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Exigences types pour la maîtrise de l’archivage électronique Mise à jour et ext

Exigences types pour la maîtrise de l’archivage électronique Mise à jour et extension 2008 – Spécifications MoReq2 Annexes Direction des Archives de France Exigences types pour la maîtrise de l’archivage électronique Mise à jour et extension 2008 – Spécifications MoReq2 Traduction française de Marie-Anne Chabin Titre original : Model Requirements for the Management of Electronic Records Update and Extension 2008 —MoReq2 Specification Ces spécifications ont été préparées pour la Commission européenne par Serco Consulting et financées par le programme IDABC Les spécifications MoReq2 sont consultables sous forme électronique sur : http://www.DLM-Network.org http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy La présente traduction est disponible en ligne sur le site de la direction des Archives de France. Sa mise en forme, dans la collection électronique des manuels et guides pratiques des Archives de France, a été assurée par Pierre Fournié, chef du département des publics. Les liens hypertextes ne sont pas tous actifs dans la première version mise en ligne le 9 décembre 2008 : ils seront activés dans les semaines à venir. Les traductions en différentes langues devraient prochainement être publiées. Le texte est également disponible sous forme papier à l’Office des publications officielles des Communautés européennes, en tant que supplément VIII de l’INSAR. First published in English as Model Requirements for the Management of Electronic Records : Update and Extension 2008 — MoReq2 Specification by the Office for Official Publications of the European Communities © European Communities, 2008 Reproduction autorisée, sauf à des fins commerciales, moyennant mention de la source. Mention légale : le copyright de cette publication appartient aux Communautés européennes. La Commission européenne ne garantit pas l’exactitude des informations contenues dans ce document, et décline toute responsabilité de l’utilisation qui pourra en être faite. Les Communautés européennes et/ou leurs institutions ni personne agissant en leur nom ne pourront être tenues responsables d’aucun dommage découlant de l’utilisation de cette publication. French translation © Direction des Archives de France, 2008 ISBN : 978-2-86000-335-3 En application du Code de la propriété intellectuelle (articles L 122-4 et L 122-5), toute reproduction ou traduction intégrale ou partielle faite sans le consentement de la direction des Archives de France et de l’auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause est illicite. Par conséquent, les copies ou les reproductions du présent ouvrage sont strictement réservées à l’usage privé du copiste. Sous réserve que soient indiqués clairement le nom de l’auteur, celui de la direction des Archives de France et la source, la représentation ou la reproduction d’extraits du présent ouvrage à des fins exclusives d’illustration dans le cadre de l’enseignement et de la recherche sont autorisées dès lors que le public auquel cette représentation ou cette reproduction est destinée est composé majoritairement d’élèves, d’étudiants, d’enseignants ou de chercheurs directement concernés et que l’utilisation de cette représentation ou cette reproduction ne donne lieu à aucune exploitation commerciale. En couverture : Salle des serveurs du ministère de la Culture et de la Communication © Direction des Archives de France, photographie François Carlet-Soulages, 2007. Publié en ligne le 9 décembre 2008 (version 1). Annexes Exigences types pour la maîtrise de l’archivage électronique – Spécifications MoReq2 – 2008 254 Direction des Archives de France Version française de Model Requirements for the Management of Electronic Records. MoReq2 Specification - 2008 Annexe 1 –Publications de référence Ces spécifications ont été élaborées en référence aux spécifications et publications suivantes : Réf Nom et Propriétaire de la source URL ou précisions sur la publication [1] Métadonnées du Dublin Core, Version 1.1 : description de référence http://dublincore.org/documents/dces/ [2] Exigences fonctionnelles pour l’archivage électronique (Archives nationales de Grande-Bretagne) http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/reqs2002/ default.htm [3] Guide pratique pour l’admissibilité légale et la valeur juridique de l’information stockée électroniquement (Institut britannique de normalisation) Publié par l’Institut britannique de normalisation (www.bsi- global.com) sous le nom BSI BIP 0008 [4] La conservation de l’intégrité des documents archivés électroniquement (Projet UBC-MAS) (Université de Colombie britannique) http://www.interpares.org [5] Standard 5015.2 « Conception des logiciels d’archivage électronique » (Département de la Défense, USA) http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/ [6] Archives nationales d’Australie – Spécifications fonctionnelles pour les logiciels d’archivage électronique – Projet soumis à commentaires Ce projet de document n’est plus accessible. Un document similaire est disponible sur http://www.naa.gov.au/Images/ERMSspecifications_tcm2- 1007.pdf [7] Archives nationales de Norvège – NOARK-4 Système d’archivage norvégien Version 4 – Partie 1 Description fonctionnelle et spécifications http://www.arkivverket.no/arkivverket/lover/elarkiv/noark- 4/english.html [8] Exigences fonctionnelles pour la préservation des archives électroniques. http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/functional_requir ements.pdf [9] Projet InterPARES 2 – Base de données terminologique http://www.interpares.org/ip2/ip2_terminology_db.cf.m [10] Guide du DLM Forum http://dlmforum.typepad.com/gdlines.pdf Exigences types pour la maîtrise de l’archivage électronique – Spécifications MoReq2 – 2008 255 Direction des Archives de France Version française de Model Requirements for the Management of Electronic Records. MoReq2 Specification - 2008 Annexe 2 – élaboration de ces Spécifications Généralités Les spécifications MoReq2 ont été élaborées pour la Commission européenne par une équipe de Serco Consulting (ex-Cornwell Management Consultants plc), basée au Royaume-Uni. MoReq2 s’appuie sur un rapport d’étude détaillé produit par le DLM Forum. L’équipe projet de Serco était composée de consultants spécialisés qui ont rédigé les spécifications, d’une équipe de direction de projet, d’un secrétariat et d’un Comité éditorial constitué d’experts en records management de divers pays d’Europe et d’Amérique du Nord (voir annexe 4). Le dernier projet de l’ensemble du document a été relu par un relecteur semi-indépendant. La documentation de test a été produite par une équipe de la société Imbus AG. Les exigences ont fait l’objet de plusieurs niveaux de relecture. Dans un premier temps, les membres de l’équipe de rédaction ont échangé leurs travaux de relecture. Puis le projet de spécifications a été soumis à un processus de relecture par des pairs représentant un large panel d’acteurs de la communauté de l’archivage et du records management. Ce panel a été divisé en : • Panel d’institutions archivistiques ; • Panel d’experts ; • Panel d’utilisateurs ; • Panel de fournisseurs. Certaines versions du projet ont également été relues par le Comité éditorial MoReq2. Le Comité a rencontré l’équipe de rédaction à deux reprises, apportant une aide et une orientation précieuse ; par la suite, ses membres ont complété leurs commentaires par courriel. Une version intermédiaire puis une seconde ont été soumises à l’approbation de la Commission européenne. Ces documents ont été relus au nom de la Commission par un comité de lecture du DLM Forum constitué d’experts représentants les principaux États membres de l’Union. L’organisation de l’équipe projet est schématisée dans la figure A2.1 ; voir l’annexe 4 pour le détail des membres. Exigences types pour la maîtrise de l’archivage électronique – Spécifications MoReq2 – 2008 256 Direction des Archives de France Version française de Model Requirements for the Management of Electronic Records. MoReq2 Specification - 2008 Directeur de projet Commission DLM Forum Equipe de rédaction Relecteur semi-indépendant Secrétariat Equipe de direction Equipe de test Panel d'experts Comité éditorial Panel d'institutions Panel d'utilisateurs Panel de fournisseurs panel de relecteurs Figure A2.1 Une rencontre d’initialisation du projet s’est tenue à Londres avec l’équipe de rédaction et le Comité éditorial. Elle a permis de valider le protocole de travail et divers principes, et d’identifier des références- clés. Elle a été suivie de recherches débouchant sur l’identification de références pertinentes présentées à l’annexe 1. Un examen détaillé de ces références a été mené pour s’assurer que les spécifications incluaient toutes les exigences pertinentes. Le texte original de MoReq a été importé dans un outil logiciel (Telelogic DOORS), spécialisé dans la gestion des exigences et des modifications. L’outil a été utilisé par l’équipe de rédaction pour gérer les versions échangées entre les membres de l’équipe et pour tracer et intégrer les commentaires des relecteurs. Le document a été organisé pour refléter la structure du rapport d’étude de MoReq2 de façon à maintenir le lien avec le MoReq original. Au fur et à mesure de l’achèvement des chapitres, le texte a été publié sur le site web de MoReq2. Tous les relecteurs du panel étaient alors avertis et sollicités pour apporter leurs contributions via un formulaire de commentaires importables dans le logiciel DOORS pour prise en compte par l’équipe de rédaction. Après la publication selon cette voie de la majorité des chapitres, une version presque complète du document a été consolidée et diffusée au Comité éditorial pour analyse des points majeurs en prévision de la seconde rencontre du Comité. Lors de cette réunion, à Londres, un consensus a été trouvé entre les membres sur la majorité des points soulevés. Le document a alors été révisé à la lumière de cette validation. La nouvelle version de MoReq2 a été livrée au directeur de projet de la CE et aux membres du DLM Forum pour relecture. L’évaluation officielle de cette version intermédiaire a été remise à Serco et discutée lors d’une rencontre de projet à Bruxelles. L’équipe de rédaction a pris en compte tous les commentaires reçus, tant des relecteurs officiels que de l’ensemble des panellistes. Ils ont alors été intégrés ou exclus en fonction de leur pertinence. Ce processus a été sévère et itératif dans la mesure où de nombreux commentaires étaient incompatibles ou hors du champ Exigences types pour la maîtrise de l’archivage uploads/s1/ fr-moreq2-french-annexes.pdf