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Guide concernant le système de contrôle interne des processus avec incidences f

Guide concernant le système de contrôle interne des processus avec incidences financières dans l’administration fédérale Directives et instructions pour l’introduction et la documentation du système de contrôle interne des unités administratives Version 1.0 (approuvée) 30 septembre 2007 www.efv.admin.ch Liste des abréviations AFF Administration fédérale des finances CDF Contrôle fédéral des finances COSO Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission Le Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO), dont la création remonte à 1985, est une organisation américaine du secteur privé, constituée sur une base volontaire. Son but est d’aider à améliorer, sur le plan qualitatif, les rapports financiers par une approche éthique, des contrôles internes efficaces et une bonne gestion d’entreprise. Le COSO a publié en 1992 le modèle COSO, référentiel de contrôle interne reconnu par la SEC (Securities and Exchange Commission). DEP Département DFF Département fédéral des finances FISP Inspection des finances (Finanzinspektorat) INTOSAI International Organization of Supreme Audit Institutions (Organisation internationale des institutions supérieures de contrôle des finances publiques) L’Organisation internationale des institutions supérieures de contrôle des finances publiques est l’organisation faîtière des organes de contrôle externe des finances publiques. Depuis plus de 50 ans, elle offre aux institutions supérieures de contrôle (ISC) un cadre institutionnalisé servant au transfert et à l’accroissement du savoir à travers le monde, afin de renforcer les compétences professionnelles, l’autorité et l’influence des ISC dans les Etats concernés. LCF Loi sur le contrôle des finances LFC Loi sur les finances de la Confédération MGB+TC Manuel de gestion budgétaire et de tenue des comptes de la Confédération NMC Nouveau modèle comptable OFC Ordonnance sur les finances de la Confédération Olico Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes SCI Système de contrôle interne UA Unité administrative - 3 - Table des matières Introduction...............................................................................................................................4 1 Résumé ......................................................................................................................6 2 Bases du SCI des processus avec incidences financières.........................................8 2.1 Bases juridiques sur le plan fédéral .......................................................................8 2.2 Coordination avec la gestion des risques au sein de la Confédération .................9 2.3 Responsabilité du SCI dans l’administration fédérale..........................................11 2.4 Composantes d’un système de contrôle interne..................................................13 2.5 Bibliographie consacrée aux systèmes de contrôle internes ...............................18 3 Directives contraignantes pour les unités administratives ........................................19 3.1 Résultats exigés...................................................................................................19 3.2 Délais contraignants.............................................................................................20 3.3 Evaluation des risques.........................................................................................20 4 Instructions et aides..................................................................................................22 4.1 Aperçu..................................................................................................................22 4.2 Mise en place d’un projet, phase d’introduction...................................................23 4.3 Evaluation des risques et mesures non spécifiques aux processus ....................24 4.4 Inventaire et description des processus avec incidences financières..................25 4.5 Evaluation des risques et description des contrôles ............................................27 5 Efficience du système de contrôle interne ................................................................32 Liste des annexes...................................................................................................................34 - 4 - Introduction Structure du document Chapitre Portée Description 1 Information Résumé Reprise des conclusions des chapitres 2 à 5 2 Information Bases du système de contrôle interne (SCI) - Bases juridiques sur le plan fédéral - Coordination avec la gestion des risques au sein de la Confédération - Responsabilité du SCI dans l’administration fédérale - Composantes d’un SCI 3 Directive (obligatoire) Directives contraignantes pour les unités administratives Directives que les unités administratives sont tenues de remplir lors de l’introduction et de la documentation du SCI. 4 Instructions (facultatives) Instructions et aides Instructions, questionnaires et matériel de présentation conçus pour aider les unités administratives à respecter les directives contraignantes susmentionnées. 5 Directive (obligatoire) Efficience du SCI Directives obligatoires pour les unités administratives, pour assurer un bon fonctionnement synonyme d’efficacité et d’adéquation permanentes du SCI. Annexes Modèles de documents Tableaux à remplir et à compléter par les UA (annexes 1 à 3). Aides Informations et documents d’approfondissement servant d’aide pour compléter les modèles de documents et de soutien pour la phase d’introduction (annexes 4 à 8). Des questions annoncent les thèmes traités au début de chaque chapitre. Une brève réponse à ces questions figure dans le résumé du chapitre 1. Par souci de lisibilité, le présent guide n’utilise que la forme masculine des personnes. Cette formulation inclut toujours le sexe féminin. Destinataires Le présent document est destiné aux directeurs des unités administratives et aux responsables du SCI désignés par eux. Il s’adresse aussi à tous les collaborateurs participant à l’introduction et à la mise en œuvre d’un SCI. - 5 - But du présent document Aujourd’hui déjà, les unités administratives prévoient de nombreuses mesures ou activités servant au contrôle interne. Certaines disposent d’un SCI élaboré et bien mûri. A l’opposé, d’autres procèdent certes à des contrôles de leur travail quotidien, mais sans les consigner par écrit, ou alors il ne reste aucune trace de leurs activités de contrôle. A cela s’ajoute que des contrôles des processus sont fréquemment effectués (p. ex. principe des quatre yeux) sans la compréhension systémique requise (p. ex. réglementation des compétences et des signatures). L’AFF a décidé d’établir le présent guide en se fondant sur les bases juridiques et les instructions correspondantes, compte tenu du degré plus ou moins développé du SCI des unités administratives. Il s’agit d’un soutien qui permettra aux offices de mettre en place – ou tout au moins compléter – leur propre SCI pour les principaux processus avec incidences financières. Même si le guide vise en priorité à garantir la régularité des comptes annuels, il tient aussi en partie compte d’aspects touchant à la rentabilité. Utilité d’un système de contrôle interne Un SCI procure à une unité administrative des avantages substantiels: - protection de la fortune; - garantie de la véracité, de l’universalité et de la régularité de la tenue des comptes; - rapports financiers remis dans les délais et fiables; - transparence et donc possibilité de pilotage ciblé des processus et des risques (analyse du rapport coût-utilité); - documentation et donc compréhensibilité des activités de contrôle – même en l’absence de la personne compétente; - prévention, limitation ou identification précoce des erreurs ainsi que des irrégularités. Limites Même si un bon SCI réduit efficacement les possibilités d’erreur et d’abus, il n’offre pas pour autant une sécurité à 100 %: - des erreurs de jugement, de mauvaises appréciations ou des interprétations erronées font que les risques ne sont pas reconnus ou que des erreurs commises passent inaperçues; - la négligence ou le manque d’attention au stade des contrôles peuvent aboutir à ce que des erreurs ne soient pas remarquées; - si deux personnes ou davantage falsifient des informations, même les contrôles ayant fait leurs preuves deviennent inopérants. - 6 - 1 Résumé La présente section résume le contenu des chapitres 2 à 5. Les affirmations qui suivent répondent aux questions posées au début de chaque chapitre et sont développées au chapitre correspondant. Bases juridiques en vigueur à la Confédération (chapitre 2.1) L’art. 39 LFC charge le Conseil fédéral de prendre les mesures permettant de protéger la fortune de la Confédération, de prévenir ou déceler des erreurs et des irrégularités dans la tenue des comptes ainsi que de garantir la régularité de l’établissement des comptes et la fiabilité des rapports. Selon l’art. 36, al. 3, OFC, les directeurs des unités administratives sont responsables de l’introduction, de l’utilisation et de la supervision du système de contrôle dans leur domaine de compétence. Coordination avec la gestion des risques au sein de la Confédération (chapitre 2.2) La gestion des risques au sein de la Confédération recense les risques opérationnels ou stratégiques en six catégories et prévoit des mesures de contrôle. Les risques financiers et économiques jouent un rôle au même titre que les risques techniques, sociaux ou politiques. Le présent guide se concentre toutefois sur la catégorie des risques financiers. Responsabilité du SCI au sein de l’administration fédérale (chapitre 2.3) Les départements coordonnent les finances dans leur domaine de compétence. Les directeurs des unités administratives sont responsables de l’introduction, de l’utilisation et de la supervision du système de contrôle dans leur office. Ils peuvent déléguer les tâches liées au SCI à une autre personne, en lui confiant les compétences nécessaires. Le responsable du SCI de l’unité administrative sert d’organe de liaison entre l’AFF et elle. Les collaborateurs des unités administratives procèdent aux activités de contrôle et doivent par conséquent comprendre les éléments d’un SCI. L’AFF édicte les instructions pour la mise en place et l’extension du SCI au sein de la Confédération. Elle soutient les responsables du SCI des offices, par le biais d’activités de formation. Le Contrôle fédéral des finances (CDF) et les inspections des finances vérifient, dans le cadre de leur activité, le SCI des unités administratives. Eléments d’un système de contrôle interne (chapitre 2.4) Les éléments du modèle COSO interviennent dans l’élaboration du SCI. Un SCI complet doit prendre en compte l’environnement de contrôle, l’information et la communication, la supervision du SCI, l’évaluation des risques ainsi que les activités de contrôle. Résultats exigés (chapitre 3.1) L’introduction et la documentation du SCI doivent déboucher sur les résultats suivants (la forme étant laissée au choix des unités administratives): a. documentation des risques et mesures non spécifiques aux processus (p. ex. clarté sur les tâches, les compétences et les responsabilités; fonctionnement des échanges d’information entre services; évaluation annuelle du SCI) b. inventaire des processus avec incidences financières c. description des processus avec incidences financières d. analyse des risques et description des contrôles relatifs uploads/s1/ guide-de-controle-interne-pdf.pdf