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Guide CICF SPL sept 2010-V0.doc Guide du contrôle interne comptable et financie

Guide CICF SPL sept 2010-V0.doc Guide du contrôle interne comptable et financier dans le secteur public local Service des Collectivités Locales Sous-direction de la Gestion Comptable et Financière des Collectivités Locales Projet Qualité des Comptes Locaux 2 INTRODUCTION Le présent guide du contrôle interne comptable et financier (CICF) est un document à l’usage de tous les agents de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) en charge de la gestion comptable et financière du secteur public local (SPL), tant dans les trésoreries mixtes et spécialisées que dans les Directions Régionales et Départementales des Finances Publiques (DRFiP/DDFiP). La notion de SPL intègre les collectivités territoriales, leurs établissements publics (à l’exclusion des établissements publics locaux d’enseignement dotés d’agents comptables et des offices publics de l’habitat gérés en comptabilité de commerce), les établissements publics de santé, les établissements publics de coopération culturelle, les associations syndicales de propriétaires ainsi que, lorsque leurs comptes sont tenus par un comptable de la DGFiP, les groupements de coopération sanitaire, les groupements de coopération sociale et médico-sociale et les groupements d’intérêt public à caractère local (même si leurs comptes ne sont pas tenus avec l’application Hélios). Le guide est issu des travaux d’approfondissement du contrôle interne dans le SPL menés par l’administration centrale avec le réseau de la DGFiP. Ces travaux ont vocation à être progressivement enrichis avec les recommandations formulées par le Comité partenarial de fiabilisation des comptes publics locaux constitué en 2010 à l’initiative du Ministre du Budget, des Comptes publics et de la Réforme de l’Etat. Dans l’attente de la diffusion d’outils élaborés par ce comité, le guide du CICF dans le SPL constitue un cadre méthodologique pouvant servir de base de réflexion commune à l’ordonnateur et au comptable car, bien que chacun d’entre eux dispose de son propre dispositif de CICF, la démarche de CICF associe nécessairement les deux acteurs de la fonction comptable. L’ordonnateur et le comptable sont amenés à partager des informations, des éléments de méthodologie et des outils pour fiabiliser de bout en bout les chaînes administratives comptables et financières. Cette démarche commune formalisée notamment par la signature des conventions de services comptable et financier et des engagements partenariaux participe à l’amélioration de la fiabilité des comptes publics locaux qui est l’un des axes stratégiques de la DGFiP. Le CICF s’exerce sur le périmètre de la tenue des comptes publics locaux et constitue, à ce titre, une composante du contrôle interne qui porte sur l’ensemble de l’activité. La mise en œuvre d’un dispositif de contrôle interne permet de s’assurer de la maîtrise du fonctionnement des services et des activités et s’inscrit dans la démarche globale de maîtrise des risques de la DGFiP. Le guide du CICF dans le SPL définit la méthodologie, l’organisation et les outils du dispositif de contrôle interne qui doit être adapté par les directions locales et les comptables aux missions, aux besoins, aux enjeux financiers et aux effectifs. Les documents mentionnés dans le guide du CICF dans le SPL (y compris les maquettes à compléter et les exemples de documents complétés) sont consultables et téléchargeables sur l’intranet de la DGFiP, dans l’espace SPL, sous la rubrique consacrée à la qualité des comptes locaux (cf. plan de la rubrique joint en annexe). Les documents concernant la maîtrise des risques au sein de la DGFiP sont publiés par la Mission Nationale de Maîtrise des Risques (MNMR) sur l’intranet Ulysse Cadres, sous la rubrique « Piloter ». Tous les concepts utilisés sont définis dans le glossaire de la maîtrise des risques et dans le glossaire complémentaire du contrôle interne dans le SPL, également mis en ligne sur les espaces intranet précités. 3 SOMMAIRE 1. La maîtrise des risques comptables et financiers dans le SPL ................................................................... 4 2. Les objectifs de la DGFiP dans le SPL......................................................................................................... 4 2.1. La typologie des objectifs.......................................................................................................................... 4 2.2. L’objectif de fiabilité des comptes publics locaux..................................................................................... 5 3. La démarche de contrôle interne comptable et financier dans le SPL...................................................... 5 3.1. La définition du contrôle interne............................................................................................................... 6 3.2. Les fondements du CICF........................................................................................................................... 7 3.3. La maîtrise des activités comptables et financières .................................................................................. 7 3.4. L’identification des risques....................................................................................................................... 8 3.5. Les outils de contrôle interne.................................................................................................................... 9 4. Les caractéristiques du dispositif de CICF dans le SPL........................................................................... 11 4.1. L’organisation......................................................................................................................................... 11 4.2. La traçabilité........................................................................................................................................... 12 4.3. L’évaluation ............................................................................................................................................ 12 5. Le dispositif de maîtrise des risques au niveau national........................................................................... 14 5.1. Le Directeur Général et le Comité National de Maîtrise des Risques .................................................... 14 5.2. La Mission Nationale de Maîtrise des Risques ....................................................................................... 14 5.3. Le Service des Collectivités Locales ....................................................................................................... 14 6. Le dispositif de maîtrise des risques au niveau des DRFiP/DDFiP.......................................................... 14 6.1. Les intervenants ...................................................................................................................................... 14 6.2. L’identification des risques dans le SPL au niveau départemental......................................................... 16 6.3. La fixation des objectifs en matière de contrôle interne et de fiabilité comptable.................................. 17 6.4. La mise en œuvre du plan départemental de contrôle interne du SPL.................................................... 18 6.5. Le reporting et la valorisation des résultats du contrôle interne au niveau départemental.................... 23 6.6. Le suivi et l’actualisation des plans d’actions ........................................................................................ 25 6.7. Les mesures d’accompagnement du dispositif de CICF.......................................................................... 25 6.8. Le calendrier des travaux de CICF en DRFiP/DDFiP........................................................................... 26 7. Le dispositif de maîtrise des risques comptables et financiers au niveau des trésoreries...................... 29 7.1. L’identification des risques dans le SPL au niveau de la trésorerie....................................................... 29 7.2. Le plan de contrôle interne de la trésorerie............................................................................................ 31 7.3. Le plan d’actions de la trésorerie ........................................................................................................... 32 7.4. La démarche partenariale avec les ordonnateurs en matière de fiabilité comptable ............................. 32 7.5. La mise en œuvre du plan de contrôle interne de la trésorerie............................................................... 32 7.6. Le reporting et la valorisation des résultats du contrôle interne au niveau de la trésorerie.................. 36 7.7. Le suivi et l’actualisation du plan d’actions de la trésorerie.................................................................. 36 7.8. Le calendrier des travaux de CICF en trésorerie ................................................................................... 36 4 1. La maîtrise des risques comptables et financiers dans le SPL La DGFiP a engagé une démarche globale de maîtrise des risques dont l’organisation est définie par la note au réseau de la MNMR n° 2009/06/15997 du 30 juillet 2009 et qui a pour objectifs : - la maîtrise par chaque service de ses activités ; - la réalisation sécurisée des missions par la diminution de l’exposition aux risques ; - l’amélioration de la performance globale de la DGFiP par la diminution du nombre et de l’impact des incidents et le renforcement en conséquence de sa fiabilité auprès de ses interlocuteurs et partenaires. La maîtrise des risques se définit comme la mise en place d’un dispositif administratif s’assurant que, dans chaque entité de travail, il existe une description précise de l’organisation, des processus de travail et des types de contrôle permettant, si les prescriptions sont respectées, d’assurer la couverture des risques et de donner une assurance raisonnable de la maîtrise du fonctionnement des services et des activités. Elle s’appuie sur les trois leviers du contrôle interne : - la définition et l’organisation des tâches, des acteurs et des contrôles ; - la documentation des procédures ; - la traçabilité des opérations. Le Service des Collectivités Locales (SCL) conçoit et met à disposition du réseau les outils de toute nature en termes d’organisation, de documentation, de contrôle et de formation lui permettant de maîtriser ses activités dans le SPL. Le présent guide est un document permettant d’approfondir la démarche de maîtrise des risques dans le SPL pour les activités comptables et financières. Certains concepts relatifs à la maîtrise des risques et au contrôle interne sont explicités pour faciliter la compréhension du périmètre et de l’organisation du dispositif de CICF dans le SPL. 2. Les objectifs de la DGFiP dans le SPL Les risques ne peuvent être identifiés qu’au regard des objectifs que la DGFiP s’est fixés. Ces objectifs ont été classés dans une typologie élaborée par la MNMR. 2.1. La typologie des objectifs La classification des objectifs de la DGFiP comporte trois catégories qui sont déclinées en neuf sous-objectifs : - la sécurité et la régularité des opérations : sécurité des biens et des personnes maîtrise du système d’information respect des règles déontologiques - la qualité des activités opérationnelles et de soutien : qualité de l’organisation qualité de service qualité des travaux - la qualité des opérations comptables et financières : qualité budgétaire qualité comptable qualité bancaire Le sujet spécifique de la maîtrise des risques déontologiques à la DGFiP a fait l’objet d’une note au réseau de la MNMR n° 2009/11/7729 du 14 janvier 2010. 5 La qualité comptable est l’une des composantes essentielles du concept plus large de fiabilité comptable qui recouvre les notions de régularité, de sincérité et d’image fidèle. L’objectif de fiabilité comptable revêt une importance particulière pour les activités comptables et financières du SPL. 2.2. L’objectif de fiabilité des comptes publics locaux Les instructions budgétaires et comptables du SPL (M14, M52, M71,…) reposent sur l’application des principes généraux du droit comptable, selon lesquels les comptes annuels doivent être réguliers, sincères et donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat. Les exigences uploads/s1/ guide-controle-interne-comptable-et-financier-secteur-public-local-pdf.pdf