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DÉCOUVREZ NOTRE GUIDE DE BONNES PRATIQUES TÉLÉ@CTES OBJECTIF 100% TÉLÉ@CTES NOU

DÉCOUVREZ NOTRE GUIDE DE BONNES PRATIQUES TÉLÉ@CTES OBJECTIF 100% TÉLÉ@CTES NOUVEAU PÉRIMÈTRE PRÉPARATION DÉPÔT 1 Préambule Afin de vous permettre de répondre à l’obligation Télé@ctes telle qu’elle est fixée par le décret n° 2017-770 du 4 mai 2017, nous vous proposons ce guide des bonnes pratiques à mettre en œuvre lors de la rédaction de vos actes. Ces bonnes pratiques se résument en 5 étapes majeures que nous reverrons en détail dans ce document :  Alimenter les champs grisés et les choix de trames indispensables pour la dématérialisation, dont le résultat est l’@.  Eviter de modifier l’agencement de vos actes, l’agencement des signets répond aux exigences des cahiers des charges Télé@ctes et permet la bonne construction de la copie authentique dématérialisée.  S’assurer avant la signature de l’acte par les clients que votre copie authentique dématérialisée ne rencontre aucune difficulté lors de sa génération (problème de tableau complexe, caractères spéciaux non gérés par l’application Télé@ctes, etc.).  Anticiper le dépôt de vos actes afin de vous prémunir d’éventuelles difficultés techniques ou autres empêchant l’envoi. Cette étape est déterminante pour garantir la réussite de vos télétransmissions.  Suivre l’état d’avancement des dépôts depuis le parapheur. 2 Table des matières 1. Mise en surbrillance des variables pour Télé@ctes ............................................ 3 2. Mise en place des signets .................................................................................... 4 3. Contrôle Télé@ctes ............................................................................................. 5 4. Contrôle de la copie authentique dématérialisée avant signature ..................... 7 5. Un outil de secours : la copie authentique dématérialisée libre ....................... 10 6. La création du dépôt Télé@ctes et la chronologie d’un dépôt type ................. 12 7. Périmètre de l’obligation Télé@ctes du 1er janvier 2018 .................................. 15 8. Où trouver la documentation et les réponses à mes questions Télé@ctes ? ... 17 3 1. Mise en surbrillance des variables pour Télé@ctes Dans la barre d’outils GenApi, cliquer sur l’icône : Les variables nécessaires pour Télé@ctes s’affichent alors en surbrillance dans l’acte : Ces variables ne doivent pas être supprimées et doivent être complétées au moyen du cadenas . 4 2. Mise en place des signets Ces signets servent à rendre visible les paragraphes qui sont repris dans l’élaboration de la copie dématérialisée Télé@ctes. Ils ne doivent pas être supprimés. Il est important de conserver l’ensemble de ces signets et de ne pas les déplacer afin que la copie authentique dématérialisée se construise correctement. Pour les faire afficher, cliquer sur l’icône de la barre d’outils iNot : Résultat dans l’acte : 5 3. Contrôle Télé@ctes Le contrôle Télé@ctes est une première étape vers le dépôt Télé@ctes. En effet, ce contrôle permet de s’assurer que tous les champs grisés ainsi que les choix de trame obligatoires pour Télé@ctes sont bien renseignés. Pour vérifier que le contrôle Télé@ctes est valide, il existe trois méthodes : ▪ Depuis l’icône en haut de la trame GenApi, vous obtenez la confirmation que les données sont valides ou la liste des erreurs à corriger pour rendre l’acte Télé@ctable : =>  6 =>  ▪ Lors de la fermeture de l’acte, en cliquant sur l’icône de la barre d’outils iNot, le même message apparait que précédemment « les données sont valides pour Télé@ctes » ou bien la liste des erreurs à corriger. ▪ Dans le dossier, sur la ligne de l’acte, il apparait le symbole . Si l’acte n’est pas Télé@ctable, le symbole est avec l’indication des erreurs : Pour votre assistance, l’ensemble des messages d’erreur T@ sont expliqués dans l’assistant virtuel dont il sera ci-après question. 7 4. Contrôle de la copie authentique dématérialisée avant signature L’@ vert sur la ligne de l’acte ne suffit pas à s’assurer que l’acte peut être transmis par Télé@ctes. Il est important de s’assurer que la copie authentique dématérialisée se crée correctement. En effet, la présence dans l’acte de tableaux complexes ou de caractères spéciaux non gérés par l’application Télé@ctes empêchent la construction de la copie authentique dématérialisée. En conséquence, nous vous conseillons de créer la copie authentique dématérialisée Télé@ctes dès que la rédaction de l’acte est terminée (avant la signature de l’acte par les clients). Le dépôt d’un acte au format Télé@ctes est composé de données dites structurées et littérales qui forment la copie authentique dématérialisée, ces informations doivent impérativement être collationnées et identiques. Données structurées : Ces données sont composées des informations issues des fiches clients et immeubles, de certains choix importants dans la trame de l’acte, mais également de la saisie de variables telles que le prix (pour l’acte de vente) ou la génération du tableau des droits de mutation. Données littérales : Il s’agit littéralement de l’acte, première et deuxième partie. 8 ATTENTION aux discordances entre les données structurées et les données littérales cette vérification vous appartient, aucun contrôle automatique n’est effectué sur ce point. Le contrôle de cohérence entre l’acte littéral et les données structurées ou zones grisées doit être fait AVANT la signature afin de détecter les incohérences et les rectifier avant la signature. Lorsque l’acte est télé@ctable, cliquer sur le bouton et ensuite faire : 9 La copie authentique dématérialisée apparait. Il convient alors de vérifier la cohérence entre les données structurées (à gauche) et les données littérales (à droite) : En cas d’incohérence (comme ci-dessous), il est toujours possible, à ce stade, de modifier la fiche client / fiche immeuble ou le choix de trame correspondant : 10 5. Un outil de secours : la copie authentique dématérialisée libre Afin de vous permettre la télépublication de vos actes à 100 %, trois solutions de secours vous seront proposées d’ici la fin d’année 2017 : 1. La possibilité de créer la copie authentique dématérialisée malgré le contrôle Télé@ctes invalide sur l’acte (@) Dans la copie authentique dématérialisée, les champs invalides sont mis en évidence afin qu’ils soient corrigés. 2. La liberté totale de modification des données structurées de la copie authentique dématérialisée afin de permettre une mise en conformité des données structurées et les données littérales : Il est possible de supprimer une fiche client et/ou immeuble et d’en ajouter une nouvelle, de modifier chaque champ des données structurées. 11 3. La construction d’une copie authentique dématérialisée à partir d’un acte libre. Si l’acte n’a pas été rédigé à partir d’une trame GenApi, mais figure sur un document Word, il sera quand même possible de créer une copie authentique dématérialisée et de déposer cet acte par Télé@ctes. Les données structurées de cette copie dématérialisée seront alors à alimenter manuellement. Ces trois évolutions sont des outils de secours que nous mettons à votre disposition. La charge de travail liée à l’utilisation de ces nouveaux outils (alimentation manuelle) est beaucoup plus lourde que la procédure classique (alimentation automatique). 12 6. La création du dépôt Télé@ctes et la chronologie d’un dépôt type Il est très important de ne pas attendre le dernier moment pour déposer vos actes au SPF afin de pouvoir anticiper un éventuel obstacle rencontré lors d’un dépôt T@. Afin que vous puissiez suivre les actes à déposer, un compteur est en cours d’intégration dans le volet d’action « Formalités » depuis l’accueil d’iNot. Ce compteur se base sur la date de signature de l’acte. Depuis le parapheur des dépôts, il est également important de suivre l’évolution de l’état des dépôts. Voici ci-dessous la chronologie classique d’un dépôt Télé@ctes : 1. Création du dépôt Télé@ctes Il est important de s’assurer au plus tôt que le dépôt Télé@ctes se crée et que celui-ci peut être transmis au notaire pour signature. 2. Attente de signature de la copie authentique dématérialisée par le notaire Depuis le parapheur dépôts, une fois le dépôt Télé@ctes créé, celui se trouve « en attente de signature de la copie authentique dématérialisée ». 3. Attente d’AO de la comptabilité Une fois l’acte signé par le notaire, il est alors automatiquement transmis au service comptabilité afin d’effectuer le virement de la provision. 13 Les dépôts apparaissent alors depuis le parapheur des dépôts « En attente d’AO de la comptabilité ». 4. A envoyer à Planète Une fois le paiement effectué, le dépôt passe ensuite automatiquement « à envoyer à Planète ». 5. En attente d’intégration des services de la publicité foncière Une fois l’acte envoyé au SPF il passe « en attente d’intégration des services de publicité foncière » dans le parapheur. Cet état signifie que votre acte est bien parti mais qu’il n’a pas encore été réceptionné par le SPF. 6. En cours de traitement Une fois que le SPF accuse réception de l’acte, celui-ci passe dans « en cours de traitement ». 7. Retour dématérialisé à pointer Lorsque l’acte est publié par le SPF, vous recevez de façon dématérialisée les mentions de publications de l’acte et la facture. L’acte apparait alors dans l’état « retour dématérialisé à pointer ». 14 Enfin, en plus du parapheur dépôt, vous pouvez suivre l’état des actes depuis le volet d’action « publicité foncière » : Le symbole qui figure dans cette colonne vous indique également l'état d'avancement des formalités postérieures de l'acte en question : = acte non déposé, = acte déposé non rentré, = acte déposé et rentré. 15 uploads/s1/ guide-bonnes-pratiques-teleactes-web.pdf