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1 GUIDE DE RÉDACTION DU RAPPORT DE STAGE N.B.: La forme masculine utilisée dans

1 GUIDE DE RÉDACTION DU RAPPORT DE STAGE N.B.: La forme masculine utilisée dans les textes comprend également les hommes et les femmes. I. Introduction Une bonne communication au sein d'une entreprise moderne est essentielle à sa bonne marche. Savoir c ommuniquer et surtout savoir bien écrire peut donc revêtir une importance considérable dans votre carrière. C'est pourquoi la rédaction de rapports occupe une place importante dans votre formation. Le rapport de stage vous apprend à recueillir, analyser, organiser et présenter de l'information sur un sujet donné. Au cours des différents stages, vous aurez l'occasion de préparer plusieurs types de rapports, et ces documents deviendront pour vous et votre employeur une description écrite de votre travail. À la fin de chaque stage, l'étudiant en enseignement coopératif doit remettre un rapport de stage qui est évalué par le coordonnateur académique * (professeur). Le Rapport joue un rôle important dans la détermination de la note pour le stage; d'autres facteurs sont la lettre explicative, l'évaluation par l'employeur et pour la Faculté d’administration, le plan du rapport de stage. Les objectifs énoncés dans ce document décrivent les exigences de base. Compte tenu des distinctions entre les disciplines, chaque département peut modifier légèrement les divers objectifs et la présentation du rapport. Il est donc très important de parler à votre coordonnateur académique avant de commencer à préparer votre rapport. Veuillez visiter notre site web à (http://www.uottawa.ca/academic/coop/fra/coord-f.html) pour la liste à jour pour tous les coordonnateurs coop départementaux. • Pour les exigences supplémentaires en génie chimique, voir l’ANNEXE A. • Pour géographie et études de l’environnement, voir l’ANNEXE B. • Pour la Faculté d’administration voir l’ANNEXE C. • Pour l’École d’ingénierie et de technologie de l’information (ÉITI), voir l’ANNEXE D. • Pour les exigences supplémentaires en biologie, voir l’ANNEXE E. • Pour sciences environnementales, voir l’ANNEXE F. *Toute référence au coordonnateur académique peut aussi désigner son délégué. 2 II. Structure du rapport de stage A. Lettre explicative Votre rapport de stage doit être accompagné d’une lettre explicative adressée à votre coordonnateur académique. La lettre doit être remise en même temps que votre rapport, mais ne doit pas être attachée au rapport lui-même. Elle doit être dactylographiée à simple interligne et doit contenir les renseignements suivants : • votre nom et votre numéro d'étudiant • le nom de votre employeur et de votre supérieur immédiat • le titre de votre poste • le titre de votre rapport • le lien entre votre rapport et vos tâches (s'il y en a) • le niveau d'études accompli (2B, 3A, 3B, etc.) • le stage terminé (premier, deuxième...) • les remerciements et une déclaration attestant que vous êtes l'auteur du rapport. La lettre peut aussi contenir tout autre renseignement pertinent au stage ou au rapport de stage. B. Le rapport i) Préparation Très tôt en cours de stage, vous devez rencontrer votre superviseur pour discuter de votre rapport de stage. Cela vous aidera à décider du type de Rapport que vous rédigerez. Si nécessaire, vous pouvez ensuite discuter avec votre coordonnateur. Demandez à votre superviseur si une partie quelconque de votre travail sera de nature confidentielle. Dès que vous aurez décidé d'un thème, établissez un calendrier pour la préparation de votre rapport (le rapport devrait faire partie de vos activités pendant la session). N'attendez pas à la dernière minute, car un bon rapport exige de la préparation. Vous pourrez consulter des exemplaires de bons rapports au Bureau des programmes coopératifs avant de quitter le campus. Utilisez la bibliothèque de l'Université pour vos recherches ou pour consulter des guides de rédaction de rapport. (Voir l’Annexe G plus loin pour une liste de quelques titres.) Enfin, pensez au temps qu'il faut pour imprimer votre rapport. Certains étudiants attendent à la dernière minute pour imprimer leur rapport et, à cause de problèmes techniques, ne peuvent pas l'imprimer à temps. Ce genre de retard est inacceptable. ii) Type de rapport En consultation avec votre coordonnateur académique vous pouvez choisir une des formes suivantes pour votre rapport. Les étudiants et étudiantes en informatique doivent obtenir l’approbation écrite du coordonnateur académique avant de choisir de rédiger le rapport de TYPE I ou de TYPE III. Les étudiants et étudiantes à la Faculté d’administration doivent rédiger un rapport de TYPE II. 3 TYPE I Au cours d'un stage, certains employeurs demandent que le stagiaire rédige un ou des rapports sur son travail. Ceux-ci doivent être préparés selon les exigences de l'employeur. Dans un tel cas, vous pouvez inclure certains de ces rapports dans votre rapport de stage. Vous devez cependant obtenir l'approbation préalable de votre coordonnateur académique, de préférence par écrit. TYPE II L'employeur n'exige pas de rapports écrits, mais vous voulez quand même rédiger un rapport relié à votre travail au cours du stage (il ne devrait cependant pas être un journal quotidien de vos activités). Vous devez décrire vos tâches principales. Si vous aviez un poste axé sur des projets, décrivez ces projets. Nous vous recommandons de donner un compte rendu détaillé d'un des projets et de décrire brièvement les autres. Vous pourriez aussi indiquer les connaissances que vous avez acquises pendant le stage et montrer que vous comprenez le but de votre travail. L'introduction devrait contenir une brève description de votre milieu de travail. TYPE III Si la nature de votre emploi ne se prête pas à la rédaction d'un rapport d'un des autres types, vous devriez consulter votre coordonnateur académique et déterminer le sujet d'un rapport technique. Ceci doit être fait assez tôt pendant le stage et le tout doit être confirmé par écrit avec votre coordonnateur académique. Le thème choisi ne doit pas nécessairement être original, mais le rapport doit représenter votre travail personnel. Le rapport de stage (sauf les rapports exigés par l'employeur) devrait être préparé en dehors de vos heures de travail. De plus, l'employeur voudra voir un exemplaire de votre rapport avant que vous le remettiez à l'Université. Aussi, vous devez lui en remettre une copie une semaine avant la fin de votre stage, afin qu'il puisse vous faire part de ses commentaires avant votre retour sur le campus. iii) Rapports confidentiels Nous vous recommandons de choisir des thèmes qui ne comportant pas l’information confidentielle. Si cela vous est impossible, vous devriez en informer votre coordonnateur académique. Si votre rapport doit rester confidentiel, votre employeur devrait remplir un formulaire d’évaluation (voir annexe H) pour confirmer qu'un rapport de stage lui a été remis et que le rapport satisfait aux exigences du département. Ce formulaire devrait être remis au Bureau des programmes coopératifs avec votre lettre explicative avant la date limite pour la soumission du rapport de stage. Les étudiants de l' ÉITI devraient suivre les lignes directrices pour les rapports confidentiels décrites à l'ANNEXE D. 4 iv) Langue Comme pour tout autre cours de l'Université d'Ottawa, vous pouvez écrire votre lettre explicative et votre rapport dans l'une ou l'autre langue officielle. Cependant, les rapports rédigés à la demande de votre employeur doivent l'être dans la langue de son choix. Nous vous recommandons de choisir la langue avec laquelle vous êtes le plus à l’aise puisque votre rapport sera aussi évalué pour le style, la grammaire et l'orthographe. Il est toujours préférable de consulter votre superviseur ou votre coordonnateur académique avant de commencer la rédaction de votre rapport. v) Format RAPPORTS DE TYPE I Pour des rapports exigés par l'employeur, veuillez consulter celui -ci. Aux rapports rédigés pour l'employeur vous devez ajouter une page de titre, une table des matières et une introduction. L'introduction devrait résumer vos tâches et vos responsabilités et indiquer les connaissances acquises pendant le stage. Elle peut aussi servir à situer les différents rapports. L'introduction est normalement d'une ou deux pages. RAPPORTS DE TYPE II ET III Pour les autres rapports, nous demandons la présentation suivante : - une page de titre - une table des matières - un résumé - une introduction - un texte principal - une conclusion - une bibliographie - un ou des annexes (si nécessaire) Autres exigences • Le rapport devrait être relié; les rapports agrafés dans le haut sont inacceptables. • Les pages doivent être numérotées (y compris les annexes). • Les renvois à d'autres publications ou aux annexes doivent être précis (numéro de la page, etc.). • Évitez d’utiliser les descriptions générales de la compagnie ou des produits (sauf si cela s’applique à votre sujet). • Ajoutez un glossaire si le texte comprend beaucoup de termes techniques. • Mettez en annexe les tables aux volumineux, les cartes et les programmes d'ordinateur. • Les figures, graphiques et histogrammes peuvent aider à la présentation. • Organisez votre rapport en sections et ajoutez un titre à chaque section. • Utilisez une police de grandeur 12 ou 14, et un interligne de 1,5. vi) Longueur Le rapport devrait traiter adéquatement du thème choisi. Normalement, un rapport compte de 10 à 20 pages plus les annexes. vii) Date limite Vous devez remettre un exemplaire de votre rapport de stage à votre superviseur une semaine avant la fin de votre stage. Le rapport de uploads/s1/ guide-redac-rapport-de-stage.pdf