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REPUBLIQUE DU BURUNDI MINISTERE DE LA JUSTICE INSPECTION GENERALE DE LA JUSTICE

REPUBLIQUE DU BURUNDI MINISTERE DE LA JUSTICE INSPECTION GENERALE DE LA JUSTICE RAPPORT DE MISSION D'INSPECTION DU TG I DE BURURI DATE DE LA MISSION : Du 20 au 25 Décembre 2020 MAGISTRATS INSPECTEURS : -Timothée BISUMBAGUTIRA -Modestienne NTAKARUTIMANA DUREE DE LA MISSION : 5 jours PERSONNES RENCONTREES : -Monsieur NIYUKURI Laurent Président du Tribunal de Grande Instance de Bururi -Madame Bimenyimana Emmanueline greffier chef . INTRODUCTION GENERALE 1 .CONTEXTE ET JUSTIFICATION Par l’ordre de mission du Ministre de la justice et agissant dans le cadre de l’article 10 du décret n° 110 portant organisation et missions de l’inspection générale de la justice, une équipe d’inspecteurs composée de Modestienne NTAKARUTIMANA et de Timothée BISUMBAGUTIRA a effectué un contrôle de fonctionnement du Tribunal de Grande Instance de BURURI du 20 au 25 Septembre 2020. 2. OBJECTIF GLOBAL 1 L’objectif global de l’inspection de la juridiction est l’amélioration du fonctionnement de la juridiction 3. OBJECTIFS SPECIFIQUES -Constant des dysfonctionnements et identification des causes. -Formuler des recommandations visant la correction des dysfonctionnements identifiées -Assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations visant l’amélioration du service 4. OUTILS DE CONTRÔLE Référentiel d’inspection simplifié des juridictions supérieures -Rapports mensuels et annuel de la juridiction -Registres tenus par la juridiction -Dossiers physiques Après avoir fait par une brève présentation de la juridiction, le président du tribunal a indiqué que le ressort de la juridiction couvre les communes de ( ) avec une relief très accidenté et surpeuplé le contrôle a porté selon le reférentiel sur la mission administration, la mission civile et suer l’accès au droit et à la justice La mission administration consistait à collecter les informations nécessaires afin de s’assurer que les moyens humains et matériels mis à la disposition de la juridiction sont bien utilisés eu égard à l’évolution du rôle et à la charge du travail de la juridiction. MISSION A- ADMINISTRATION 2 OBJECTIF A 1: DISPOSER DES MOYENS NECESSAIRES ET ASSURER LA SURETE DE LA JURIDICTION A 1.1: DISPOSER DES MOYENS HUMAINS NECESSAIRES Risques : Inadéquation des effectifs au vu de la charge de travail ; Absences répétées des magistrats qui perturbent le service ; Mauvaise répartition du travail entre les magistrats. Point de contrôle A 1.1-1: Magistrats Finalités : retracer La situation de l’effectif des magistrats au jour du contrôle ; La répartition des effectifs des magistrats au jour du contrôle ; L’adéquation des effectifs au regard de l’activité ; Perturbation du service liée aux fréquentes mutations. 1) Demander à la direction générale de l’organisation judiciaire (DGOJ) de renseigner le tableau suivant : Tableau A 1.1-1/T1- Magistrats : Etat des effectifs 3 ombre de magistrats affectés à la juridiction inspectée N-2 N-1 N Moyenne des TGI ayant le même volume d’affaires(1) 19 11 12 (1) Il conviendra de rechercher auprès du service des statistiques les TGI ayant le même volume d’affaires. La population de la province pourra également être prise en compte pour une meilleure comparaison. Vérifier s’il existe un outil de suivi des effectifs des magistrats au sein du service concerné. Si oui, vérifier si les données sont actualisées. L’exploitation des rapports mensuels peut donner des indications sur le mouvement du personnel. Renseigner le tableau suivant et comparer les données fournies avec celles de la DGOJ ; Tableau A 1.1-1/T2- Magistrats : Etat des effectifs (sources : juridiction) Magistrat du siège N-2 N-1 N (du dernier jour du trimestre) Juges 19 11 12 Total 2) Demander à la juridiction s’il existe un outil ou une procédure lui permettant d’évaluer et de répartir la charge de travail de chaque collaborateur. Si oui, quel est ce système, procédure, outil ? Vérifier s’il y a un registre des présences/absences. 4 Contrôle sur site 3) Si oui, demander à le consulter et regarder s’il est actualisé. 4) Sinon, demander au chef de service comment il gère ses ressources humaines et l’activité du service. 5) Des absences ont-elles été constatées au jour de l’inspection ? Si oui, sont-elles justifiées ? Si non, pourquoi ? 6) Demander au chef de juridiction de renseigner le tableau ci- dessous: Tableau A. 1.1-1/T3 : Nombre de jours d’absence des Magistrats (toute cause autre que les congés annuels année N-1 et année N) Fonction N-1 (dernier jour de l’année précéden te) N-1 N-1 N (dernier jour du trimestre précédent le contrôle) N N Formatio n /Séminai res/Ateli ers (en tant que participa nt) Formation / Séminaires/ Ateliers (en tant que formateur/e xposant) Maladie ou autres Formation /Séminaire s/Ateliers( en tant que participant ) Formation / Séminaires / Ateliers (en tant que formateur/ exposant) Maladie ou autres Président Vice-président 5 7) Entretien avec le chef de juridiction sur l’ensemble des éléments recueillis: Aborder avec le chef de juridiction les mutations et les conséquences que cela a sur le fonctionnement du service ; Aborder la question de la participation aux ateliers, formations et les conséquences que cela peut avoir sur le service, le nombre d’heures consacrées à ces activités et les absences induites ; Se faire communiquer les autorisations d’absence données par le Président du TGI ou le Président de la Cour d’Appel pour les absences du Président du TGI; Aborder avec les chefs de juridiction la charge de travail des magistrats et le cas échéant, le problème lié au manque d’effectifs ; Le cas échéant, demander des explications sur les disparités entre les données de la DGOJ et les effectifs dans la juridiction. Constats : Les effectifs affectés à la juridiction ont connue diminution sensible. Ils passent de 19 à 11 au cours de la période de 2018 à 2020. Analyse des informations : Selon l’information fournie par le président du tribunal, ces départs ont eu lieu avec la création des Cours d’Appel de Bururi et de Makamba et les éléments mutés n’ont pas été remplacés Recommandations: La Direction Générale des Ressources Humaines et Statistiques de procéder au remplacement du personnel magistrat parti au début de l’année prochaine. Point de contrôle A 1.1-2: Agents de l’Ordre Judiciaire Finalités : retracer La situation de l’effectif des AOJ au jour du contrôle ; Les absences des AOJ ; La répartition des effectifs par action au jour du contrôle ; L’effectif au regard de l’activité. Contrôle en amont 6 1) Demander à la direction générale de l’organisation judiciaire (DGOJ) de renseigner le tableau suivant : Tableau A.1.1-2/T1- AOJ : Etat des effectifs (source : direction générale de l’organisation judiciaire) Fonction N-2 N-1 N Moyenne des TGI ayant le même volume d’affaires (1) N Greffiers Huissiers Commis-greffier Total 6 5 5 (1) Il conviendra de rechercher auprès du service des statistiques les TGI ayant le même volume. La population de la province pourra également être prise en compte pour une meilleure comparaison. Contrôle sur site 1) Existe-t-il un outil de suivi des effectifs des AOJ au sein du service concerné ? Si oui, les données sont-elles actualisées ? 2) Demander à la juridiction de renseigner le tableau suivant et comparer les données fournies avec celles de l’OJ, Tableau A.1.1-2/T2- AOJ : Etat des effectifs (sources : juridiction) 7 Greffe N-2 N-1 N Greffiers Huissiers Commis-greffier Total 6 5 5 3) Existe-t-il un registre des absences des AOJ ? Si oui, vérifier son existence. 4) Y a-t-il des absences constatées au jour de l’inspection ? Si oui, sont- elles justifiées ? 5) Demander à la juridiction de renseigner le tableau ci-dessous : Tableau A.1.1-2/T3 : Nombre de jours d’absence des AOJ (toute cause autre que les congés) pour l’année N-1 N-1 N-1 N-1 N N N Formation /Séminaires/ Ateliers (en tant que participant) Formation / Séminaires/ Ateliers (en tant que formateur/e xposant) Maladie ou autres Formation / Séminaires/ Ateliers(en tant que participant) Formation / Séminaires / Ateliers (en tant que formateur/ exposant) Maladie ou autres Greffier en chef Greffier 1 Greffier 2 6) Entretien avec les chefs de juridiction, le greffier en chef sur l’ensemble des éléments recueillis. 8 Aborder la question de la participation aux ateliers, formations et les conséquences que cela peut avoir sur le service, le nombre d’heures consacrées à ces activités et les absences induites ; Se faire communiquer les autorisations d’absence données par le Président du TGI ; Aborder avec les chefs de juridiction la charge de travail des greffiers et le cas échéant, le problème lié au manque d’effectifs. Le cas échéant, demander des explications sur les disparités entre les données de la DGOJ et les effectifs dans la juridiction. constats : le personnel sous statut (agents de l’ordre judiciaire ) est resté contant au cours de la période sous examen. Analyse des informations : les agents de l’ordre judiciaire ( greffiers, huissiers et commis greffiers ) participent à toutes les activités et se retrouvent trop sollicités. Le greffier chef souhaite un renfort à son équipé Recommandations: La Direction Générale des Ressources Humaines et Statistiques de procéder l’affectation de 2 commis greffiers au début de l’année prochaine A .1.2: DISPOSER DES MOYENS MATERIELS NECESSAIRES Risques : Equipement inadapté à la juridiction ; Absence de maintenance des équipements. 9 Point de contrôle A 1.2-1: Situation immobilière de la uploads/s1/ igj-claude-nimubona-referentiel-corrige-d-x27-inspection-du-tgi.pdf