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Secrétariat général CG35-8 * Université du Québec à Montréal G U I D E de rédac

Secrétariat général CG35-8 * Université du Québec à Montréal G U I D E de rédaction des procès-verbaux REMERCIEMENTS Plusieurs personnes ont participé à l’élaboration de ce guide. Nous remercions Diane Beaunoyer, secrétaire-rédactrice, Gervais Savard, archiviste, Gil Desautels, adjoint au secrétaire général et directeur du Secrétariat des instances et plus particulièrement Hélène Labelle, secrétaire-rédactrice, qui a été la coordonnatrice et la principale rédactrice de ce document. Nos remerciements à plusieurs membres de l’équipe du Service des archives et de gestion des documents et du Secrétariat général qui ont commenté différentes versions de ce texte et un merci spécial à mesda- mes France Dufresne-L’Hérault et Euchariste Pierre qui ont analysé ce travail avec des yeux d’utilisatrices. Février 1995 ISBN: 2-9804400-0-0 Tous droits de reproduction, de traduction et d’adaptation réservés © 1995 Dépôt légal 1er trimestre 1995 Bibliothèque nationale du Québec Bibliothèque nationale du Canada INTRODUCTION Vous participez à une réunion et l’on demande si quelqu’un se porte volontaire pour rédiger le procès-verbal. La majorité des personnes présentes plongent le nez dans leurs documents ou se précipitent vers la cafetière… En effet, la rédaction d’un procès-verbal est souvent perçue comme une corvée ! Il s’agit pourtant d’un travail d’écriture intéres- sant à réaliser, si l’on en connaît bien les principes directeurs. Les méthodes de travail suggérées pour préparer des dossiers de réunions et rédiger des procès-verbaux sont couramment utilisées par le personnel du Secrétariat des instances du Secrétariat général. Tout en étant adaptées aux pratiques des assemblées délibérantes de l’UQAM et aux règles de conservation des documents du Service des archives et de gestion des documents, ces méthodes sont applicables à tous les types de réunions tenues à l’Université. Ces méthodes ont été définies au fil des ans pour répondre aux exigen- ces d’un cadre de travail complexe au plan administratif; il va de soi qu’elles ne vous sembleront pas toutes pertinentes à adopter telles que présentées. Cependant, certaines règles de base sont incontournables pour assurer la validité des travaux d’une assemblée, en particulier le respect du quorum, les normes de présentation des résolutions et la signature des procès-verbaux. Ce guide comprend également des observations et des conseils décou- lant de l’expérience de travail spécifique du personnel du Secrétariat des instances. Nous espérons que ces informations guideront utilement tout travail lié à la préparation de réunions et à la rédaction de procès-verbaux. TABLE DES MATIÈRES L’IMPORTANCE ET L’UTILITÉ DU PROCÈS-VERBAL 7 LA PRÉPARATION DE LA RÉUNION 8 L’avis de convocation 9 La cotation des documents 10 Le projet d’ordre du jour 12 Le projet de résolution 13 LE RÔLE DE LA, DU SECRÉTAIRE D’ASSEMBLÉE 13 Avant la réunion 13 En réunion 14 Après la réunion 17 Les résolutions 17 LA RÉDACTION DU PROCÈS-VERBAL 20 Le style d’écriture 21 En cas d’ajournement 23 LE DÉPÔT DES PROCÈS-VERBAUX AU SERVICE DES ARCHIVES ET DE GESTION DES DOCUMENTS 25 LES ANNEXES 1 -Exemple d’avis de convocation 27 2- Exemple de projet d’ordre du jour 28 3- Exemple de résolution sous forme d’extrait de procès-verbal 29 4- Exemple de procès-verbal 30 OUVRAGES DE RÉFÉRENCE 35 L’IMPORTANCE ET L’UTILITÉ DU PROCÈS-VERBAL Voici les principes de base régissant la tenue de réunions : • la connaissance publique des travaux d’une assemblée ; • l’impartialité de la personne qui préside l’assemblée ; • la division claire des étapes de proposition, de discussion et de prise de décision ; • la liberté de parole pour chaque membre de l’assemblée. Le procès-verbal doit refléter le respect de ces principes. En consé- quence, il est rédigé : d’un point de vue impartial, dans un style indirect ; il contient : le rapport fidèle et objectif des idées émises par les membres ; la distinction claire de chaque étape de la réunion ; il assure : la conservation écrite des travaux d’une assemblée afin que toute personne intéressée puisse s’y référer au fil du temps. À retenir Lors de la rédaction du procès-verbal, en cas de doute lorsqu’il faut poser des choix sur les façons de présenter des faits ou d’exprimer des idées, reportez-vous à ces principes qui sont simples et fiables. La clarté, la précision et l’authenticité des faits consignés dans un procès-verbal favorisent un climat de confiance lors de réunions. Un bon moyen d’atteindre cet objectif : relisez votre texte dans la perspective d’une personne absente à la réunion. Vous remarquerez peut-être des illogismes ou des imprécisions. Guide de rédaction des procès-verbaux 7 LA PRÉPARATION DE LA RÉUNION Pour préparer efficacement une réunion, vous devez disposer d’infor- mations fiables et mises à jour : • la liste des membres, comprenant l’adresse ou le local de livrai- son des dossiers et les numéros de téléphone ; • les dates de durée des mandats des membres, leur statut (membre, observateur, personne-ressource, etc.), leur catégorie de représen- tation (interne, externe, secteur ou domaine particulier, etc.) ; • les politiques, règlements ou directives sur le rôle, la composition et le mandat de l’assemblée ; • les recueils de procès-verbaux et de résolutions de quelques années précédentes. Il est préférable de dresser des calendriers annuels pour faciliter l’assi- duité aux réunions. À retenir Le quorum correspond au nombre minimum de membres en poste qui doivent être présents pour qu’une réunion soit officielle. Toute assemblée est libre de définir son quorum. Le plus souvent, il s’agit de la moitié plus un des membres en poste. Il est souhaitable de remettre aux nouveaux membres les procès-verbaux de quelques réunions préalables à leur nomination. En plus d’être informés de l’historique des dos- siers récents et de leurs suivis, ils pourront ainsi se familiari- ser aux modes de fonctionnement et aux coutumes propres à l’instance concernée. Prévoyez un dossier supplémentaire pour appor- ter en réunion. L’expérience démontre que les oublis ou pertes de documents surviennent régulièrement ! 8 Guide de rédaction des procès-verbaux L’AVIS DE CONVOCATION Vous trouverez en annexe 1 un exemple d’avis de convocation. Il est important de dater l’avis de convocation pour témoigner du respect des délais à cet égard. L’en-tête d’un avis de convocation comprend les informations suivan- tes, centrées et soulignées : • le nom de l’institution (exemple : UQAM) ; • le nom de l’unité administrative, s’il y a lieu (exemples : famille, département, etc.); • le nom du comité ; • le numéro de la réunion et entre parenthèses le qualificatif « ordinaire » ou « extraordinaire » ; • la date de la réunion. Inscrivez ensuite la rubrique « AVIS DE CONVOCATION », centrée et soulignée. L’avis de convocation est rédigé en une phrase comprenant l’heure, le jour et le lieu de la réunion ainsi que les informations déjà contenues dans l’en-tête. Il doit être signé par la ou le secrétaire d’assemblée. Il est utile, pour évaluer s’il y aura quorum, d’inviter les membres à annoncer leur absence à la réunion. En outre, il existe parfois des règles sur un nombre d’absences consécu- tives non justifiées qui impliquent la fin du mandat. Dans un tel cas, il faut noter rigoureusement les absences motivées ou non. Cas particuliers Si vous convenez avec certaines personnes de transmettre l’avis de convocation par courrier électronique, utilisez la fonction de confirma- tion de lecture du message. Dans le cas où l’urgence de respecter les délais implique de convoquer les gens par téléphone, transmettez-leur ensuite un avis écrit. Guide de rédaction des procès-verbaux 9 Si les délais de convocation n’ont pas été respectés, inscrivez comme premier point à l’ordre du jour : « acceptation de la convocation ». À retenir Le délai de convocation à une réunion extraordinaire est normalement moins long que pour une réunion ordi- naire. Une réunion extraordinaire porte habituellement sur un seul point annoncé dans l’avis de convocation. Si l’on demande en réunion d’ajouter un ou d’autres points, cela doit être accepté par l’ensemble des personnes présentes. LA COTATION DES DOCUMENTS À l’exception de l’avis de convocation et du procès-verbal, tous les documents relatifs à une réunion sont identifiés par une cote compre- nant un sigle, un numéro de réunion et un chiffre correspondant au point de l’ordre du jour. La cote est inscrite à droite en haut du document. Exemple : Pour le document se rapportant au point 8 du projet d’ordre du jour de la trente-cinquième réunion du Comité de gestion : il s’agit du sigle CG, numéro de réunion 35, point 8, ce qui donne la cote CG-35-8. Dans le cas d’une réunion extraordinaire, ajoutez les lettres EX après le numéro de réunion. Exemple : CG-35-EX-8. Quand plusieurs documents concernent le même point de l’ordre du jour, ajoutez des lettres à la cote. Ex. : CG-35-8A, CG-35-8B, etc. Si un document a déjà été transmis lors d’une réunion précédente, inscrivez un astérisque au point de l’ordre du jour correspondant et la note suivante en bas de page : « Veuillez vous munir du document transmis lors de la réunion du (date), sous la cote (…). » Une fois en réunion, le document est identifié à une nouvelle cote, en fonction de sa place dans l’ordre du jour. La copie de ce uploads/s1/ guide-proces-verbaux.pdf