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Guide du Vérificateur Deuxième édition Décembre 2013 DIRECTION GENERALE DU TRES

Guide du Vérificateur Deuxième édition Décembre 2013 DIRECTION GENERALE DU TRESOR ET DE LA COMPTABILITE PUBLIQUE INSPECTION GENERALE DU TRESOR 2 SOMMAIRE Sommaire…………………………………………………………………………………………………2 Préface…………………………………………………………………………………………………….3 Introduction …………………………………………………………………………………………..4 PREMIERE PARTIE : PREPARATION ET MODALITES DE CONDUITE DE LA MISSION DE VERIFICATION…………………………………....................5 1.1 LES ACTES PREPARATOIRES A LA MISSION DE VERIFICATION…………………..….....5 1.2 LES MODALITES PRATIQUES DE CONDUITE DE LA VERIFICATION………..……………. 6 DEUXIEME PARTIE : LES PROCEDURES DE CONTRÔLE DES POSTES COMPTABLES…………………..………………………………………………………………….9 2.1 LES CONTRÔLES COMMUNS AUX POSTES COMPTABLES………………………….9 2.2 LES CONTRÔLES SUR LES TYPES DE COMPTABILITE (Etat, Collectivités, EPN)...17 TROISIEME PARTIE : LE CONTRÔLE DES POSTES NON COMPTABLES…………………………………………………………………………………….44 QUATRIEME PARTIE : LE CONTRÔLE ADMINISTRATIF ET MANAGERIAL ……………………………………………………………………………………45 4.1 LE CONTRÔLE DE LA RECHERCHE DE L’EFFICACITE DANS LE TRAVAIL... 45 4.2 LE CONTRÔLE DES MOYENS ET DE L’ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL….. 45 CINQUIEME PARTIE : LES OPERATIONS DE CLOTURE DE LA VERIFICATION …………………………………………….………………………………….47 5.1 LES ACTES DE FIN DE MISSION …………………………………………………………..47 5.2 LES CONSTATS DE VERIFICATION………………………………………………………47 CONCLUSION……………………………………………………………………………………49 3 PREFACE La fonction de contrôle est fondamentale dans la recherche de l’efficacité, de l’excellence et de la gestion transparente des ressources financières et matérielles d’une entité donnée. Elle est en conformité avec la recherche d’un meilleur management des services du Trésor. La Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique valorise suffisamment cette fonction, elle en fait une de ses priorités. En effet, depuis 2002, un guide du Vérificateur a été élaboré dans le but d’orienter le Vérificateur dans ses missions de contrôle. L’adoption de la reforme comptable ASTER et la vulgarisation de la démarche qualité au sein du Trésor, ont imposé une actualisation de ce document. Le présent guide innove par l’introduction d’une part, des méthodes de préparation et de clôture d’une mission de vérification et d’autre part, par la prise en compte de la reforme de la comptabilité de l’Etat et celle des collectivités territoriales. Il apparaît donc comme un document pratique élaboré à l’attention des vérificateurs chargés du contrôle des services du Trésor et des postes comptables. Ce guide permettra au Vérificateur de suivre une démarche méthodologique et d’émettre une appréciation juste, impartiale et sincère sur la qualité de la gestion des deniers publics, des ressources humaines et matérielles dont dispose le service. Ce document est également destiné aux responsables des services du Trésor Public et aux gestionnaires des deniers publics, désireux de mieux connaître les différents points et étapes de l’évaluation de leur gestion. Par ailleurs, pour des raisons pratiques, le présent guide a traité l’aspect financier et comptable avant l’aspect managérial. J’invite les destinataires à en faire un bon usage dans l’accomplissement de leur fonction. KONE ADAMA 4 INTRODUCTION L’article 13 du décret n° 2011-222 du 07 septembre 2011, portant organisation du Ministère de l’Economie et des Finances fixe les attributions de l’Inspection Générale du Trésor. Aux termes de cet article, l’Inspection Générale du Trésor est chargée : - de suivre l’application par les services du Trésor Public des textes législatifs et réglementaires régissant leur domaine ; - de contrôler les opérations des postes comptables et des services ; - de contrôler les Institutions Mutualistes d’Epargne et de Crédit ; - d’assurer une mission générale d’audit auprès de l’ensemble des services du Trésor Public ; - d’assurer toute mission à la demande du Directeur Général du Trésor et de la Comptabilité Publique et/ou du Ministre de l'Economie et des Finances. L’Inspection Générale du Trésor a donc une compétence générale en matière de contrôle sur l’ensemble des services du Trésor Public mais également sur l’ensemble des postes comptables des structures décentralisées de l’Etat (Etablissements Public Nationaux, Collectivités Territoriales) et des autres régies financières (Direction Générale des Impôts et Direction Générale des Douanes). Le guide du vérificateur a, en conséquence, pour objet de décrire les actes préparatoires, la procédure et les différentes étapes du contrôle. Il prend en compte les contrôles classiques portant sur : - les disponibilités et la comptabilité ; - le recouvrement des recettes ; - le paiement des dépenses ; - la production du compte de gestion ; - la gestion du personnel, du patrimoine mobilier et immobilier ; - la gestion administrative et managériale du chef de poste. Aussi, le présent guide du vérificateur comporte-t-il cinq parties : - les actes préparatoires à la mission de vérification ; - les procédures de contrôle des opérations comptables ; - les procédures de contrôle des postes non comptables ; - le contrôle administratif et managérial ; - les actes de clôture de la mission. 5 PREMIERE PARTIE : PREPARATION ET MODALITES DE CONDUITE DE LA MISSION DE VERIFICATION Avant toute vérification, il est nécessaire pour le vérificateur de recueillir les informations devant lui permettre de mener à bien sa mission. Il doit en outre, veiller au respect des modalités pratiques de conduite d’une mission. 1.1 LES ACTES PREPATOIRES A LA MISSION DE VERIFICATION Les actes préparatoires à la mission de vérification concernent la recherche des informations suivantes : - les données géographiques, financières et juridiques sur le poste comptable ou le service ; - les données sur la situation administrative et juridique du comptable. 1.1.1 LA RECHERCHE DES DONNEES GEOGRAPHIQUES, FINANCIERES ET JURIDIQUES SUR LE POSTE COMPTABLE OU LE SERVICE En fonction de la nature du poste à vérifier, l’inspecteur devra recueillir des informations à caractère géographique, financier et juridique. 1.1.1.1 Les postes comptables Les informations à recueillir sont les suivantes : - l’adresse précise et la localisation géographique (IGT) ; - les procès-verbaux de vérifications antérieurs, les procès-verbaux de passation de service ou les rapports d’audit du service (archives) ; - les procès-verbaux d’approvisionnement des valeurs inactives de la Recette Générale des Finances (RGF) et de la Recette Principale des Impôts (RPI) ; - les approvisionnements reçus de l’Agence Comptable Centrale du Trésor (A.C.C.T), de la Trésorerie Générale pour l’Etranger (T.G.E), de la Trésorerie Générale (TG), de l’Agence Comptable Centrale des Dépôts (ACCD) ou des autres postes comptables ; - le tableau d’avancement de la comptabilité (TAC) ; 6 - l’encaisse autorisée conformément à l’instruction n°2693/ MEMEF/DGTCP/ACCT du 21 octobre 2003. 1.1.1.2 Les postes non comptables Le vérificateur devra réunir, exploiter et connaître : - les textes de création et d’organisation ; - les manuels de procédure ; - les instructions d’application, etc. 1.1.2 LA RECHERCHE DES DONNEES SUR LA SITUATION ADMINISTRATIVE ET JURIDIQUE DU COMPTABLE OU DU RESPONSABLE DU SERVICE Le vérificateur devra, préalablement à sa mission, se procurer les informations relatives à la situation administrative et juridique du comptable ou du chef de service pour les structures non comptables. 1.1.2.1 La situation administrative et juridique du comptable Il est nécessaire pour le vérificateur d’avoir les actes suivants : - l’acte de nomination (IGT) ; - le débet comptable (IGT), le cas échéant ; - l’attestation de cautionnement (ACCT) ; - l’extrait des minutes de la prestation de serment (comptable). 1.1.2.2 La situation administrative et juridique du chef de service Le vérificateur devra obtenir l’acte de nomination du chef de service concerné. 1.2 LES MODALITES PRATIQUES DE CONDUITE DE LA VERIFICATION Avant d’aborder le contrôle des postes comptables, il parait important de rappeler certains préalables au déroulement de la mission liés au caractère spécifique de la fonction de contrôle. 7 En effet, cette fonction suscite par nature des appréhensions de la part des vérifiés. Aussi, afin de permettre la conduite de la mission dans un environnement apaisé, le vérificateur devra t-il observer un certain nombre de modalités pratiques. 1.2 1 LE DEMARRAGE DE LA MISSION Le vérificateur devra démarrer la mission par :  une réunion d’ouverture : au cours de laquelle les conditions de déroulement de la mission seront précisées. Le Vérificateur devra alors rappeler que : - la période de mission est une période d’astreinte pour tout le personnel; - le contrôle managérial inclut des entretiens individuels (directs ou par questionnaires) sur les rapports de travail avec les Agents, le Chef de poste, les partenaires et les Autorités administratives. 1.2 2 LE DEROULEMENT DE LA MISSION Le vérifié devra mettre à la disposition de l’équipe de mission un local de travail durant toute la durée de la mission. Au cours de la mission, le vérificateur devra : - conduire la mission à un rythme en rapport avec la charge de travail et la durée de la mission; - éviter de s’immiscer dans la gestion courante du poste ou du service. Il ne doit surtout pas se substituer au chef de poste ni entraver la bonne marche du service ; - s’assurer du suivi effectif des recommandations des précédentes missions ; 8 - savoir écouter et apprécier les explications du vérifié ; - corriger si nécessaire mais surtout réorienter l’Inspecté dans le sens de la bonne application des textes et des instructions ; - formuler dans un langage concis et courtois les observations sur des bases légales et réglementaires; - s’appuyer sur des preuves irréfutables ; - rédiger les recommandations en dégageant clairement : o les insuffisances ; o la nature des actions à mener ; o le délai de mise en œuvre ; o la preuve de réalisation. En outre, le vérificateur peut : - donner uploads/s1/ guide-verificateur.pdf