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Mémoire Professionnel Communication Administrative et Bureautique Page 1 Nadine

Mémoire Professionnel Communication Administrative et Bureautique Page 1 Nadine LANG épouse DOUSSET PLP2 COMMUNICATION ADMINISTRATIVE ET BUREAUTIQUE 2000 Lycée Saint Vincent de Paul – Nîmes MEMOIRE PROFESSIONNEL LA FORMATION DU PERSONNEL Directeur de Mémoire : Mme Combes IUFM de l’Académie de Montpellier Assesseur : M. BONNET Site de Montpellier Mémoire Professionnel Communication Administrative et Bureautique Page 2 RESUME Ce mémoire présente l’élaboration d’une séquence en B.E.P. Métiers du Secrétariat sur le thème de la formation. L’objectif de cette séquence est de rendre les élèves capables d’effectuer les activités liées à la formation au sein d’un service du personnel. L’apprentissage s’effectue à partir de documents professionnels obtenus lors de mon stage en entreprise. SUMMARY This report presents a session in « BE.P Métiers du Secrétariat » and deals with vocational training. The target of this session : within the Human Resources department, pupils must show a capacity to understand the structures of vocational training. Learning by taking part in such activities is made through professional documents which I collected during my own industrial release training. MOTS CLES : FORMATION/PLAN DE FORMATION/DEMANDE DE FORMATION/ CONGE INDIVIDUEL DE FORMATION/STAGE Mémoire Professionnel Communication Administrative et Bureautique Page 3 Observations du jury SOMMAIRE Mémoire Professionnel Communication Administrative et Bureautique Page 4 SOMMAIRE INTRODUCTION........................................................................................................................6 PREMIERE PARTIE...................................................................................................................7 PRESENTATION DE L’ENTREPRISE....................................................................................7 MON ACTIVITE AU SEIN DU SERVICE DU PERSONNEL....................................................9 MES IMPRESSIONS CONCERNANT CETTE EXPERIENCE ..............................................10 CHOIX DU THEME...............................................................................................................11 DEUXIEME PARTIE.................................................................................................................12 PRESENTATION DE LA TRANSPOSITION DIDACTIQUE ..................................................12 A/ PREPARATION DE LA SEQUENCE............................................................................12 B/ FICHE DE DEROULEMENT DE LA SEQUENCE ........................................................16 C/ DOSSIER ELEVE ........................................................................................................18 D/ PROLONGEMENTS DE LA SEQUENCE ....................................................................33 CONCLUSION......................................................................................................................34 Mémoire Professionnel Communication Administrative et Bureautique Page 5 REMERCIEMENTS Je tiens à remercier tout particulièrement Madame GRANIER, responsable du personnel au sein de la Société SMURFIT SOCAR. Elle a largement contribué à l’élaboration de ce dossier grâce à sa disponibilité et aux informations qu’elle m’a transmises en toute confiance. Le temps que nous avons passé ensemble m’a permis de constater l’importance et la diversité des activités de ce service. Mémoire Professionnel Communication Administrative et Bureautique Page 6 INTRODUCTION Dans le cadre de la formation IUFM, j’ai effectué un stage professionnel dans une entreprise située entre Nîmes et Montpellier : la société SMURFIT SOCAR. C’est une unité de production de taille moyenne (environ 120 personnes), qui présente l’intérêt d’avoir un service du personnel complètement autonome bien que cette société appartienne à un groupe important : Jefferson Smurfit Group . La responsable du personnel, aidée d’une secrétaire, est en charge de toute la gestion du service, ce qui permet de voir au quotidien que ses domaines d’intervention sont très variés. L’éventail des activités du service permet de faire le rapprochement entre les situations professionnelles et les activités du service du personnel abordées avec les élèves. La première partie de ce dossier est consacrée à la présentation de l’entreprise et à mon vécu en tant que stagiaire. La seconde partie décrit la transposition didactique que j’ai effectuée sur le thème : La formation du personnel Elle précise la démarche adoptée et le déroulement de la séquence . Mémoire Professionnel Communication Administrative et Bureautique Page 7 PREMIERE PARTIE PRESENTATION DE L’ENTREPRISE JEFFERSON SMURFIT GROUP est le premier fabricant européen et le plus important producteur mondial de carton et d’emballages papier. SMURFIT SOCAR est leader mondial de l’emballage et se compose de cartonnages, cartonneries et de papeteries. A Gallargues, entre Nîmes et Montpellier il s’agit d’une unité de production de cartonnages. QUELQUES EMBALLAGES REALISES CHEZ SMURFIT SOCAR A GALLARGUES Mémoire Professionnel Communication Administrative et Bureautique Page 8 SMURFIT SOCAR à GALLARGUES emploie environ 120 personnes dont la plus grande partie travaille en production et fonctionne en 3 équipes. RESSOURCES HUMAINES G. GRANIER SAV AGENTS ASSISTANTS COMMERCIAUX DIRECTION COMMERCIALE COMPTABILITE LOGISTIQUE 3 EQUIPES CHEFS D'EQUIPES MAINTENANCE DIRECTION PRODUCTION DIRECTION GENERALE Mémoire Professionnel Communication Administrative et Bureautique Page 9 MON ACTIVITE AU SEIN DU SERVICE DU PERSONNEL OBJECTIFS Le but de ce stage au sein d’un service du personnel était de m’impliquer dans la majeure partie des activités développées dans le programme de BEP ou BAC PROFESSIONNEL « METIERS DU SECRETARIAT ». Il me paraissait intéressant pour moi, ayant une expérience professionnelle en communication et en gestion commerciale d’observer et de participer aux activités liées à la gestion du personnel. Après entretien avec la responsable du personnel, je m’étais fixée les objectifs suivants à atteindre : S Participer au quotidien aux activités de ce service en fonction des besoins, S Collecter des documents professionnels que je puisse intégrer dans mes futurs cours pour les rendre plus concrets, S Tenter de comprendre l’importance de la gestion du personnel enseignée aux élèves, alors que peu d’entre elles parviennent à obtenir une période de formation au sein de ce service. ACTIVITES Dans le but de répondre à mon souhait, la responsable du personnel m’a fait partager son travail de préparation de la paye : S Repérer sur les cartes de pointage les éléments variables de la paye et les éléments à reporter pour tenir un décompte : des absences, des heures de nuit, des heures de délégation, des jours à récupérer, des primes d’assiduité. Par ailleurs, la charge de travail du moment avait obligé la société à prendre un nombre considérable d’intérimaires et je me suis impliquée également dans la gestion administrative de cette catégorie de personnel : S Demande de candidats, confirmation auprès des agences d’intérim, contrats, décompte d’heures en fin de semaine. J’ai également participé à la mise en place de la formation qui venait d’être décidée pour l’année en cours : S Récapitulatif des stages, S Inscription des stagiaires auprès des organismes, S Réservation des billets train, avion ; réservation voiture, S Totalisation des frais. C’est ce dernier thème que j’ai choisi de traiter dans ce dossier. Mémoire Professionnel Communication Administrative et Bureautique Page 10 MES IMPRESSIONS CONCERNANT CETTE EXPERIENCE Le choix d’effectuer mon stage dans un service du personnel s’est basé, d’une part, sur la constatation que le référentiel développait plusieurs points s’y référant et d’autre part sur le fait que c’est un service de l’entreprise que je connaissais peu. Les activités y sont aussi variées que l’étendue du référentiel. Mon implication plus ou moins importante dans certains domaines m’a néanmoins permis d’aborder tous les thèmes : S Recrutement, S Gestion des absences et des congés, S Rémunération S Formation, S Représentation du personnel, S Départ du salarié. Cette expérience m’a permis de réfléchir d’une part sur : S La condition privilégiée de stagiaire « enseignante » qui m’a permis d’obtenir la confiance de la responsable du personnel et d’avoir accès à tous les documents ; S L’adéquation entre l’enseignement dispensé et les tâches effectuées en entreprise, S La difficulté pour les élèves d’obtenir un stage dans un service du personnel, S La possibilité pour les élèves à l’issue de leur baccalauréat professionnel de travailler dans un service du personnel. Mémoire Professionnel Communication Administrative et Bureautique Page 11 CHOIX DU THEME LA FORMATION Comment traiter ce thème en classe ? Je vous proposerai en seconde partie une séquence possible pour traiter ce thème. Un besoin pour les entreprises et les salariés. Une préoccupation chez SMURFIT SOCAR Thème transversal Intérêts du thème Intègre le programme de BEP et de BAC PRO Mémoire Professionnel Communication Administrative et Bureautique Page 12 DEUXIEME PARTIE PRESENTATION DE LA TRANSPOSITION DIDACTIQUE A/ PREPARATION DE LA SEQUENCE Choix de la section et du pôle Ce thème étant présent dans plusieurs pôles, en BEP et en BAC PROFESSIONNEL, différentes possibilités se présentaient. Compte tenu de mon activité en entreprise , davantage liée au traitement de la formation, j’ai choisi de développer ce thème DANS LE POLE ORGANISATION. Par ailleurs, étant professeur stagiaire en Terminale BEP Métiers du Secrétariat, il était intéressant pour moi de construire cette séquence afin de la mettre en application en présence de ma tutrice. Liaison avec le référentiel La formation est un thème qui se traite en organisation, Pôle 2 ainsi qu’en droit, Pôle 4. Il est cependant nécessaire de souligner la transversalité du thème. Mémoire Professionnel Communication Administrative et Bureautique Page 13 Le thème dans le référentiel de BEP Métiers du Secrétariat COMPETENCES PROFESSIONNELLES CRITERES DE PERFORMANCE CONNAISSANCES ASSOCIEES POLE ORGANISATION 2.26 Participer aux activités du service du personnel Collecter les demandes de formation et en préparer le traitement Compléter les documents pour la mise en place et le suivi des actions de formation Mettre à jour les différents planigrammes Dans le cadre des dispositions du droit du travail : Précision et fiabilité dans la mise en œuvre Repérage correct des anomalies Rigueur dans la mise en œuvre de la procédure Qualité des contrôles 2.2.4 Participation à l’administration du personnel Les formalités administratives liées à la formation du personnel : traitement des demandes, procédure POLE ECONOMIQUE ET JURIDIQUE 4.2.7. Le salarié : droit social La formation Mémoire Professionnel Communication Administrative et Bureautique Page 14 Objectifs et structure de la séquence L’objectif général de la séquence est de rendre les élèves capables d’effectuer les activités liées à la formation au sein du service du personnel. La séquence se uploads/s1/ introduction-memoire.pdf