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La correspondance administrative 2 INTRODUCTION Ce fascicule ‘’La correspondanc

La correspondance administrative 2 INTRODUCTION Ce fascicule ‘’La correspondance administrative’’ a été réalisé dans le cadre du Plan de communication interne de l’Académie d’Orléans-Tours, afin d’améliorer la qualité de l’écriture des documents administratifs et leur lisibilité, par la définition de règles simples de présentation et de rédaction. Que soient remerciées les personnes qui ont participé à ce travail et tout particulièrement Martine LEROUX de l’Inspection Académique du Loiret qui a fourni les éléments nécessaires à l’élaboration de ce document. La réalisation d’une charte graphique permettra également d’améliorer la communication, en facilitant l’identification des courriers en provenance de nos services et contribuera sans doute à la modernisation du service public d’éducation. ONT CONTRIBUE A LA REALISATION DE CE DOSSIER : ----- Margaret AUMONT Chantal CUSSE Evelyne DOISNEAU Claude EMERY Yves FEUNTEUN Gérard GUILLAUMIE Martine LEROUX Danièle PATTOU Jacqueline POIRIER 3 LES REGLES GENERALES DE LA COMMUNICATION ECRITE Lorsque vous écrivez, veillez à : Ne pas multiplier les objets. Faire un plan : le plan aide à choisir et à hiérarchiser les informations. Pour le lecteur, le plan aide à comprendre rapidement la démarche et la logique du texte. L'introduction rappelle l'objet de la correspondance. Le développement expose les arguments ou la réglementation. La conclusion fait apparaître la décision prise ou la solution adoptée. Tenir compte du destinataire qui n'a pas forcément connaissance de l'affaire. Reformuler sa demande, dans le cas d'une, réponse. Replacer les choses dans leur contexte. Hiérarchiser les informations. Il y a toujours une hiérarchie des informations: ordre chronologique, du particulier au général, des faits aux opinions, des observations au diagnostic, de l'essentiel au détail. Choisir les arguments. Quand vous écrivez pour convaincre ou pour ordonner, commencez par lister les arguments que vous allez développer. C'est un bon moyen de ne pas en oublier, de pouvoir les situer dans la hiérarchie du plan, pour vous apercevoir que certains d'entre eux sont hors sujet ou peu valides. Choisir ses mots. En fonction de votre public, vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langage. Vous éviterez ,en général les termes techniques. Respecter les règles de lisibilité, c'est-à-dire : - bannir le jargon de spécialiste et les mots savants - éviter le franglais - donner la signification d'un sigle dès la première utilisation - faire des phrases courtes et développer une idée par phrase - alléger les phrases en réduisant le nombre des subordonnées - veiller à l'équilibre des paragraphes - si la correspondance comporte plusieurs pages, veiller à le faire apparaître clairement (pagination) Choisir le ton juste. Dans la plupart des écrits professionnels, vous devez éviter le ton affectif. Il vous faudra à l'inverse éviter le ton péremptoire. Vous pourrez inclure dans vos phrases des incidentes, utiliser le conditionnel, des adverbes ou la forme interrogative. 4 Aller à l'essentiel. N'oubliez pas que dan~ un écrit professionnel, l'objectif visé est l'efficacité qui exige que l'on aille rapidement à l'essentiel. Citer les faits. Citez toujours les faits tels que vous les avez observés ou qu'ils vous ont été rapportés. Donnez des chiffres, des dates, des statistiques chaque fois que possible. Utiliser des formules positives. A la relecture, efforcez-vous de retraduire vos formulations négatives en formulations positives. Ne dites pas: notre établissement n'a eu que 20 % d'échecs au bac, mais dites: notre établissement a eu 80 % de réussite au bac. Limiter la redondance. La répétition' des informations peut parfois être utile et délibérée. La plupart du temps, elle est involontaire et dénote un manque de rigueur. En vous relisant, supprimez les répétitions ou les redondances. LA SPECIFICITE DU STYLE ADMINISTRATIF Le caractère officiel de l'écrit impose un certain nombre de règles. La courtoisie doit toujours exister dans les rapports administrateurs-administrés (éviter tout jugement de valeur). L'objectivité : les réactions personnelles de la part du fonctionnaire n'ont aucune place dans les documents officiels. La clarté : l'Administration ayant pour rôle de préparer ou de prendre des décisions, il faut que l'action soit exprimée avec clarté pour être comprise de son destinataire. La logique démonstrative : l'écrit doit être construit comme une démonstration. Introduction: rappel du courrier précédent ou de l'affaire concernée, Corps de la lettre : explication, argumentation, Conclusion : décision, solution ou proposition énoncée clairement. La responsabilité : le rédacteur écrit au nom de l'autorité publique qui emploie le je, marque de la responsabilité assumée. 5 LE VOCABULAIRE ADMINISTRATIF Formules introductives - j'ai l'honneur d'accuser réception de votre lettre - j'ai l'honneur de vous faire connaître que - j'ai été saisi de, - j'ai été tenu informé de, - vous m'avez signalé que. Formules d'exposition (termes précis) - ajouter - confirmer - considérer - constater - estimer - noter - observer - préciser - rappeler - signaler - souligner Ces verbes sont souvent précédés de : je me permets de, je crois devoir, je ne peux que... Formules d'exposition (termes plus souples) - prendre note - se trouver appelé à - il est entendu que - ne pas douter que - ne pas ignorer que - ne pas manquer de Termes généraux - aborder un point - aboutir à une solution - abroger une loi - accéder à un poste - accepter une solution - accorder une autorisation - ajourner une réunion - allouer une indemnité - annuler une réunion - apprécier le bien-fondé de - appuyer une requête - assurer la diffusion - attacher du prix à - confirmer les termes de - constater un fait - décider que - délivre, une copie - différer la mise en application Formules pour introduire des paragraphes successifs - d'une part ..., d'autre part - en premier lieu ..., en second lieu - non seulement …, mais - tout d'abord... ensuite... enfin - par ailleurs. 6 Formules de conclusion (locutions impersonnelles) - il convient de - il vous appartient de - il y a lieu de - il est nécessaire, souhaitable, opportun de - il importe de. Formules de conclusion (locutions impératives) - décider que - demander que - convier à - engager à - inviter à - prier de Formules de conclusion insistantes - attacher du prix à - prier de veiller à l'application - je vous serais obligé de Quelques fautes à ne pas commettre: Expressions incorrectes : Expressions correctes : de par par suite à comme suite à par lettre susvisée par lettre visée, rappelée en référence je vous annonce j'ai l'honneur de vous rendre compte nous avons convenu de nous revoir nous sommes convenus par contre en revanche dans le but de afin de postuler à un emploi postuler un emploi rapport à à propos de baser sur fonder sur contacter quelqu'un prendre contact avec quelqu'un solutionner un problème résoudre un problème je vous serais gré je vous saurais, gré demander a ce que demander que informer de ce que informer que. . 7 LA LETTRE ADMINISTRATIVE La lettre en forme administrative est utilisée lors d'échanges de correspondance entre des structures administratives, de même qu'elle est utilisée à destination de toute personne appartenant à l'Administration. Elle comporte les éléments suivants: le timbre figure dans l'angle supérieur gauche du document. Il a pour objet d'identifier l'administration dont émane le document. Exemple: Académie d'Orléans-Tours Rectorat Division du Personnel 21, rue Saint-Etienne 45043 ORLEANS CEDEX Tél : 38.79.38.79 Le lieu d'origine et la date figurent dans l'angle supérieur droit Exemple: Orléans, le 12 octobre 1993 la suscription figure sous le lieu et la date Exemple: l'Inspecteur d'Académie (émetteur) Directeur des Services Départementaux de l'Education Nationale du CHER à Monsieur le Principal du collège Anatole France (destinataire) 18000 BOURGES N.B. : La lettre en forme administrative n'est jamais adressée directement à un fonctionnaire subordonné, mais à l'autorité responsable. Une lettre en forme administrative fait apparaître la marque de la voie hiérarchique. Exemple : Monsieur le Principal du Collège A. France à ORLEANS à Monsieur le Recteur de l’Académie d'ORLEANS- TOURS S/c de Monsieur l'Inspecteur d’académie Directeur des Services Départementaux de l'Education Nationale du LOIRET. "Affaire suivie par ..." Cette mention permet au correspondant de connaître son inter- locuteur. Elle figure sous le timbre, ainsi que le numéro de poste et le numéro d'enregistrement. Exemple: DOVS n° 282/94 8 l'objet figure à gauche. C'est la mention très succincte de la question traitée. Exemple: Réunion de préparation de la rentrée 1994 Rappel: une lettre ne traite que d'un objet. la référence se place sous l'objet. C'est un rappel des documents antérieurs auxquels se reporte le rédacteur. Exemple: Votre lettre ART n 0 16 du 15 septembre 1993 Rappel: ne pas multiplier les références. les pièces jointes : leur nombre est porté au bas de la première page du texte à gauche. Joindre en annexe les documents auxquels on se réfère si ce sont des textes anciens ou peu diffusés; s'il s'agit de textes du RLR, indiquer leur référence B.O. (N° et date). la signature : Soit le détenteur de l'autorité signe, soit il s'agit d'un autre signataire. Dans ce dernier cas, plusieurs cas de figure se présentent : - la signature par délégation: cette mention ne peut être utilisée que lorsque le uploads/s1/ correspondance-administrative 1 .pdf