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22/07/2009 - Gaëlle Enjalbert 1 Guide d’utilisation d’Orphée SOMMAIRE Prêts per

22/07/2009 - Gaëlle Enjalbert 1 Guide d’utilisation d’Orphée SOMMAIRE Prêts personnels...................................................................................................................................................... 1 Saisie du planning des tournées.............................................................................................................................. 1 Prêts aux dépôts...................................................................................................................................................... 2 Prêt direct ................................................................................................................................................................ 3 Fiches d’adhérents de prêt direct ............................................................................................................................ 4 Réservations............................................................................................................................................................ 4 OPAC ...................................................................................................................................................................... 5 Recherches catalogue............................................................................................................................................. 5 Fiches exemplaires.................................................................................................................................................. 6 Catalogage .............................................................................................................................................................. 7 Création d’autorités ................................................................................................................................................. 8 Exemplarisation....................................................................................................................................................... 9 Sélections de notices............................................................................................................................................. 10 Gestion des valises et expositions......................................................................................................................... 10 Edition des étiquettes et cotes............................................................................................................................... 10 Edition de listes ..................................................................................................................................................... 11 Gestion des acquisitions : commandes ................................................................................................................. 12 Gestion des acquisitions : réception...................................................................................................................... 14 Gestion des périodiques........................................................................................................................................ 14 Prêts personnels En tant qu’agent de la MD31, je douche mes prêts dans le module Prêts personnels. Cliquer sur le bouton Prêts. Dans la fenêtre qui s’ouvre, saisir son nom. Doucher les codes-barres des documents empruntés. La prolongation des prêts peut se faire à partir du menu « Liste des prêts ». On accède à la liste de ses réservations par le Menu « Résa ». Saisie du planning des tournées Le principe est de relier une fiche dépôt à une fiche tournée en indiquant une date de passage. Dans le module Prêts BDP, menu Fiches : Prêt direct : on cherche au nom de la commune desservie puisqu’il existe une fiche pour chaque lieu de stationnement. Bien renseigner le type « PD mensuel » ou « PD hebdomadaire ». Dépôts : on cherche au nom de la commune desservie, il existe une fiche par dépôt desservi. La recherche avec troncature à gauche est possible en commençant la requête par le caractère %. Exemple : « %Fousseret » permet de trouver Le Fousseret. Lorsque vous modifiez une zone de la fiche dépôt, répondez NON au message qui apparaît (« Voulez-vous remplacer toutes les dates de saisie par la date du jour ? ») afin que seul l’onglet modifié ait la date du jour. L’accès à la rubrique Votre compte de l’OPAC est possible en saisissant le nom le n° de carte du 22/07/2009 - Gaëlle Enjalbert 2 dépôt, tels qu’ils sont inscrits dans la fiche dépôt. Exemple : FENOUILLET.BM et 51006E0070. Tournées : la recherche se fait au nom de la tournée, à savoir le nom du 1e point desservi lors de la tournée. Le libellé des fiches tournées se présente sous la forme : - Nom de la commune + CSP Impr. / CSP Son. / CSP Vid. / CSP Mult. : pour les choix sur place. - Nom de la 1e commune desservie + PDB / PDMusibus / PDMediabus : pour les prêts directs biblio, musi et médiabus. - Nom de la 1e commune desservie + N / S / E / O / SG : pour les tournées dépôts. Rappel : Numéros des localisations : 0 à 99 pour les localisations de la MD 100 à 4999 pour les n° de dépôts 5000 à 9999 pour les n° de lieux de prêt direct Le planning se rentre dans le Menu Fiches / Liens / Dépôt- tournée-dates. Il faut veiller à rentrer les dates de tous les échanges prévus pour pouvoir les activer. En cas d’annulation d’un échange, il faut aussi penser à supprimer la date du planning. L’édition du planning se fait dans le module Editions : Dossier Dépôts et PD / édition Calendrier.eta. Prêts aux dépôts Lorsque l’échange a été prévu, cocher « Réel » (on coche « Complément » s’il ne s’agit que d’un complément de prêt,). Lorsque vous faites un prêt dépôt partiel Adultes / Jeunesse tous les 3 mois, il faut se mettre en complément de prêt une fois sur deux. Par exemple, prêt réel en janvier pour les Adultes, prêt complémentaire Jeunesse en mars, prêt réel Adultes en juin, etc. sinon les Adultes de janvier passeraient en retard dès juin. Pour un prêt de livres, on coche CSP Impr. Attention : on ne prête pas de documents sonores dans un CSP Impr. Par contre, pour les retours, on peut mélanger tous types de supports, de différentes provenances. A tout moment, il est possible de consulter le profil documentaire du dépôt par rapport à ses prêts enregistrés : Bouton « Profil » ou Menu Profil doc. La liste des prêts est accessible de ce module dans le menu « Liste des prêts ». Il est possible d’effectuer un 1e tri par cote (double-clic sur Cote) affiné par un tri par nombre de passages (double-clic sur Nbr passages). Le 2e tri conserve le 1e tri. Comment exporter les notices pour le dépôt ? Menu Exportation / Panier des documents prêtés : On coche « 995+ » pour les dépôts qui n’ont pas Orphée, ou « Orphée avec sous-notices » pour ceux qui ont Orphée (Quint-Fonsegrives et Ste- Foy d’Aigrefeuille). On peut décocher « en interactif » pour éviter de valider chaque notice. Pour refaire l’exportation plusieurs jours après, à partir du Catalogue : 22/07/2009 - Gaëlle Enjalbert 3 Aller dans le Menu Echanges / Exportation / Exportation de notices et documents. Ou bien retourner dans Prêts aux dépôts en cochant Complément et suivre la même procédure que celle décrite plus haut. Comment faire le fichier des retours d’un dépôt plusieurs jours après l’enregistrement de ces retours ? Ouvrir le module Editions, le dossier Dépôts et PD, lancer en préparation (critères et traitement) l’état « Disquette retour par date retour et adh ant.eta », saisir le jour où s’est effectué le retour ainsi que le numéro de dépôt. Dans \\Hd-Med01\Orphee$\Fmp\txt vous trouverez dans le dossier Dépôts et PD le fichier des retours à envoyer au dépôt. Comment exporter un panier de notices pour une bibliothèque qui s’informatise ? Avec le bloc-notes, créer un fichier d’ISBN correspondant aux documents dont la bibliothèque souhaite avoir les notices. Dans le Catalogue, menu Echanges / Exportation / Exportation de notices à partir d’ISBN, sélectionner le fichier d’ISBN. Il est possible d’effectuer la même opération en utilisant un fichier d’ISRC (champ 071 d’une notice bibliographique) pour exporter des notices de CD. Comment exporter les notices correspondant à un choix effectué sous Multilis ? Suivre la même procédure que pour un export traditionnel dans le menu Exportation / Panier des documents prêtés, mais sans indiquer de dates. Gestion des documents perdus ou abîmés et à rembourser : A partir de la liste des prêts, cocher les titres à rembourser, cliquer sur le bouton « Facturer ». Ces titres n’apparaîtront plus dans la liste des prêts. Par contre, ils sont visibles dans la « liste des prêts perdus / à facturer ». Cette fonction rajoute une note dans la fiche exemplaire de ces documents indiquant la date de facturation. On peut d’ailleurs rajouter dans la zone Notes « remboursé par la BM de … ». Si le document est retrouvé avant la facturation, le statut « facturé » peut être enlevé : cocher le document dans la liste des prêts perdus / à facturer et cliquer sur Retrouver. Prêt direct A ne pas confondre avec le module Prêts individuels réservé aux prêts des agents de la MD. Saisir le nom de la tournée (nom de la commune desservie en 1e sur la tournée) : choisir bibliobus ou musibus et cliquer sur Réel. Confirmer. Ensuite, doucher les codes-barres des lecteurs et des documents. Pour accéder à la liste des documents empruntés par l’adhérent : menu Prêts / tous les prêts. Lorsqu’un adhérent n’appartient pas à cette desserte, on passe en complément de prêt de la tournée à laquelle il est rattaché. Il faut ensuite fermer la fenêtre du Complément de prêt pour revenir à la tournée réelle. Ne pas oublier de sélectionner à nouveau « bibliobus » dans la liste déroulante. Comment passer rapidement de la fenêtre Prêts à la fenêtre Retours ? La touche « Echap » permet de fermer rapidement la fenêtre Retours pour retomber sur la fenêtre Prêts. A utiliser également pour changer de lecteur en Prêts. 22/07/2009 - Gaëlle Enjalbert 4 Fiches d’adhérents de prêt direct Entrer le nom de l’usager ou le n° de carte dans la zone prévue à cet effet. S’il n’existe pas encore dans la base, cliquer sur Créer pour remplir sa fiche. Pour faire plus vite, il est possible à partir d’un autre lecteur de cliquer sur « Créer similaire » et de modifier les champs d’informations personnelles. Pour modifier la fiche : Menu Adhérents / Modifier. Si ce n’est pas déjà fait, penser à bien remplir la zone Loc. à savoir le lieu de desserte de rattachement : communes en fin de liste car les n° de points de prêt direct sont supérieurs à 5000. Dans la zone Catégorie (prêt), saisir A bibliobus pour un adulte ne venant qu’au bibliobus, J médiabus pour un jeune venant à la fois au bibliobus et au musibus, etc. Pour laisser un message sur la fiche adhérent : Menu / Messages. Pour créer une fiche famille : A partir de la fiche du responsable de la famille, aller dans le Menu Adhérents / Famille et ajouter des membres (recherches dans le fichier des adhérents ou Créer Similaires pour récupérer le nom et l’adresse uploads/s1/ guide-orphee-v6.pdf