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GUIDE STANDARD POUR L’EVALUATION DES OFFRES POUR L’ACQUISITION DE BIENS ET TRAV

GUIDE STANDARD POUR L’EVALUATION DES OFFRES POUR L’ACQUISITION DE BIENS ET TRAVAUX Banque Africaine de Développement Novembre 2010 PREFACE Le présent Guide standard pour l’évaluation des offres pour les acquisitions de biens et de travaux a été préparé par la Banque Africaine de Développement1 à l'intention de ses emprunteurs et de leurs agences pour leur permettre d’évaluer des offres en se conformant aux dispositions des Règles et Procédures pour l’Acquisition des Biens et Travaux, Mai 2008, référenciée ci-après comme « les Règles et Procédures » (voir notamment le paragraphe 2.12 des Règles et Procédures pour l’Acquisition des Biens et Travaux). Bien que le présent document2 a spécifiquement pour objet de faciliter l'évaluation des offres présentées sur appel d'offres international (AOI) ou sur appel d'offres international restreint (AOIR), il devrait aussi être utilisé par les emprunteurs qui doivent évaluer des offres présentées dans le cadre d'un appel d'offres national (AON) ou d’une consultation de fournisseurs (CF) sous réserve des modifications et simplifications requises. L’Emprunteur est tenu de publier les résultats de l’évaluation des offres sur le site Internet de la Banque (www.afdb.org) et dans UNDB online (www.devbusiness.com) en conformité avec les dispositions du paragraphe 2.60 des « Règles et Procédures » dans les deux semaines suivant la réception de l’avis de « non-objection » de la Banque à la recommandation d’attribution du marché. A cet effet, l’Emprunteur doit adresser les résultats de l’évaluation des offres à la Banque qui se chargera de la publication. Toute personne souhaitant faire part de commentaires ou ayant des questions concernant ces documents, ou souhaitant obtenir des informations additionnelles sur les acquisitions dans le cadre de projets financés par la Banque, est invitée à prendre contact avec : Département des Acquisitions et des Services Fiduciaires (ORPF) Banque Africaine de Développement (www.afdb.org) Agence temporaire de relocalisation – Tunis (Tunisie) 13 Avenue du Ghana BP. 323, 1002 Tunis-Belvédère Tunisie Téléphone: +216 - 71 102 027 Télécopie: +216 - 71 831 552 Courriel: procurementpolicy@afdb.org Département des Acquisitions et des Services Fiduciaires (ORPF) Banque Africaine de Développement (www.afdb.org) Siège – Abidjan (Côte d'Ivoire) 5 Avenue Joseph Anoma 01 B.P. 1387, Abidjan 01 Côte d'Ivoire Téléphone: +225 - 20 20 44 44 1 La « Banque » signifie la Banque africaine de développement, le Fonds africain de développement, le Fonds spécial du Nigéria ainsi que tout fonds administré par la Banque africaine de développement et l’une de ces institutions quelle qu’elle soit ou l’ensemble de celles-ci, le cas échéant. 2 Ce dossier peut être obtenu en version électronique sur le portail de la Banque http://www.afdb.org. En outre une version sur CD peut être obtenue auprès du Département des Acquisitions et des Services Fiduciaires, Banque Africaine de Développement, téléphone : 216 - 71 102 027, télécopie : 216 - 71 831 552. Télécopie: +225 - 20 21 77 53 Courriel: procurementpolicy@afdb.org COMMENT UTILISER CES FORMULAIRES 1. Les formulaires et les instructions contenues dans ce document indiquent la marche à suivre pour évaluer les offres reçues à la suite d’un AOI. L’AOI doit être mené en utilisant les Dossiers Types d’Appel d’Offre (DTAOs)3 émis par le Groupe de la Banque. La Banque exige que les DTAOs soient utilisés par les Emprunteurs4 en cas d’AOI. Les DTAOs sont disponibles sur le portail internet de la Banque. 2. Dans tous les cas, les procédures de soumission et d'évaluation décrites dans les Instructions aux soumissionnaires (IS) du dossier d'appel d'offres spécifique doivent être suivies lors de l’évaluation des offres. Bien que les DTAOs soient tous différents, les IS qu’ils contiennent sont très similaires, notamment pour ce qui concerne les DTAO Biens, Travaux et Travaux de taille moyenne qui sont ceux les plus fréquemment utilisés. Les formulaires et les instructions contenues dans ce document sont fondés sur l'utilisation de ces IS et des Données particulières de l’Appel d’Offres qui s’y rapportent et qui contiennent des informations se rapportant spécifiquement au marché considéré. 3. La procédure d’évaluation des offres pour les autres méthodes d’acquisition peut également être similaire à la procédure en cas d’AOI, à l’exception de l’application des Préférences nationale ou régionale. Dans le cas d’AOIR, la procédure d’évaluation de l’AOI est suivie, mais sans l’application éventuelle des Préférences nationale ou régionale. Dans le cas d’AON ou de CF, l’Emprunteur peut décider d’ajuster la procédure utilisée pour l’AOI, si par exemple la procédure d’AON est utilisée. Dans ce cas, le dossier d’appel d’offres doit indiquer clairement la manière dont la soumission et l’évaluation des offres seront menées. Cependant le processus retenu doit suivre le principe d’un appel d’offres ouvert et la publication des résultats est toujours exigée quelle que soit la méthode d’acquisition utilisée. 4. Le dossier type d’acquisition de matières premières (voir le paragraphe 2.68 des « Règles et Procédures ») utilisent une procédure modifiée de l'AOI, et stipule l’emploi d’une monnaie spécifique pour les offres et leur évaluation. Il n'est donc pas nécessaire dans ce cas de remplir les Formulaires se rapportant à la conversion des montants en une seule monnaie. 5. Habituellement, les méthodes d’évaluation complexes sont utilisées pour l’acquisition de travaux importants et l’acquisition de fournitures et installations de matériels et équipements, dans le cadre d’un AOI. L’attention du lecteur est attirée sur le fait que l'évaluation et le rapport d’évaluation correspondant ne doivent pas nécessairement être longs. L’évaluation des offres pour un marché de fournitures disponibles en magasin est généralement rapide et facile lorsqu'une préférence nationale ou régionale n’est pas prévue, tout en adhérent aux « Règles et Procédures ». Les formulaires doivent toujours être joints au rapport d'évaluation, mais peuvent être adaptés aux exigences particulières des dossiers d'AO. Diverses annexes doivent être jointes au rapport, afin d’expliciter certains détails du processus suivi pour l'évaluation des offres ou de restituer 3 Voir les Règles et Procédures, paragraphe 2 .12. Si la Banque n’a pas publié de dossier type approprié, l’utilisation d’autres documents des Banques Multilatérales de Développement pourra être accepté par la Banque. 4 Le terme « Emprunteur » se rapporte ici à l'agent d'exécution, qui peut être aussi désigné comme « l'Acheteur » ou « le Maître d’Ouvrage ». précisément les formulations de langage ou indications chiffrées contenues dans une offre et ayant fait débat. Le rapport doit comporter tous les renvois nécessaires et faire référence aux clauses correspondantes du DAO. 6. Mention spéciale doit être faite des marchés qui regroupent des marchés moins importants («lots», ou « articles ») pouvant être attribués à un soumissionnaire unique ou en marchés d'un ou plusieurs lots à différents soumissionnaires. Dans ce cas, les offres doivent être évaluées séparément pour chaque lot ou article en tenant compte (i) de l’octroi éventuel d’une marge de préférence par lot (AOI), et (ii) des rabais qui peuvent être proposés lorsque plus d’un lot ou article est attribué au même soumissionnaire. Seul le Formulaire 1 sera commun à tous les marchés attribués. 7. Les Emprunteurs doivent examiner les présents formulaires d'évaluation et les instructions correspondantes dès la phase de préparation du projet, afin de déterminer les nécessités administratives et managériales de l’évaluation des offres. Le personnel de la Banque est à leur disposition afin de préciser les procédures à suivre, y compris les modifications nécessaires relatives à l’évaluation des offres lorsque les documents d'AO ne sont pas les documents types de la Banque. La Banque encourage les Emprunteurs à faire appel à des consultants chevronnés pour les aider à évaluer les offres relatives à des marchés complexes (voir les paragraphes 3.10 et 3.11 des « Règles et Procédures »); la rémunération des consultants peuvent alors éventuellement être financés par le fonds du projet, si l'Accord de Financement le permet. Guide Standard pour l’Evaluation des Offres 7 TABLE DES MATIERES SECTION I - GUIDE POUR L'ÉVALUATION DES OFFRES.........................................................8 1.1 Ouverture des plis 8 1.2 Principes applicables à l’évaluation 11 1.3 Examen préliminaire des offres 12 1.4 Examen détaillé des offres 21 1.5 Attribution du marché 32 SECTION II – FORMULAIRES TYPES D’ÉVALUATION DES OFFRES............................42 Formulaire 1. Liste de contrôle des offres42 Formulaire 2. Prix des offres (lus publiquement)43 Formulaire 3A : Examen préliminaire - Conformité commerciale 44 Formulaire 4 : Corrections et rabais inconditionnels 46 Formulaire 5 : Taux de change 47 Formulaire 6 A : Conversion monétaire (monnaie unique) 48 Formulaire 6B : Conversion monétaire (plusieurs monnaies) 49 Formulaire 7 : Ajouts pour omissions, ajustements et divergences mineures (valorisation monétaire) 50 Formulaire 8A : Préférence nationale/régionale pour les biens 51 Formulaire 8B : Préférence nationale/régionale pour les entreprises de travaux 52 Formulaire 9 : Proposition d'attribution du marché 53 SECTION III – RAPPORT D’ÉVALUATION DES OFFRES ET PROPOSITION D’ATTRIBUTION DE MARCHÉ..................................................................................................54 3.1 Page de couverture type 54 3.2 Modèle de rapport d’évaluation des offres 55 3.2.1 Identification et processus d’appel d’offres.........................................................................55 3.2.2 Objet du marché et coût approximatif.................................................................................57 3.2.3 Procédure d’appel d’offres..................................................................................................57 8 Guide Standard pour l’Evaluation des Offres 3.2.4 Examen préliminaire des offres...........................................................................................58 3.2.5 Evaluation des offres conformes pour l’essentiel................................................................58 3.2.6 Post-qualification.................................................................................................................58 3.2.7 Recommandations................................................................................................................58 3.2.8 Fiche de renseignements relatifs à l’offre retenue...............................................................58 3.3 Liste de contrôle du rapport d’évaluation des offres 59 3.4 Soumission du Marché 60 uploads/s1/ guide-evaluation-offres-biens-travaux-nov2010.pdf