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Guide d’utilisation d’IMDS pour les fournisseurs de Renault Guide d’utilisation

Guide d’utilisation d’IMDS pour les fournisseurs de Renault Guide d’utilisation d’IMDS pour les fournisseurs de Renault 2/21 Suivi du document_______________________________________ Version Date de révision du document Auteur Résumé des changements majeurs 1.0 03/01/2006 Renault DIMat Création du document. Cette version du document est 1.0. Assurez vous que vous disposez bien de la dernière version. Celle-ci est disponible sur le portail fournisseur Renault (https://suppliers.renault.com/ ou http://suppliers.renault.enxo.org) ou sur le portail IMDS (www.mdsystem.com). Ce document fait référence à la version Anglaise d’IMDS, la version Française est en cours de réalisation. Guide d’utilisation d’IMDS pour les fournisseurs de Renault 3/21 Objectifs du guide d’aide _________________________________ Ceci est le document de référence des fournisseurs de Renault pour réaliser la déclaration matières substances qui accompagne chaque pièce fournie à Renault (cf. prescriptions générales Renault 00-10-415). Les masses, matières et substances pour l'ensemble des constituants de la pièce sont à déclarer selon la norme 00-10-050 "Substances à usages interdits ou soumis à restrictions - Listes et modalités de déclaration". Objectifs de l’entrée de Renault dans IMDS__________________ Les exigences réglementaires environnementales évoluent rapidement. A la restriction d’emploi de substances (Directive 2000/53/CE) vient maintenant s’ajouter l’homologation recyclage (Directive 2005/64/CE). Pour répondre à ces réglementations et à leurs évolutions possibles, Renault doit disposer des informations matières substances de tous les matériaux composant les pièces montées sur véhicule. Renault demande donc à ce que toutes les substances composant un matériau soient listées, que celles-ci soient réglementées ou non. Si une substance n’existe pas dans IMDS, le fournisseur peut en demander la création à EDS (voir paragraphe 1.3 concernant la hotline IMDS). Période de transition jusqu’au 22 Novembre 2006_____________ Renault offre la possibilité à ses fournisseurs de saisir les déclarations matières substances dans IDMS à partir du 22 Mai 2006. Pendant 6 mois, du 22 Mai au 22 Novembre 2006, les fournisseurs ont la possibilité de continuer à fonctionner avec l’ancien système de reporting (tableau de déclaration substances au format MCV), tout en se préparant à l’utilisation d’IMDS. Dès le 22 Mai 2006, Renault va demander à chacun de ses fournisseurs, par l’intermédiaire d’un portail Internet spécifique (l’adresse du portail vous sera communiquée dans un mail) : 1) d’identifier un (ou plusieurs) responsable(s) IMDS dans votre entreprise vis-à-vis de Renault 2) de planifier et de s’engager sur une date de passage du fournisseur à IMDS, cette date devant être antérieure au 22 Novembre 2006. Avant cette date de passage du fournisseur à IMDS, les déclarations matières substances seront envoyées classiquement sous Excel, après cette date, elles seront faites uniquement à travers IMDS. Guide d’utilisation d’IMDS pour les fournisseurs de Renault 4/21 SOMMAIRE Objectifs du guide d’aide......................................................................................................... 3 Objectifs de l’entrée de Renault dans IMDS ......................................................................... 3 Période de transition jusqu’au 22 Novembre 2006 ............................................................... 3 1. Pré-requis pour l’utilisation d’IMDS............................................................................. 5 1.1 Formation minimale................................................................................................. 5 1.1.1 Training IMDS ................................................................................................. 5 1.1.2 Prendre connaissance des règles..................................................................... 5 1.1.3 Résumé des recommandations par Renault................................................... 6 1.1.4 Pages publiques d’IDMS ................................................................................. 6 1.2 Formations complémentaires.................................................................................. 7 1.3 La hotline IMDS : support téléphonique ............................................................... 7 1.4 S’enregistrer ............................................................................................................. 7 1.5 Connexion à l’application IMDS ............................................................................ 8 2. Structure d’une fiche MDS: Rappels essentiels............................................................. 9 2.1 Composants / Semi composants / Matières / Substances...................................... 9 2.2 Structure des MDS et règles de décomposition d’une pièce............................... 11 2.3 Cas particuliers....................................................................................................... 11 2.4 Exemple de décomposition d’une pièce Renault ................................................. 12 3. Documentation des MDS : informations obligatoires requises.................................. 13 3.1 Documentation d’un composant ........................................................................... 13 3.2 Documentation d’une matière............................................................................... 14 3.3 Documentation de l’écran constructeur Renault ................................................ 16 3.3.1 Accès à l’écran constructeur Renault.................................................................. 16 3.3.2 Présentation de l’écran constructeur Renault.................................................... 17 4. Conversion des MDS en fichiers Excel......................................................................... 20 Guide d’utilisation d’IMDS pour les fournisseurs de Renault 5/21 1. Pré-requis pour l’utilisation d’IMDS 1.1 Formation minimale 1.1.1 Training IMDS Le « training » IMDS : C’est un document de référence essentiel pour l’utilisateur d’IMDS. Le système IMDS est détaillé dans ses fonctionnalités et sa façon d’être administré. Les grands points abordés dans ce document sont : La sécurité du système IMDS La procédure de mise en route du système IMDS (matériel minimal requis, procédure d’enregistrement et connexion à l’application). La fonction de création de MDS (Material Data Sheet) La fonction d’envoi de MDS La fonction de gestion des MDS reçues La fonctions de copie / suppression des MDS La fonction d’analyse de MDS L’administration du système Les exemples Les extensions dans le système liées à certains constructeurs La rubrique truc et astuces Le document est téléchargeable grâce au lien suivant : https://www.mdsystem.com/html/data/training_en.pdf 1.1.2 Prendre connaissance des règles Les recommandations IMDS : les utilisateurs d’IMDS se sont accordés sur des règles concernant la documentation / définition / structure des MDS. Ces règles sont à lire en priorité pour éviter de se voir refuser des MDS pour cause de non respect des règles de documentation. Les recommandations IMDS sont accessibles une fois connecté au système IMDS. Elles sont téléchargeables dans l’onglet « Recommandations » de l’application IMDS. Guide d’utilisation d’IMDS pour les fournisseurs de Renault 6/21 Les différentes règles existantes, à l’écriture du document, sont : Initial Date Last Modification Number Title Jan27th, 2003 Dec13rd, 2005 IMDS 001 General Structure Feb26th, 2003 Dec13rd, 2005 IMDS 002 "Flat Bill of Material" (FBOM) Oct01st, 2003 --- IMDS 003 Rubber (Elastomer) Material Compositions Feb26th, 2003 June07th, 2005 IMDS 004 Textiles Feb26th, 2003 --- IMDS 005 Leather Aug11th, 2004 June07th, 2005 IMDS 006 Automotive Lubricants Feb19th, 2003 Mar24th, 2004 IMDS 007 Steel Flat Products (strips and sheets) Metallic Coated (hot-dipped or electrolytically) Feb19th, 2003 Feb26th, 2003 IMDS 008 Electroplated (electrolytically deposition) fasteners Feb19th, 2003 Feb26th, 2003 IMDS 009 Components with electrolytically deposited coatings Sep08th, 2003 July02nd, 2004 IMDS 010 Plastic Material Compositions Feb26th, 2003 Nov20th, 2003 IMDS 011 Nonmetallic Coatings Aug08th, 2004 --- IMDS 012 Automotive Sealers and Adhesive Products Oct01st, 2003 --- IMDS 013 Thermoplastic Elastomer (TPE) Material Compositions Sep03rd, 2003 --- IMDS 014 Automotive Lighting Apr23rd, 2004 June07th, 2005 IMDS 015 Automotive Steering Systems Mar31st, 2004 June07th, 2005 IMDS 017 FRB Fibre Reinforced Plastic Products (Thermosets) Feb17th, 2004 June07th, 2005 IMDS 018 Automotive Glazing Parts Nov20th, 2003 Apr28th, 2005 IMDS 019 E/E (Electric/Electronic) components Sep23rd, 2004 June07th, 2005 IMDS 020 Thermal systems Mar24th, 2005 --- IMDS 021 Spin-on Oil Filter Apr20th, 2005 May09th, 2005 IMDS 022 Change Management 1.1.3 Résumé des recommandations par Renault Un document en Français résumant l’ensemble des recommandations d’IMDS est disponible (portail fournisseur & dans IMDS). Il s’agit de faciliter en première approche l’accès aux points essentiels contenus dans l’ensemble des règles d’IMDS. Il ne se substitue en aucun cas aux règles elles mêmes qui restent les documents de référence. 1.1.4 Pages publiques d’IDMS Les pages publiques d’IMDS sont accessibles à l’adresse Internet suivante : http://www.mdsystem.com/html/en/home_en.htm Les pages publiques permettent aux utilisateurs d’IMDS de se tenir informé des évolutions du système et des interprétations des règles. Vous pouvez notamment consulter la Foire Aux Questions (FAQ) des pages publiques d’IMDS : les questions les plus fréquemment posées par les utilisateurs d’IMDS ont été répertoriées et répondues dans les pages publiques d’IMDS, dans la rubrique « FAQ ». La rubrique Foire Aux Questions est accessible dans les pages publiques d’IMDS en cliquant sur la rubrique « FAQ ». : http://www.mdsystem.com/html/en/home_en.htm Guide d’utilisation d’IMDS pour les fournisseurs de Renault 7/21 Il est possible d’effectuer vos remarques concernant ce présent document en écrivant à l’adresse suivante test.imds@renault.com 1.2 Formations complémentaires EDS et ses partenaires proposent des formations classiques adaptées. Vous pouvez retrouver leur description sur le site du centre de services d’IMDS : http://services.mdsystem.com/magnoliaPublic/en/services/training/training_dates/training _description.html 1.3 La hotline IMDS : support téléphonique Une hotline en français vient d’être mise en place par IMDS. Le numéro de téléphone est disponible sur les pages publiques d’IMDS. 1.4 S’enregistrer Lorsqu’un utilisateur souhaite utiliser IMDS pour la première fois, il est nécessaire d’obtenir un user (identifiant) et password (mot de passe). - Si la société est déjà enregistrée dans IMDS : demander à l’administrateur IMDS de votre entreprise la création d’un accès personnel. L’accès est strictement personnel, et le bon fonctionnement du processus de déclaration matières substances pour Renault nécessite une documentation rigoureuse de vos informations personnelles (adresse mail). - Si la société n’est pas encore enregistrée dans IMDS : Suivre la procédure d’enregistrement sur Internet à l’adresse suivante : http://www.mdsystem.com/html/en/reg_frameset_en.htm La procédure d’enregistrement est détaillée dans le « training » d’IMDS (paragraphe « 3.2. Online Registration procedure »). Ce document mis à disposition à l’adresse suivante : https://www.mdsystem.com/html/data/training_en.pdf Guide d’utilisation d’IMDS pour les fournisseurs de Renault 8/21 1.5 Connexion à l’application IMDS Pour utiliser l’application IMDS, il faut posséder un identifiant et un mot de passe attribués suite à la procédure d’enregistrement (cf. paragraphe précédent). La page d’accueil de l’application IMDS se trouve à l’adresse Internet suivante : http://www.mdsystem.com/index.jsp# Pour atteindre l’écran de connexion à IMDS il faut cliquer sur l’icône de la page d’accueil. Une nouvelle page Internet s’ouvre : il suffit de cliquer sur l’icône de la nouvelle page. L’écran de connexion s’ouvre : une fois l’identifiant et le mot de passe saisis, il faut cliquer sur le bouton uploads/s1/ guide-utilisateur-imds-fr.pdf