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1 Version publique GUIDE PRATIQUE POUR LE CONTRÔLE DES COMPTES ET DE LA GESTION

1 Version publique GUIDE PRATIQUE POUR LE CONTRÔLE DES COMPTES ET DE LA GESTION Cour des comptes Janvier 2019 2 Table des matières 1 INTRODUCTION ................................................................................................................................................. 4 2 PRÉPARER LE CONTRÔLE ................................................................................................................................... 5 2.1 LA PROGRAMMATION ............................................................................................................................ 5 2.2 LA NOTIFICATION .................................................................................................................................... 6 2.3 L’ENTRETIEN DE DÉBUT DE CONTRÔLE .................................................................................................... 9 2.4 LE PLAN DE CONTRÔLE ......................................................................................................................... 11 3 INSTRUIRE........................................................................................................................................................ 13 3.1 PRÉ-INSTRUCTION : LA CONSTITUTION D’UN DOSSIER ....................................................................... 13 3.2 LE CONTRÔLE SUR PIÈCES ET SUR PLACE ............................................................................................ 18 3.3 POUVOIRS D’INSTRUCTION DES RAPPORTEURS ET DROIT DE COMMUNICATION ................................ 22 3.4 ACHÈVEMENT DE L’INSTRUCTION ...................................................................................................... 24 4 RÉDIGER........................................................................................................................................................... 26 4.1 CONTENU DU RAPPORT ..................................................................................................................... 26 4.2 DOSSIER À L’APPUI DU RAPPORT ....................................................................................................... 26 4.3 PROTECTION DES INFORMATIONS ..................................................................................................... 27 4.4 DÉPÔT DU RAPPORT .......................................................................................................................... 28 5 DÉLIBÉRER ....................................................................................................................................................... 29 5.1 LES DOCUMENTS PRÉALABLES AU DÉLIBÉRÉ ...................................................................................... 29 5.2 LE DÉLIBÉRÉ ....................................................................................................................................... 29 5.3 LE TRAVAIL POST-DÉLIBÉRÉ (RÉDACTION DU ROP) ............................................................................. 30 6 CONTREDIRE .................................................................................................................................................... 31 6.1 L’ENVOI DU ROP ................................................................................................................................ 31 6.2 L’ANALYSE DES RÉPONSES ................................................................................................................. 32 6.3 LES AUDITIONS .................................................................................................................................. 32 6.4 LA RÉDACTION DU RAPPORT D’ANALYSE DES RÉPONSES (RAR) .......................................................... 33 6.5 LE SECOND DÉLIBÉRÉ ......................................................................................................................... 33 7 PRÉPARER LES SUITES DÉFINITIVES .................................................................................................................. 34 7.1 LA PRÉPARATION DES SUITES ............................................................................................................. 34 7.2 LES DIFFÉRENTS TYPES DE SUITES ...................................................................................................... 34 3 Le déroulement d’un contrôle des comptes et de la gestion 4 Chapitre 1 INTRODUCTION Le déroulement d’un contrôle se décompose en six phases : — la préparation ; — l’instruction ; — la rédaction des observations provisoires ; — le premier délibéré ; — la contradiction ; — la définition des suites et la rédaction des observations définitives. Élaboré dans une optique pédagogique par une équipe de rapporteurs, ce guide rappelle, pour chaque étape du processus, les principales règles à suivre et vise également à identifier un ensemble de bonnes pratiques. Pour commencer, deux conseils à ne jamais oublier : Prendre appui sur la procédure Le contrôle est ouvert par une lettre de notification et clos par une lettre de fin de contrôle, toutes deux signées par le président de chambre mais élaborées par le rapporteur. C’est entre ces deux événements qu’interviennent les six étapes décrites ci-dessus, qui correspondent à la procédure spécifique à la Cour définie par les textes en vigueur. Cette procédure constitue un cadre structurant, qui reflète les principes de fonctionnement de la Cour (rôle de la collégialité et de la contradiction). Vous identifierez les différentes étapes de cette procédure et en respecterez le déroulement. Demander conseil ! Vous ne devez pas rester seul, en cas de difficulté. La Cour dispose de nombreuses compétences en interne, parfois sur les organismes mêmes que vous êtes appelés à contrôler. Au-delà de ce guide et des ressources disponibles en ligne, n’hésitez donc pas à solliciter d’autres personnes autour de vous : — votre contre-rapporteur ; — votre mentor (normalement co-rapporteur ou contre-rapporteur des premiers contrôles) ; — vos collègues, y compris hors de la chambre ; — l’annuaire électronique des membres de la Cour, qui répertorie les compétences sectorielles des magistrats et rapporteurs extérieurs, même en dehors de la chambre ; — le Cam ; — la documentation ; — votre président de section ; — votre responsable de secteur ; — votre greffe ; 5 — le parquet général (référent de chambre). Chapitre 2 PRÉPARER LE CONTRÔLE 2.1 LA PROGRAMMATION Normes professionnelles I.1 à I.32 Programmes annuel et pluriannuel Tout contrôle s’inscrit dans une programmation annuelle et pluriannuelle. Le programme pluriannuel fait l’objet, chaque année, d’un arrêté du Premier président ; les principaux thèmes de travail de la Cour pour les trois années à venir y sont définis, sur la base des priorités stratégiques. Le programme annuel de la Cour est préparé au sein de chaque chambre au cours de l’automne, Vous prendrez contact dès ce moment avec les responsables de secteur, présidents de section et responsables concernés, pour formuler des propositions de contrôle et pour émettre d’éventuels vœux sur les objets de contrôle de l’année à venir Le programme annuel de la Cour est ensuite arrêté par le Premier président à la fin de chaque année. Il comprend la liste des contrôles à effectuer au sein de chaque chambre. Cette liste peut être modifiée en cours d’année par arrêté modificatif. Si votre contrôle n’a pas été inscrit au programme annuel en début d’année, vous devrez donc attendre la parution de l’arrêté modificatif avant de le notifier. Le programme annuel détaille, pour chaque chambre, et pour chaque contrôle : le nom des rapporteurs, vérificateurs et contre-rapporteur ; le nombre évaluatif de vacations prévues (en jours) pour chacun ; la nature (contrôle des comptes et de la gestion, jugement des comptes, enquête thématique, rapport à la demande du Parlement, etc.) et le type du contrôle ; la date prévisionnelle de dépôt du rapport. L’équipe de contrôle Les rapporteurs des contrôles de la Cour sont des magistrats (conseillers maîtres, conseillers maîtres en service extraordinaire (CMSE), conseillers référendaires, auditeurs) et des rapporteurs extérieurs. Ils peuvent recevoir le concours de vérificateurs et d’experts. Dans le cadre des rapports d’examen juridictionnel des comptes (REJ), le rapporteur doit impérativement être un magistrat. Il est souvent appuyé par un vérificateur. 6 Un chef d’équipe peut être désigné dès lors que plus de deux personnes sont affectées à un contrôle mais ce n’est pas obligatoire. En pratique, la désignation d’un chef d’équipe peut être faite dès le stade de la programmation puis formalisée dans le plan de contrôle. Même s’ils ne sont pas membres de l’équipe de contrôle, il est vraisemblable que des magistrats, rapporteurs, vérificateurs et experts de votre chambre ou d’autres chambres aient des connaissances sur le sujet de votre contrôle ou puissent vous apporter un soutien technique (sur la commande publique, les systèmes d’information, etc.). Par ailleurs, il est toujours utile de solliciter les rapporteurs des notes d’analyse de l’exécution budgétaire (NEB) élaborées dans chaque chambre dans le cadre de la préparation du rapport annuel de la Cour sur le budget de l’État, dès lors que l’entité contrôlée fait l’objet d’un financement budgétaire ou qu’elle est un opérateur de l’État. N’hésitez pas à les solliciter. La fiche prévisionnelle d’activité Votre « fiche prévisionnelle d’activité » (« programme de travail ») est établie en début d’année par votre président de chambre. La fiche comporte la liste des travaux qui vous sont impartis pour l’année en indiquant notamment, pour chaque travail : — le libellé du contrôle ; — le nombre de vacations prévues ; — les dates prévisionnelles de dépôt du rapport et des suites. Vous vous assurerez que toutes les activités prévues sont comptabilisées (y compris par exemple les temps de formation, les activités effectuées en dehors du strict cadre de la chambre d’affectation – travaux dans d’autres formations, activités d’appui métier et audit d’organisations internationales, etc.). La « fiche prévisionnelle d’activité » vous est généralement notifiée individuellement en fin d’année précédente ou en début d’année. Elle peut être modifiée en cours d’année pour prendre en compte les arrêtés modificatifs de programmation, sans pour autant faire l’objet d’une nouvelle notification. 2.2 LA NOTIFICATION Normes professionnelles III.10 à III.14 Lettre de notification du contrôle La lettre de notification informe l’administration de l’ouverture du contrôle, et ouvre la procédure. Elle place l’administration dans l’obligation de déférer aux demandes de la Cour. Vous rédigez la lettre de notification, sous visa du contre-rapporteur. Elle est signée par le président de chambre et adressée, via le greffe, à l’ensemble des entités intéressées par le contrôle. La lettre de notification précise : 7 — le fondement de la compétence de la Cour ; — le type et l’objet du contrôle ; — la période couverte par le contrôle ; — les noms des rapporteurs et assistants, celui du contre-rapporteur. Sur le plan de la procédure, il est essentiel que le contrôle soit notifié à l’ensemble des entités directement intéressées. En pratique, pour un établissement public par exemple, doivent impérativement faire l’objet d’une notification : le directeur général de l’établissement ; le président de l’organe délibérant de l’établissement ; le directeur d’administration centrale chargé d’assurer la tutelle technique de l’établissement ; le directeur du budget qui assure la tutelle financière ; l’autorité chargée du contrôle financier de l’État sur l’établissement. En fonction de l’établissement, le contrôle pourra être notifié à d’autres autorités, soit de par la nature de la structure (à l’Agence des participations de l’État pour les entreprises publiques, par exemple), soit de par ses missions (liste à déterminer en lien avec le contre-rapporteur en tout début de contrôle). Quand le contrôle porte sur plusieurs exercices et que la structure a eu plusieurs dirigeants, le contrôle n’est notifié qu’au dirigeant actuel, qui représente la structure, et non aux anciens dirigeants. Lorsqu’il s’agit d’un contrôle portant à la fois sur la gestion et les comptes (entité soumise à la comptabilité publique), une notification doit également être faite à l’agent comptable. La liste des entités destinataires de la notification ne doit pas être confondue avec celle des entretiens à mener dans le cadre du contrôle. Il est toujours possible uploads/s1/guide-pratique-controle-comptes-gestion.pdf