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Guide de l’auditeur Recommandations pour la conduite des audits réglementaires

Guide de l’auditeur Recommandations pour la conduite des audits réglementaires de sécurité de la navigation aérienne STAC s se er rv vi ic ce e t te ec ch hn ni iq qu ue e d de e l l’ ’A Av vi ia at ti io on n c ci iv vi il le e www.stac.aviation-civile.gouv.fr Guide de l’auditeur Recommandations pour la conduite des audits réglementaires de sécurité de la navigation aérienne STAC Service technique de l’aviation civile 94381 BONNEUIL-SUR-MARNE CEDEX Département Systèmes d’information et Navigation aérienne SOUEIDAN Khaled Chef subdivision OPS - Rédacteur MARMANDE Caroline Chargée de projet CNS - Vérificateur SERABIAN Stephane Chef division NA Approbateur Version v1r3 du 20-03-2009 Ref: GUI/STAC/SINA/NA/09-018 Ce document est mis à disposition de la communauté aéronautique sur le site internet du service technique de l'Aviation civile (STAC) www.stac.aviation-civile.gouv.fr. Toute reproduction ou communication de ce document, de son contenu ou de sa nature, même partielle, exceptés les usages internes des services de la direction générale de l’Aviation civile, est strictement interdite sans le consentement écrit du STAC. Afin d'améliorer la qualité de ses publications et vous tenir informé de toute version ultérieure de ce guide, le STAC vous invite à lui faire part de tout commentaire ou suggestion d'amélioration selon les modalités décrites en annexe 4. G GU UI ID DE E D DE E L L’ ’A AU UD DI IT TE EU UR R Le guide de l'auditeur s'adresse principalement aux agents chargés de réaliser des audits réglementaires de sécuri- té dans le cadre des missions de certification et de surveillance des prestataires de services de navigation aérienne. Il complète, sous forme de recommandations, les procédures et les dispositions prescrites par l'autorité de sur- veillance des prestataires de service de la navigation aérienne. Le document décrit dans un premier temps une méthodologie technique de référence fondée sur les bonnes pra- tiques et les recommandations fournies par Eurocontrol dans le cadre de l'exigence réglementaire de sécurité relati- ve à la supervision de la sécurité de l'ATM (ESARR 1) et par l'ISO dans le domaine des audits de systèmes de mana- gement (ISO 19011). Il intègre dans un second temps un ensemble de fiches pratiques pour la conduite des audits. Les bonnes pratiques compilées dans ce guide ont vocation à être réactualisées en s'intégrant dans un cycle qui inclut la formation des auditeurs, la réalisation des audits et la prise en compte de retours d'expérience. Focalisé essentiellement sur les techniques d'audit, le document n'intègre, par ailleurs, aucun élément d'interpréta- tion ou de mise en œuvre de la réglementation dans le domaine de la navigation aérienne. Enfin, l'application de cette méthodologie doit rester flexible et les auditeurs devront adapter les outils et leurs pra- tiques en fonction des procédures, des dispositions et des objectifs prescrits par leurs clients mais également de la taille, la nature et la complexité des organismes à auditer. Standardisation des audits de systèmes de management; Bonnes pratiques et recommandations pour la conduite d'audits; Audits réglementaires de sécurité des services de navigation aérienne; Audits de systèmes de management de la sécurité et/ou de la qualité; Processus d'audit; Acteurs de l'audit; Étapes d'un audit; Techniques d'audit; Techniques de communication et de questionnement; Compétences et responsabilités des auditeurs; Code de déontologie; Outils d'aide à la conduite d'audits. Mots clés Résumé S Se er rv vi ic ce e t te ec ch hn ni iq qu ue e d de e l l’ ’A Av vi ia at ti io on n c ci iv vi il le e 3 V Ve er rs si io on n D Da at te e S Sy yn nt th hè ès se e d de es s é év vo ol lu ut ti io on ns s A Au ut te eu ur r( (s s) ) - 06-12-2007 Création et conception de la structure du document. K.SOUEIDAN v1r0 17-01-2008 Consolidation de la structure du document Revue interne du document Guide v1r0 acceptée par la DCS K.SOUEIDAN v1r1 12-09-2008 Développement du guide avec intégration des éléments suivants: • § III du MCT-NA (audits réglementaires de sécurité) • remarques DCS formulées sur v1r0 • fiches pratiques K.SOUEIDAN • liens hypertextes Guide v1r1 acceptée par la DCS. v1r2 23-01-2009 Développement du guide avec intégration des éléments suivants: • norme EN ISO 19011 • guide Eurocontrol EAM 1 / GUI 3 • revues internes du document K.SOUEIDAN • définition des modalités de diffusion • signalétique du document Guide v1r2 acceptée par la DCS. v1r3 20-03-2009 Finalisation du guide et travaux de PAO pour une publication K.SOUEIDAN Gestion d des versions G GU UI ID DE E D DE E L L’ ’A AU UD DI IT TE EU UR R S SO OM MM MA AI IR RE E 1 1 P PR RÉ ÉA AM MB BU UL LE E 6 6 1.1 Introduction 6 1.2 Objet du document 6 1.3 Cycle de vie des bonnes pratiques 6 1.4 Méthodologie de référence 7 1.5 Fiches pratiques et listes de contrôle 7 1.6 Documents de référence/Bibliographie 7 2 2 M MÉ ÉT TH HO OD DO OL LO OG GI IE E D DE E R RÉ ÉF FÉ ÉR RE EN NC CE E 8 8 2.1 Standardisation de la démarche d'audit 8 2.2 Processus d'audit de systèmes de management 8 2.2.1 Vue générale d'un processus d'audit 8 2.2.2 Évaluation d'un système de management 9 2.2.3 Déroulement d'un audit de système de management 9 2.3 Rôles et responsabilités des différents acteurs de l'audit 10 2.3.1 Le commanditaire de l'audit 10 2.3.2 Le responsable d'audit 10 2.3.3 L'auditeur 10 2.3.4 L'observateur 10 2.4 Phase 1 : Déclenchement de l'audit 10 2.4.1 Nomination de l'équipe d'audit 10 2.4.2 Définition du mandat de l'audit 11 2.4.3 Premier contact avec l'audité 11 2.5 Phase 2 : Préparation de l'audit 12 2.5.1 Élaboration de la stratégie d'audit 12 2.5.2 Élaboration du plan d'audit 12 2.5.3 Élaboration des grilles d'entretien 14 2.5.3.1 Questions de haut niveau 15 2.5.3.2 Questions de bas niveau 15 2.5.3.3 Exemples de points de contrôle 15 2.6 Phase 3 : Conduite de l'audit sur site 16 2.6.1 La réunion d'ouverture 16 2.6.2 Entretiens et revue de documents 16 2.6.2.1 Conduite des entretiens 16 2.6.2.2 Visites et revues de documents 17 2.6.3 Consolidation des constats 17 2.6.4 Coordination entre auditeurs 17 2.6.5 Coordination avec l'audité 18 2.6.6 La réunion de clôture 18 2.7 Phase 4 : Clôture de l'audit 18 2.7.1 Rédaction du rapport d'audit 18 2.7.2 Clôture et suivi de l'audit 19 Sommaire S Se er rv vi ic ce e t te ec ch hn ni iq qu ue e d de e l l’ ’A Av vi ia at ti io on n c ci iv vi il le e 2.8 Techniques de communication et de questionnement 19 2.8.1 Communication 19 2.8.2 Questionnement 19 2.9 Référentiel des compétences des auditeurs 20 2.9.1 Qualités personnelles requises 20 2.9.2 Compétences en techniques d'audit de systèmes de management 21 2.9.3 Compétences en techniques de communication et de questionnement 21 2.9.4 Compétences en gestion de la sécurité de la Navigation Aérienne 21 3 3 G GL LO OS SS SA AI IR RE ES S 2 22 2 3.1 Systèmes de management de la sécurité 22 3.2 Audits de systèmes de management 22 3.3 Constats d'audit 23 3.4 Actions d'amélioration 23 T Ta ab bl le e d de es s a an nn ne ex xe es s 2 24 4 ANNEXE 1 - FICHES PRATIQUES 24 Fiche 1 : Préparer un audit 24 Fiche 2 : Élaborer un plan d'audit 25 Fiche 3 : Élaborer une grille d'entretien 26 Fiche 4 : Mener des entretiens et recueillir des preuves d'audit 27 Fiche 5 : Établir des constats d'audit 28 Fiche 6 : Code de déontologie des auditeurs 29 ANNEXE 2 - LISTES DE CONTRÔLE 30 Liste de contrôle 1 : Premier contact avec un organisme audité 30 Liste de contrôle 2 : Réunion d'ouverture 31 Liste de contrôle 3 : Réunion de clôture 32 Liste de contrôle 4 : Mener un entretien 33 Liste de contrôle 5 : Rédiger un écart 33 ANNEXE 3 - CORRESPONDANCES AVEC LES NORMES EXISTANTES 34 1 Correspondances avec la norme ISO 19011 34 2 Correspondances avec le guide Eurocontrol EAM 1 – GUI 3 35 ANNEXE 4 – RETOUR D'INFORMATION 36 1 Votre avis nous intéresse 36 2 Questionnaire de Retour d'Information 37 T Ta ab bl le e d de es s f fi ig gu ur re es s Figure 1. Cycle de vie des bonnes pratiques d'audit 6 Figure 2. Vue schématique du processus d'audit 8 Figure 3. Différents niveaux d'évaluation des systèmes de management 9 Figure 4. Vue synthétique du déroulement de l'audit 9 Figure 5. Exemple de matrice de couverture des critères d'audit 14 Figure 6. Exemple de plan d'audit 15 5 G GU UI ID DE E D DE E L L’ ’A AU UD DI IT TE EU UR R C CH HA uploads/s1/ guide-auditeur-v1r3-pdf.pdf