentielle pour garantir la réalisation de forages de qualité ......................................................................................................................................................... 8 Figure 2.2 Méthodes d’invitation à soumissionner ......................................................................................... 19 Figure 2.3 Arbre de décision pour le choix de la méthode d’invitation à soumissionner ............................... 19 Liste des encadrés Encadré 2.1 L’estimation de l’ingénieur (appelé à l’UNICEF devis quantitatif confidentiel) ............................. 23 Abréviations et acronymes ITB Appel d’offres ITBS Appel d’offres de services pi3/min Pied cube par minute RFP Demande de propositions RFPS Demande de propositions de services RFQ Demande de Prix Définitions La définition des termes est fournie dans le document intitulé « Boîte à outils : introduction ». Module 2 : Éléments à prendre en compte en matière d’achats pour la réalisation. Des forages Page 7 sur 33 2.1 Introduction La boîte à outils de l’UNICEF Forage d’eau – Planification, passation de marchés et gestion de projets (ci-après la boîte à outils) a pour objectif d’harmoniser les pratiques et de guider les membres du personnel de l’UNICEF chargés de l’achat de services de forage et de l’approvisionnement en matériel, ainsi que de la passation de marchés relative aux services de conseil pour l’implantation et la supervision des travaux de forage. Cette boîte à outils comprend cinq modules (voir la page de couverture). Le présent module 2 – Éléments à prendre en compte en matière d’achats pour la réalisation d’un forage – aborde les aspects essentiels à prendre en compte dans le cadre des processus d’achat relatifs au forage. Il vise à aider le personnel chargé des programmes et de l’approvisionnement au sein des bureaux de pays de l’UNICEF à travailler main dans la main sur les questions de planification des projets, d’achat et de gestion des contrats. Ce module définit les rôles et les responsabilités de ces personnes à chaque étape du processus d’achat, et fournit des orientations en matière de gestion des risques. Plus spécifiquement, il fournit des informations clés pour les phases précontractuelle et de passation de marché, notamment des conseils pour la préqualification des contractants chargés du forage et la liste des principaux documents uploads/s1/ forages-module-2-unicef.pdf