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HR Data Management Core HR - Administration du personnel Guide utilisateur HRa

HR Data Management Core HR - Administration du personnel Guide utilisateur HRa Suite 9.1 France FPADFR09104GUXXX Quatrième édition: Mai 2016 Le paragraphe qui suit ne s'applique pas au Royaume-Uni ou à tout autre pays dans lequel ces dispositions sont incompatibles avec la législation en vigueur : LE PRÉSENT DOCUMENT EST LIVRÉ "EN L'ETAT". Sopra HR Software DÉCLINE TOUTE RESPONSABILITÉ, EXPRESSE OU IMPLICITE, RELATIVE AUX INFORMATIONS QUI Y SONT CONTENUES, Y COMPRIS EN CE QUI CONCERNE LES GARANTIES DE QUALITÉ MARCHANDE OU D'ADAPTATION À VOS BESOINS. Certaines juridictions n'autorisent pas l'exclusion des garanties implicites, auquel cas l'exclusion ci-dessus ne vous sera pas applicable. Il n'est pas garanti que le contenu du présent document et les exemples de code source qui y figurent, pris individuellement ou en tant qu'ensemble, répondent à vos besoins, ni qu'ils soient exempts d'erreurs. Ce document peut comporter des inexactitudes d'ordre technique ou des erreurs typographiques. Son contenu est périodiquement mis à jour et chaque nouvelle édition inclut les mises à jour. Sopra HR Software peut procéder à des améliorations et/ou des modifications du ou des produit(s) ou programme(s) décrits dans ce document, à tout moment. © 1996-2015 Sopra HR Software. Tous droits réservés. Avertissement Le présent document peut contenir des informations ou des références concernant certains produits, logiciels ou services HR Access non annoncés dans ce pays. Cela ne signifie pas que Sopra HR Software ait l'intention de les y annoncer. Sopra HR Software peut détenir des brevets ou des demandes de brevet couvrant les produits mentionnés dans le présent document. La remise de ce document ne vous donne aucun droit de licence sur ces brevets ou demandes de brevet. Les logiciels tierce partie inclus dans HR Access ne peuvent être utilisés séparément de HR Access. Marques HR Access est une marque déposée de Sopra HR Software. Toute utilisation, reproduction ou représentation nécessite l'accord express et préalable de Sopra HR Software. Les autres noms utilisés pour désigner des sociétés, des produits ou des services sont des marques ayant leur titulaire respectif. Mise à jour de la documentation Le contenu de la documentation HR Access est régulièrement mis à jour. Ces mises à jour sont disponibles sur le site du Support clients. Remarques du lecteur Vos commentaires et suggestions nous permettent d'améliorer la qualité de nos documentations. Ils jouent un rôle important lors de leur mise à jour. N'hésitez pas à en faire part à la hot-line HR Access. www.soprahr.com Le Triangle de l'Arche 8, cours du Triangle 92937 Paris La Défense Cedex Table des matières Introduction .................................................................... 5 Documentation de référence .............................................................. 5 Core HR .................................................................................................... 6 Navigation dans HRa Space ...................................................................... 7 Processus guidés ...................................................................................... 8 Chapitre 1 La gestion administrative .............................. 9 Introduction ............................................................................................. 9 Les mouvements de personnel ................................................................. 9 Enregistrer les entrées de personnel .................................................... 9 Quel type de processus d'embauche utiliser ? ...................................... 10 Utiliser l'embauche modélisée ...................................................... 11 Comment procéder .......................................................................... 11 Compléter la saisie ........................................................................... 11 Editer la DPAE et le contrat de travail .................................................. 11 Choisir le masque d'embauche ........................................................... 12 Créer et modifier un masque ............................................................. 12 Utiliser l'embauche par étapes ..................................................... 13 Comment procéder .......................................................................... 13 Récupérer un dossier individuel existant .............................................. 13 Créer le dossier individuel ................................................................. 13 Saisir les données de l'étape d'embauche ............................................ 14 Visualiser l'avancement des embauches .............................................. 14 Reprendre une embauche démarrée ................................................... 14 Editer la DPAE et le contrat de travail .................................................. 14 Embaucher un salarié - Embauche détaillée ......................................... 15 Informations requises ................................................................. 15 Modifier la date d'embauche ........................................................ 17 Voir les informations manquantes ................................................. 17 Exemples ........................................................................................ 17 Indiquer une affectation .............................................................. 17 Saisir la rémunération ................................................................ 17 Indiquer la rémunération pour la paie ................................................. 18 Définir une exception pour la paie ...................................................... 18 Gérer une prime annuelle et un treizième mois ..................................... 19 Annulation ................................................................................ 19 Réembaucher un salarié ................................................................... 20 Annulation ................................................................................ 20 Embaucher un candidat .................................................................... 20 Sélectionner le dossier d'un candidat ............................................ 20 Réaliser l'embauche ................................................................... 20 Annulation ................................................................................ 21 Effectuer une mutation ..................................................................... 21 Impacts en paie ......................................................................... 21 Annulation ................................................................................ 21 Gérer les multi-contrats .................................................................... 22 Dossiers de paie ........................................................................ 22 Créer un contrat ........................................................................ 23 Passer le type de gestion d'un dossier de multi à mono-contrat ........ 23 Définir les caisses de cotisation d'un dossier individuel .......................... 23 Comment fonctionne l'alimentation automatique ............................. 23 Forcer la valeur des caisses de cotisation ....................................... 23 Embaucher un apprenti .................................................................... 24 Comment procéder ..................................................................... 24 Enregistrer la sortie d'un salarié ........................................................ 25 Cas particulier : contrat à durée déterminée .................................. 26 Annulation ................................................................................ 26 Annuler des mouvements du personnel ............................................... 26 Annuler une embauche ............................................................... 26 Annuler l'embauche d'un candidat ................................................ 26 Annuler une réembauche ............................................................ 27 Annuler une mutation ................................................................. 27 Annuler une sortie ...................................................................... 27 Annuler les déclarations liées à la sortie annulée .................................. 28 Éditer les documents liés à l'embauche ............................................... 28 Etats édités à la demande ........................................................... 29 Contrat de travail ....................................................................... 29 Déclaration Préalable A l'Embauche .............................................. 30 Saisir un formulaire en ligne .............................................................. 30 Déclarer avec un fichier .................................................................... 30 Comment procéder .......................................................................... 31 Déclaration des Mouvements de Main d'Œuvre ............................... 35 Editer la DMMO ................................................................................ 35 Cas particulier ................................................................................. 36 Éditer les documents liés à la sortie .................................................... 36 Gérer les données individuelles .............................................................. 37 Consulter et mettre à jour des dossiers ............................................... 37 Composition familiale ................................................................. 38 Représentation sociale ................................................................ 39 Salariés handicapés .................................................................... 39 Types de mise à jour ........................................................................ 39 Cas spécifiques ............................................................................... 40 Gérer la pénibilité au travail .............................................................. 41 Définir les facteurs de risques ...................................................... 41 Liste des facteurs liés à la pénibilité au travail ...................................... 41 Définir les facteurs de risques d'une personne ................................ 41 Impact en paie ................................................................................ 42 Editer les documents de gestion quotidienne du personnel .................... 43 Consulter les états disponibles ........................................................... 43 Le certificat de travail ....................................................................... 43 Attestation d'emploi ......................................................................... 44 Certificat de travail ........................................................................... 44 La convocation à la visite médicale ..................................................... 44 Gérer les activités et les absences ................................ 45 Introduction ........................................................................................... 45 Gérer les activités ................................................................................... 45 Horaire théorique ............................................................................ 46 Consulter les horaires théoriques ....................................................... 46 Modifier les horaires théoriques ......................................................... 46 Exception pour une période ......................................................... 47 Exception pour une journée ......................................................... 47 Saisir les heures différentes du théorique ............................................ 47 Gérer les absences ................................................................................. 48 Saisir les absences ........................................................................... 48 Consulter les absences ..................................................................... 48 Saisie individuelle ...................................................................... 48 Horaire théorique : Cas particulier ...................................................... 49 Témoin Prolongation ................................................................... 49 Saisie de masse ......................................................................... 49 Saisie collective ............................................................................... 49 Absences de type congés payés ......................................................... 50 Les impacts en paie .................................................................... 51 Consulter les droits et absences de type Sécurité Sociale ...................... 51 Consulter les droits à indemnisation .............................................. 51 Salaires de référence utilisés dans le calcul des indemnités .............. 51 Vérifier les droits à indemnisation ....................................................... 51 Vérifier le découpage de l'absence ...................................................... 52 Vérifier le salaire de référence ........................................................... 52 Saisie d'une absence indemnisée .................................................. 52 Prolonger une absence indemnisée ..................................................... 52 Impacts en paie d'une absence indemnisée .......................................... 52 Les Indemnités Journalières de Sécurité Sociale ............................. 53 Gérer les temps partiels thérapeutiques ................................................. 53 Définir un temps partiel thérapeutique ................................................ 53 Compte Personnel de Formation ............................................................. 54 Gérer les abondements du Compte Personnel de Formation ................... 55 Consulter les autres absences ................................................................ 55 Compte épargne temps (CET) ....................................... 57 Utiliser le CET ......................................................................................... 57 Alimenter et utiliser les droits ................................................................ 57 Gérer les Comptes Epargne Temps ......................................................... 58 Ouvrir ou clore un compte d'épargne temps pour un salarié ................... 58 Consulter les opérations et le solde .................................................... 58 Equivalent temps plein ................................................................ 58 Alimenter le compte par report de congés ........................................... 59 Résultat .................................................................................... 59 Calcul du nombre de Jours ouvrés ................................................ 60 Calcul des Jours ouvrés équivalent temps plein............................... 60 Calcul des Heures ...................................................................... 60 Rectifier un report de congés déjà effectué .......................................... 60 Pièges à éviter ........................................................................... 61 Alimenter le compte par des crédits de temps issus du module Temps et Activité ............................................................. 61 Calcul des Jours ouvrés équivalent temps plein............................... 62 Calcul du nombre de jours ouvrés ................................................. 62 Rectifier une opération enregistrée sur le CET ...................................... 62 Alimenter le compte par des éléments de paie ..................................... 63 Calculs ..................................................................................... 64 Décompter des congés pris sur le compte épargne temps ...................... 64 Résultat .................................................................................... 65 Calcul du nombre de jours ouvrés ................................................. 65 Calcul des Jours ouvrés équivalent temps plein .................................... 65 Calcul des Heures ............................................................................ 65 Rectifier une absence déjà saisie ........................................................ 66 Mettre le compte à jour manuellement ................................................ 66 Créer les règles du Compte Epargne Temps ............................................ 67 Créer des types de CET .................................................................... 67 Définir des types d'opération ............................................................. 67 Relier des types d'opérations à des types d'absences ............................ 68 Opérations de débit .................................................................... 68 Opérations de crédit ................................................................... 68 Relier des types d'opérations à des rubriques de paie ........................... 69 Index ................................................................... 71 Core HR - Personnel Management — Guide utilisateur 5 Introduction Ce guide s'adresse à l'Expert RH. Il présente la gestion quotidienne du personnel (embauches, transferts, fins de contrats), des données du personnel, des activités et des absences. (Voir la table des matières pour le contenu détaillé de uploads/s1/fpadfr09104guxxx.pdf