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1 Les écrits professionnels : règles élémentaires d’orthographe et de syntaxe L

1 Les écrits professionnels : règles élémentaires d’orthographe et de syntaxe Les écrits professionnels : règles élémentaires d’orthographe et de syntaxe Le monde professionnel exige que les documents relatifs à chaque secteur restituent des situations concrètes et précises dans leur rédaction. Quelle que soit votre responsabilité, vous serez amené à rédiger certains de ces écrits. Il convient de connaître leurs particularités et les règles auxquelles ils obéissent. Le cours «Écrits professionnels» couvrira les différents types de document avec lesquels vous devez vous familiariser lors de votre apprentissage : compte rendu, note, lettre, procès-verbal, rapport. Cette première partie, quant à elle, traitera des notions élémentaires de l’orthographe et de la syntaxe ainsi que des règles de composition précises. La forme d’un document professionnel a en effet autant d’importance que son fond. Lors de vos épreuves puis une fois entré(e) dans le milieu professionnel, vous serez évalué(e) sur la pertinence de vos idées, rapports et propositions, mais aussi sur la clarté de leur présentation. Les activités professionnelles sont essentiellement techniques et pratiques, mais la multiplicité des tâches qui incombent de nos jours à un technicien nécessite de sa part un esprit d’ordre, de méthode tant dans la pratique que dans les écrits. I. Respecter les règles de l’écrit Fig. 1 Pour la rédaction d’écrits professionnels encore plus que pour toute autre discipline, la technique ne peut s’acquérir que par la pratique. On apprend à écrire en lisant et en écrivant. A. L’orthographe La maîtrise de l’orthographe est évaluée au cours de l’examen. Il faut remarquer que les barèmes des correcteurs n’indiquent pas la plupart du temps un quelconque « seuil de tolérance » : l’évaluation de cette compétence est donc laissée à l’appréciation de chaque correcteur. S’il est très rare de corriger une copie sans aucune faute, un minimum de rigueur est demandé. On sera donc attentif aux règles élémentaires suivantes : 1. La ponctuation C’est la respiration de la phrase. Elle est essentielle ! Au minimum, on utilisera le point pour marquer chaque fin de phrase. Plus encore, on exploitera au maximum les ressources de la ponctuation dès lors que les phrases semblent longues (c’est-à-dire au-de- là de deux verbes conjugués) et qu’elles risquent d’être confuses à la lecture. Quelques courts rappels : – – la virgule : elle ne se place jamais entre le sujet et le verbe ; – – le point-virgule : peut être utilisé pour scinder une phrase trop longue ; – – les deux points : permettent d’introduire une explication. L’élément fondamental est la ponctuation qui sépare les idées essentielles afin de mieux les mettre en valeur. 2 Une mauvaise ponctuation peut changer totalement le sens d’une phrase : « Messieurs, les Anglais, tirez les premiers. » Voici les Anglais, tirez les premiers, dit l’officier fran- çais en s’adressant à ses troupes. « Messieurs les Anglais, tirez les premiers. » C’est à vous de tirer les premiers dit l’officier anglais en s’adressant à ses troupes. À vous de choisir le sens le plus adapté à votre situation ! 2. L’accentuation Il faut veiller à l’accentuation, même sur les brouil- lons manuscrits destinés à la dactylographie, notam- ment lorsque la présence ou l’absence d’un accent changent la nature du mot. À plus forte raison faut- il scrupuleusement respecter l’accentuation sur les documents émis sous forme manuscrite. Exemple Titre d’un journal : « Un policier tue » ou « Un policier tué » . 3. Les majuscules Au regard de certaines copies, il n’est peut-être pas inutile de rappeler que toute phrase affirmative commence par une majuscule et se termine par un point. De plus, commencent par une majuscule : les noms propres (noms de personnes, de lieux, de revues, d’œuvres…). Concernant les titres, il est d’usage de mettre une majuscule au premier mot et au premier substantif, si ce n’est pas le premier mot du titre (ex. : Les Confessions). B. Les accords et la conjugaison Les accords sujets verbe doivent être maîtrisés. La plupart du temps, le temps de conjugaison employé est le présent de l’indicatif. On sera également vigilant quant à l’usage du subjonc- tif présent qui apparaît nécessairement après l’emploi de locutions comme « bien que », « afin que ». Les accords des adjectifs qualificatifs (ou encore, de couleurs) doivent également être correctement orthographiés. II. La syntaxe A. Le registre de langue à adopter On privilégiera toujours le registre courant, celui-là même qui est utilisé dans le milieu professionnel. Pour autant, la rédaction devra offrir un vocabulaire varié. Concernant le registre soutenu, il ne doit être employé qu’en cas de bonne maîtrise. Attention au registre familier qui parfois resurgit de façon inopinée dans les copies (par exemple des expressions familières, du type : rigoler, accro, ça, etc., sont à proscrire). Utilisez le mot propre, c’est-à-dire le mot juste qui traduit la pensée sans rien omettre ni ajouter de superflu. N’hésitez pas à changer complètement la tournure d’une phrase si celle choisie lors de la première écri- ture n’est pas certaine. Il faut veiller à la construction de la proposition mais aussi à l’articulation des propositions entre elles pour former les phrases et à l’enchaînement de ces dernières pour exposer des paragraphes clairs. Enrichissez votre vocabulaire en y introduisant des expressions nouvelles ou en en rectifiant d’autres dont le sens est erroné. Deux mots différents peuvent répondre à des propo- sitions différentes. Par exemple : demeurer, habiter, loger, sont des synonymes apparents. Il faut cepen- dant distinguer trois sens différents : « Je demeure à Paris, j’habite avenue de Versailles, je loge au 4e étage ». 3 Les écrits professionnels : règles élémentaires d’orthographe et de syntaxe Ce travail long et délicat ne peut se faire que par la lecture attentive, la conversation et l’usage des dictionnaires. B. Le style Dans un document le style importe, et la forme, tout autant que le fond, est un élément de jugement sur la qualité du rapporteur. La personnalité du rapporteur doit s’effacer devant sa fonction. Le rapporteur peut s’adresser au destinataire sous trois formes : – – « je » : peut sembler autoritaire ; à éviter sauf dans la lettre d’accompagnement ; – – « nous » : solennel, voire pédant ; acceptable si le rapporteur parle au nom d’un groupe ; – – « il » : style impersonnel ; difficile à manier mais préférable dans la majorité des cas. Par exemple un rapport concis n’est pas forcément un rapport « sec ». Le style doit être clair, les idées doivent s’enchaîner logiquement : – – éviter de placer les mots dans un ordre incorrect (exemple : « On a ouvert un passage aux voitures de deux mètres de large », c’est le passage et non la voiture qui mesure 2 mètres) ; – – éviter les termes équivoques : « Le chien de mon frère qui a été écrasé » ; – – éviter l’ellipse du sujet : « Ayant des rhumatismes, le médecin lui conseilla… ». Ce n’est pas le méde- cin qui a des rhumatismes ; – – éviter la monotonie due à la répétition de mêmes mots ou de phrases rédigées sur le même modèle. Le style doit être concis : pas de mots inutiles. Exemple « Vous n’êtes pas sans savoir que… » « Sachez » « Le comédien va devoir réciter son texte. » « Le comédien récitera son texte « . « Prévoir d’avance » ou « Monter en haut » (pléonasmes). Tableau n°1 LE SUPÉRIEUR LE SUBORDONNÉ Pour informer informe, fait savoir, fait connaître, fait remarquer, fait observer rend compte, expose, soumet, porte à la connaissance Pour faire agir ordonne, prescrit, enjoint, engage, convie, prie propose, suggère (au conditionnel) Pour transmettre envoie transmet, fait parvenir Pour demander demande, prie de vouloir bien demande de bien vouloir III. Présenter sa copie Fig. 2 4 Les règles d’orthographe et de syntaxe que nous venons de rappeler s’appliquent dans tout document professionnel écrit, certes, mais leur application doit commencer dès les premières étapes de votre parcours, c’est-à-dire lors de votre formation. Un certain nombre de devoirs et rendus écrits vous seront demandés tout au long de votre apprentissage et surtout lors des épreuves de votre examen. Voici donc quelques petits rappels sur la présentation de vos copies : – – une copie claire et soignée sera lue dans de bonnes conditions : il s’agit, en effet, de faciliter au maxi- mum le travail du correcteur en lui présentant un travail propre et donc agréable à lire (dans la forme) ; – – il convient toutefois d’éviter : les ratures, les « amas » de liquide correcteur (on veillera, d’ail- leurs, à récrire la correction apportée : en effet, beaucoup de copies présentent des espaces vides, le candidat ayant oublié d’apporter sa modifica- tion…), les renvois (avec flèches, astérisques…) ; – – le travail du correcteur ne doit pas s’apparenter à celui de l’archéologue qui tenterait de déchiffrer quelque obscure écriture… Comme pour toute communication écrite, le travail est réalisé en vue d’être lu par une personne extérieure qui n’est uploads/s3/ 02-les-ecrits-professionnels-regles-elementaires-d-x27-orthographe-et-de-syntaxe.pdf