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Gestion et diffusion de documents numériques préparés par les arpenteurs-géomèt

Gestion et diffusion de documents numériques préparés par les arpenteurs-géomètres par Marc Gervais Ph.D., a.-g. Professeur régulier, Département des sciences géomatiques Université Laval (Québec) et Sylvain Sénécal, Ph.D. Professeur associé, Département d’histoire Université Laval (Québec) Cours de formation continue Mars 2005 © Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec, 2005 Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec, mars 2005 2 FORMATION CONTINUE ORDRE DES ARPENTEURS-GÉOMÈTRES DU QUÉBEC MARS 2005 Objectifs généraux de la formation : Cette formation vise à atteindre les objectifs généraux suivants, soit connaître et comprendre : 1. Les fondements de la gestion documentaire. 2. Le cadre réglementaire entourant la gestion documentaire. 3. La pertinence et le fonctionnement des systèmes de gestion documentaire. 4. Les différents principes qui guident la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCCJTI). 5. Les différentes obligations de l’arpenteur-géomètre en matière de gestion documentaire. 6. Les impacts du cadre réglementaire sur la pratique de l’arpenteur-géomètre. Objectifs spécifiques à atteindre : Cette formation vise à atteindre les objectifs spécifiques suivants, soit connaître et comprendre : Partie 1 Introduction à la gestion documentaire (Sylvain Sénécal) 1. Les différents types et catégories de documents. 2. La composition d’un document. 3. Les principaux éléments du cadre légal et réglementaire et son historique. Partie 2 Obligations juridiques en matière de gestion documentaire (Marc Gervais) 4. Les fondements du nouveau modèle économique. 5. Les principaux principes émanant de la mise en vigueur de la LCCJTI. 6. Les obligations actuelles de l’arpenteur-géomètre en matière de gestion documentaire. 7. Les incertitudes découlant de la mise en vigueur de la LCCJTI. Partie 3 Systèmes de gestion et intégrité des documents (Sylvain Sénécal) 8. Le contenu d’un plan de classification et ses principales fonctions. 9. Les règles en matière de conservation de documents et de protection de l’intégrité. 10. Le rôle et les fonctions d’un système de gestion documentaire. 11. La notion d’enregistrement officiel et de métadonnées. 12. Les grands principes reliés à la signature numérique et à son fonctionnement. 13. Les technologies disponibles en regard de la gestion documentaire. Gestion et diffusion des documents numériques 3 Partie 4 Étude et analyse de cas pratiques (Marc Gervais) 14. Certaines obligations reliées à la gestion et au traitement des documents confectionnés et détenus par un arpenteur-géomètre. 15. Certaines obligations reliées à l’accès aux documents confectionnés et détenus par un arpenteur-géomètre. 16. Certaines obligations reliées à la diffusion des documents confectionnés et détenus par un arpenteur-géomètre. 17. Certaines obligations reliées à la conservation des documents confectionnés et détenus par un arpenteur-géomètre. Déroulement de la formation : Sujets Heure de début Temps consacré 1. Mot de bienvenue, présentation des formateurs et introduction générale 9h00 15 min. 2. Introduction à la gestion documentaire (Sylvain Sénécal) 9h15 75 min. Pause 10h30 15 min. 3. Obligations juridiques en matière de gestion documentaire (Marc Gervais) 10h45 75 min. Pause pour le dîner 12h00 90 min. 4. Systèmes de gestion et intégrité des documents (Sylvain Sénécal) 13h30 80 min. Pause 14h50 15 min. 5. Étude et analyse de cas pratiques (Marc Gervais) 15h05 85 min. Fin de la formation 16h30 Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec, mars 2005 4 Avertissement Ce texte a été préparé dans le cadre d’un cours de formation continue offert par l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. Les idées, opinions et commentaires émis proviennent des auteurs et n’engagent que ces derniers. Ils ne représentent pas nécessairement la position de l’Ordre ou de ses instances. Gestion et diffusion des documents numériques 5 TABLES DES MATIÈRES INTRODUCTION............................................................................................................. 7 PARTIE I. INTRODUCTION À LA GESTION DOCUMENTAIRE ...................... 10 1.1 INTRODUCTION ............................................................................................ 11 1.2 DOCUMENT : DÉFINITIONS, TYPES ET CATÉGORIES.......................... 12 1.3. CADRE LÉGAL ET RÉGLEMENTAIRE DE LA GESTION DOCUMENTAIRE....................................................................................................... 19 PARTIE 2. OBLIGATIONS JURIDIQUES EN MATIÈRE DE GESTION DOCUMENTAIRE......................................................................................................... 26 2.1. INTRODUCTION ............................................................................................ 27 2.2. GÉNÉRALITÉS ............................................................................................... 28 2.2.1. Distinction entre une donnée et une information...................................... 28 2.2.2. Un nouveau modèle économique.............................................................. 31 2.3. PRINCIPES FONDAMENTAUX DE LA LCCJTI......................................... 35 2.3.1. Historique.................................................................................................. 35 2.3.2. Mise en contexte ....................................................................................... 35 2.3.3. Principes fondamentaux de la loi.............................................................. 36 Interchangeabilité des supports et neutralité technologique ..................................... 37 Liberté de choix du support ...................................................................................... 38 Présomption d’intégrité............................................................................................. 39 Équivalence fonctionnelle et valeur juridique .......................................................... 39 Liberté des modes de transmission ........................................................................... 40 Accessibilité et intelligibilité permanente................................................................. 40 Unicité d’un exemplaire............................................................................................ 41 2.4. LE CYCLE DE VIE D’UN DOCUMENT............................................................ 42 2.4.1. La création d’un document ....................................................................... 42 2.4.2. La modification d’un document................................................................ 44 2.4.3. Le transfert de l’information d’un document............................................ 46 2.4.4. La consultation d’un document................................................................. 47 2.4.5. La transmission d’un document................................................................ 49 2.4.6. La conservation ou l’archivage d’un document........................................ 51 2.5. LES INCERTITUDES RÉSIDUELLES .......................................................... 54 PARTIE 3. SYSTÈME DE GESTION ET INTÉGRITÉ DES DOCUMENTS........ 57 3.1 INTRODUCTION ............................................................................................ 58 3.2. DÉFINITION ET FONCTIONS D’UN SYSTÈME DE GESTION DOCUMENTAIRE....................................................................................................... 59 3.3. L’ENREGISTREMENT DES DOCUMENTS................................................. 62 3.4 LES OUTILS DE GESTION DOCUMENTAIRE........................................... 64 3.4.1 Plan de classification................................................................................. 64 3.4.2 Calendrier de conservation ....................................................................... 66 3.4.3 Les métadonnées....................................................................................... 68 3.4.4 Signature ................................................................................................... 70 3.4.5 Les technologies en gestion documentaire ............................................... 71 3.4.6 En résumé.................................................................................................. 74 Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec, mars 2005 6 PARTIE 4. ÉTUDE ET ANALYSE DE CAS PRATIQUES ...................................... 76 4.1. INTRODUCTION ................................................................................................. 77 4.2. LA GESTION DES DOCUMENTS...................................................................... 77 4.2.1. Fichier contenant des coordonnées géographiques................................... 77 4.2.2. Modification d’un original........................................................................ 79 4.2.3. Document évolutif sous forme numérique................................................ 80 4.3. LA CONSULTATION DE DOCUMENTS .......................................................... 83 4.3.1. Accès aux versions numériques des documents ....................................... 83 4.4. LA TRANSMISSION DES DOCUMENTS ......................................................... 85 4.4.1. Outil permettant l’accessibilité et l’intelligibilité ..................................... 85 4.4.2. Divergence entre des documents devant contenir la même information .. 85 4.5. LA CONSERVATION ET L’ARCHIVAGE DES DOCUMENTS ..................... 87 4.5.1. Conservation d’un document autre qu’une minute................................... 87 4.5.2. Conservation du répertoire et de l’index cadastral ................................... 89 4.5.3. Numérisation des documents déposés au greffe ....................................... 90 4.5.4. Protection satisfaisante contre le feu, l’eau et le vol................................. 91 4.6. SYSTÈME DE GESTION DOCUMENTAIRE............................................... 93 5. CONCLUSION ........................................................................................................... 96 6. RÉFÉRENCES............................................................................................................ 98 6.1. LOIS ET RÈGLEMENTS CONSULTÉS ........................................................ 98 6.2. DOCTRINE CONSULTÉE.............................................................................. 99 7. SOURCES DOCUMENTAIRES COMPLÉMENTAIRES.............................. 102 7.1. LOIS ET RÈGLEMENTS .............................................................................. 102 7.2. GUIDES DE GESTION DOCUMENTAIRE ................................................ 103 7.3. CLASSIFICATION ET CALENDRIERS DE CONSERVATION ............... 104 7.4. DESCRIPTION............................................................................................... 104 7.5. CONSERVATION ......................................................................................... 104 7.6. NUMÉRISATION ........................................................................................ 1055 7.7. GESTION DE L’INFORMATION EN MILIEU GOUVERNEMENTAL ... 105 7.8. POUR SE TENIR INFORMÉ EN GÉNÉRAL .............................................. 106 Gestion et diffusion des documents numériques 7 INTRODUCTION Dans sa pratique quotidienne, le cadre juridique de l’arpenteur-géomètre est intimement lié au cycle de vie d’un document et, par ricochet, à la gestion documentaire. Son domaine exclusif est d’ailleurs basé sur la création de documents ayant une ou plusieurs fonctions spécifiques. Le législateur lui accorde l’exclusivité de la confection de « plans, de procès-verbaux, de rapports, de descriptions techniques de territoires, de certificats de localisation et de tous documents (…) ou aux compilations de lots ou de parties de lots, ainsi qu'à la représentation cartographique de territoire aux fins susdites »1. Si la loi réserve la création de certains types de document à l’arpenteur- géomètre, ce dernier doit, en contrepartie, en assurer une gestion adéquate. Le greffe de l’arpenteur-géomètre constitue d’emblée la pierre angulaire de la gestion documentaire à laquelle il est tenu. Le greffe de l’arpenteur-géomètre doit être considéré comme faisant partie du patrimoine québécois et l’État a d’ailleurs légiféré dans le but d’en assurer la pérennité2. Sans qu’il en soit toujours pleinement conscient, l’arpenteur- géomètre assume de lourdes responsabilités en matière de gestion documentaire et de diffusion d’informations, lesquelles obligations trouvent leur source parfois dans les lois 1 Art. 34, Loi sur les arpenteurs-géomètres (L.R.Q., c. A-23). 2 Certaines dispositions législatives empêchent l’arpenteur-géomètre de se départir de son greffe à moins qu’il soit pris en charge par l’État ou par un confrère dûment habilité à le faire. « Le greffe de l'arpenteur- géomètre qui meurt, quitte le Québec ou la région où il exerce, devient inhabile à agir par suite de l'ouverture d'un régime de tutelle ou de curatelle, par suite de destitution de sa charge, ou qui cesse volontairement d'exercer sa profession, est déposé par lui, par son tuteur ou curateur ou ses ayants cause suivant le cas, dans le bureau du greffier de la Cour supérieure pour le district dans lequel cet arpenteur- géomètre exerçait ou résidait en dernier lieu, s'il ne l'a cédé à un autre arpenteur-géomètre. » (Art. 58 al. 1, Loi sur les arpenteurs-géomètres) et « l’arpenteur-géomètre peut en tout temps céder la totalité ou une partie de son greffe à un autre arpenteur-géomètre ou au greffier du district où il exerce. » (Art. 58 al. 3, Loi sur les arpenteurs-géomètres). Justifications de la formation • Caractéristiques de la pratique de l’a.-g. : – Fabrication et gestion de documents. – Soumise à un cadre législatif général. (Ex. : Code civil). – Soumise à un cadre législatif spécifique. (Ex. : Règlement sur le greffe). – Au prise avec l’arrivée du numérique. – Au prise avec des problématiques nouvelles. Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec, mars 2005 8 et règlements touchant spécifiquement la pratique uploads/s1/gestion-diffusion-documents-numeriques-2005.pdf