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CORRESPONDANCE ET RÉDACTION AU GOUVERNEMENT DE L’ONTARIO Deuxième édition Conse

CORRESPONDANCE ET RÉDACTION AU GOUVERNEMENT DE L’ONTARIO Deuxième édition Conseil ontarien des responsables de la correspondance CORRESPONDANCE ET RÉDACTION AU GOUVERNEMENT DE L’ONTARIO Deuxième édition Janvier 2003 PRÉFACE Le Conseil ontarien des responsables de la correspondance a été créé en 1997 afin de faire de la correspondance un outil stratégique de communication et d'améliorer la qualité des services que les unités de correspondance fournissent au gouvernement de l'Ontario et, en bout de ligne, aux Ontariens et Ontariennes. Le Conseil s'est donné pour but principal de créer et de promouvoir des modèles communs à tous et des conseils pratiques pour gérer la correspondance et en assurer la qualité, l'efficacité et la rapidité. La première édition de ce guide (Guide de rédaction du gouvernement provincial) établissait, à l'intention des rédacteurs et rédactrices, des normes de grammaire, de ton et de style auxquels est astreinte la correspondance gouvernementale afin d'assurer une certaine cohérence dans la correspondance de la fonction publique de l'Ontario. La première édition de 1999 a été largement adoptée comme guide faisant autorité dans ce domaine. La deuxième édition continue sur la lancée de la première édition. L'élaboration de la deuxième édition a commencé dès les échanges et réflexions soulevés par la publication de la première édition. La présente mise à jour plus volumineuse du guide répond aux nombreuses questions des personnes travaillant dans le domaine de la correspondance des différents ministères. La création d'un guide de correspondance et de rédaction à l'intention de la fonction publique de l'Ontario est un effort de collaboration. Le président de la deuxième édition est Anthony Gullone, rédacteur principal de l'Unité de correspondance du premier ministre de l'Ontario, et la vice-présidente Fania Urbina, rédactrice de l'Unité de correspondance du premier ministre. Des rédacteurs, rédactrices et réviseurs de plusieurs ministères ont généreusement consacré leur temps à la préparation de ce deuxième guide. Nous remercions Emna Dhahak du ministère des Transports, Stéphanie Fraser du ministère des Services aux consommateurs et aux entreprises, Elisabeth Frécaut de l'Unité de correspondance du premier ministre, Mathieu Marcil du ministère de la Sûreté et de la Sécurité publique et Magda Uzan du ministère de la Santé et des Soins de longue durée qui ont joué un rôle important dans la coordination et la rédaction de ce projet. Elles et il méritent une reconnaissance particulière pour leurs efforts. Pour tout renseignement et commande d'exemplaires de la deuxième édition, veuillez communiquer avec Áine Scully, chef du Conseil ontarien des responsables de la correspondance, au 416 325-3736 ou visiter les sites intranet du Conseil au : http://cco.edu.gov.on.ca, et des communications de la fonction publique au http://intra.infocomm.cab.gov.on.ca/default.htm. Deuxième édition – Automne 2002 Conseil ontarien des responsables de la correspondance Correspondance et rédaction au gouvernement de l’Ontario est la propriété du Conseil Ontarien des responsables de la correspondance. Reproductions et modifications par n’importe quel procédé interdites sans l’autorisation écrite du Conseil. SOMMAIRE Page RENSEIGNEMENTS BIBLIOGRAPHIQUES GÉNÉRALITÉS....................................................................................................................... 1 Date .................................................................................................................................... 1 Adresse complète du destinataire....................................................................................... 1 Appel................................................................................................................................... 6 Corps de la lettre................................................................................................................. 7 Espacement........................................................................................................................ 8 Italique ................................................................................................................................ 9 Pièce jointe et copie............................................................................................................ 9 Trait d'union ...................................................................................................................... 10 VEDETTE ET APPEL........................................................................................................... 12 Titre de civilité................................................................................................................... 12 Titre honorifique................................................................................................................ 12 Député et députée ............................................................................................................ 16 Titre diplomatique ............................................................................................................. 17 Chef autochtone................................................................................................................ 18 Titre religieux .................................................................................................................... 20 MAJUSCULE........................................................................................................................ 22 Abréviation........................................................................................................................ 22 Titres de civilité et de fonction........................................................................................... 23 Parti politique .................................................................................................................... 24 Gouvernement .................................................................................................................. 25 Nationalité et peuples ....................................................................................................... 26 Nom géographique ........................................................................................................... 27 Points cardinaux ............................................................................................................... 28 LOIS ET RÈGLEMENTS...................................................................................................... 29 Loi et projet de loi.............................................................................................................. 29 ÉCRITURE DES NOMBRES................................................................................................ 30 À l'intérieur d'un texte........................................................................................................ 31 Coupure en fin de ligne..................................................................................................... 32 Numéro de téléphone ....................................................................................................... 33 Pourcentage...................................................................................................................... 33 Système métrique............................................................................................................. 34 Symbole des unités........................................................................................................... 35 Somme d'argent................................................................................................................ 35 Heure et durée.................................................................................................................. 36 Année................................................................................................................................ 37 PONCTUATION.................................................................................................................... 38 Virgule............................................................................................................................... 38 Point, deux points, point-virgule........................................................................................ 39 Guillemets......................................................................................................................... 40 Tirets et parenthèses ........................................................................................................ 41 LANGAGE CLAIR ET SIMPLE............................................................................................. 42 Ton.................................................................................................................................... 43 Style.................................................................................................................................. 44 Choix des mots ................................................................................................................. 45 Syntaxe............................................................................................................................. 45 Présentation...................................................................................................................... 46 FÉMINISATION .................................................................................................................... 47 Noms, titres et pronoms.................................................................................................... 47 Quel pronom utiliser?........................................................................................................ 48 Accord de l'adjectif............................................................................................................ 49 Suppression de l'article ou de l'adjectif............................................................................. 49 Mots empruntés à une langue étrangère.......................................................................... 50 Cas particuliers ................................................................................................................. 50 Termes génériques et tournures neutres.......................................................................... 50 VOCABULAIRE ÉLECTRONIQUE....................................................................................... 52 RENSEIGNEMENTS BIBLIOGRAPHIQUES Nous avons effectué de nombreuses recherches et avons surtout consulté le Guide du rédacteur publié par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, Le français au bureau conçu par l'Office québécois de la langue française, le Multidictionnaire des difficultés de la langue française rédigé par Marie-Éva de Villiers, le Guide de rédaction du gouvernement de l’Ontario publié par le Service de traduction du gouvernement du Secrétariat du Conseil de gestion, de même que Écrire simplement : Guide d'application des techniques d'écriture simple, Publications FCAF (Fédération canadienne pour l'alphabétisation en français), 1995 - réédition et Pour un style clair et simple, Multiculturalisme et Citoyenneté Canada, ministre des Approvisionnements et Services Canada, 1991, Ottawa. Nous nous sommes également servis de Microsoft Office 2000, cours et exercices des Éditions Reynald Goulet. Au chapitre de la féminisation, nos travaux ont porté sur À juste titre, Guide de rédaction non sexiste (avril 1998), La féminisation au gouvernement de l'Ontario (2002) publié par le Service de traduction du Secrétariat de gestion et sur le guide intitulé Femme, j'écris ton nom... Guide d'aide à la féminisation des mots de métiers, titres, grades et fonctions, CNRS, Institut National de la Langue Française, 1999. En général, les rédacteurs et les rédactrices de la fonction publique de l'Ontario devraient suivre les indications de ce guide. Il ne traite que des problèmes de rédaction qui peuvent survenir là où tout particulièrement le français peut poser des difficultés aux personnes bilingues. Pour avoir des détails sur des règles spécifiques qui ne se trouvent pas dans ce guide, on peut consulter les sources ci- mentionnées. Cependant, le Guide du rédacteur a préséance sur Le français au bureau. Pour les termes à utiliser pour les personnes handicapées, visiter le site Web du ministère des Affaires civiques au www.gov.on.ca/citizenship/accessibility/french/wordchoices.htm. Pour la manière de s'adresser aux personnes officielles, consulter le site Web des formules épistolaires du gouvernement fédéral au www.pch.gc.ca (voir le chapitre Vedette et appel). Pour les appellations officielles et génériques, les titres des postes, les noms de programmes en français, on peut consulter ONTERM à l'adresse suivante : www.onterm.gov.on.ca, ou par téléphone au 416 327-2723. GÉNÉRALITÉS Date L'indication de la date comprend l'article défini. La date n'est jamais suivie d'un point final et ne s'abrège pas. Le nom des mois s'écrit avec une minuscule. Le 25 février 2002 Il n'est pas courant dans la correspondance de la fonction publique d'indiquer le jour, mais, si nécessaire, on peut l'écrire de la façon suivante : Le jeudi 25 mars 2003 Adresse complète du destinataire Ce qu'on entend généralement par adresse complète du destinataire s'appelle la vedette. Elle comprend le nom, le titre et l'adresse du ou de la destinataire. L'adresse elle-même comporte le nom de l'organisation ou de la compagnie, le numéro de la rue suivi de la virgule, le nom de la rue, l'appartement, le bureau ou l'étage (s'il n'y a pas de place, le mettre sur la ligne qui précède le nom de la rue), le nom de la ville, le nom de la province entre parenthèses et le code postal (à côté ou seul sur la ligne suivante). Monsieur Jean Sauvé Directeur La compagnie ABC 123, rue Laquelle, bureau 40 Toronto (Ontario) M1M 1M1 1 Pour la correspondance destinée à l'étranger, on suit les usages du pays de destination. Par exemple, pour les États-Unis, il faut inscrire l'indicatif international des États à deux caractères, plutôt que le nom de l'État en entier, suivi du code zip. Pour l'Italie et la France par contre, le code postal précède le nom de la ville écrit en entier. Si le ou la destinataire a fourni son adresse, copiez-la telle quelle. Le nom du pays figure seul sur la dernière ligne de l'adresse, de préférence en majuscules. L'adressage selon Postes Canada comporte quelques différences, notamment dans la manière d'écrire le nom de la province. Consultez le site Web à www.postescanada.ca. Cliquez sur Français, sur Pour vos besoins d'entreprise, puis sur Outils en ligne dans le menu à gauche et sur Guide des postes, toujours à gauche. Rendez-vous sur la seconde page en cliquant sur Suite, puis cliquez sur Guide des postes du Canada (en bleu), et choisissez le chapitre 3, Adressage. Madame Fatima Datho 298, boulevard Queen Sudbury ON P1P 1P1 Il y a différentes façons d'adresser une lettre à plusieurs destinataires à la fois. Écrivez Messieurs lorsque la lettre est adressée à plusieurs hommes ou Mesdames à plusieurs femmes. Messieurs Arthur Legros et Yves Legendre Adresse Mesdames Pauline Sénéchal et Soraya Dahli Adresse S'il y a des hommes et des femmes, n'adressez la lettre qu'au premier destinataire et ajoutez et collègues, amis, famille selon le cas. Madame Bénédicte Mertens Monsieur Hamid Ali Éditions de Midi Adresse 2 Madame Renée Magritte et collègues Adresse Écrivez en entier le titre du destinataire Présidente, Directrice, Président- directeur-général directement en dessous du nom. Si vous écrivez à uploads/s1/ guide-de-correspondance.pdf