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Mode opératoire Word Licence 3 IMMD-Université de Lille II Année universitaire

Mode opératoire Word Licence 3 IMMD-Université de Lille II Année universitaire 2010-2011 Attention, ce mode opératoire est en cours d’écriture, il vous est proposé aujourd’hui à titre indicatif. Il vise surtout à aider les étudiants qui n’ont pas toujours utilisé Word. Les fonctionnalités proposées sont susceptibles d’être légèrement différentes en raison de la version de Word. La version définitive de ce document vous sera remise prochainement. Pour aller à la page voulue, cliquer dans le sommaire sur le numéro de la page Fonctionnalités Word Sommaire Introduction..................................................................................................................2 1) Rappels de confort.............................................................................................2 2) Pour une gestion automatique des documents..............................................2 3) Styles automatiques des paragraphes.............................................................4 4) Le plan d’un document long..............................................................................6 5) Sauts de page automatiques.............................................................................9 6) Modèles français et anglo-saxons....................................................................9 7) Accélérez encore le travail par le réglage du style de base et des styles dépendants........................................................................................................10 8) Créez des renvois de page automatiques......................................................11 9) Gestion des images au milieu du texte..........................................................11 10) Quelques considérations sur les tableaux....................................................12 11) La numérotation automatique des pages......................................................13 12) Divisez votre document en sections quand la présentation change..........14 13) Orientez vos grands tableaux et images dans le sens de la largeur de la page....................................................................................................................14 14) Table des matières automatique et index automatique................................14 15) Demandez à Word de faire le ménage............................................................16 16) Créez des modèles de documents pour gagner du temps..........................19 17) L’optimisation de la correction orthographique............................................19 18) La page de couverture d’un rapport...............................................................20 19) En faire plus avec Word...................................................................................20 Conclusion.................................................................................................................21 Index...........................................................................................................................21 1 Fonctionnalités Word Introduction Tant que l’on écrit quelques lignes, voire une page entière, Word paraît simple et accessible à tous. Presque tout le monde en a fait l’apprentissage intuitif. Mais dès qu’il s’agit de faire des documents un peu sophistiqués ou longs et faisant appel à des fonctions avancées, alors tout peut devenir très fastidieux, agaçant ou même décourageant. Ce cours a été fait pour vous faire gagner du temps, pour obtenir des présentations irréprochables instantanément et surtout pour que le retraitement du texte soit facile et sans limite. Acceptez d’investir du temps dans l’apprentissage qui suit et renversez l’adage selon lequel l’homme serait esclave de la machine. Cela pourra s’avérer ludique et vous réconciliera avec ce logiciel d’une puissance insoupçonnée. Les textes soulignés dans ce document sont des liens hypertexte sur lesquels vous pouvez cliquer pour vous reporter aux points traités. La flèche de retour de la barre d’outil Web vous permettra de revenir en arrière : Remarque : si la barre d’outils n’apparaissait pas, demandez : Affichage/ Barres d’outils/ Web Voici 2 méthodes pour trouver ce que vous cherchez dans ce document :  Dans la page du sommaire, cliquez sur le numéro de page en face du point traité. Un lien hypertexte vous renverra à la bonne page  Affichage/ Explorateur de document le plan apparaît dans la partie gauche. Si vous voulez voir les sous-titres, basculez en Affichage/ Plan, cliquez sur le chiffre 2 des niveaux de plan et revenez en Affichage/ Normal. Pour passer commodément à l’écran de ce cours au document sur lequel vous travaillez, ouvrez les 2 documents et basculez de l’un à l’autre par le menu Fenêtre. 1) Rappels de confort Prenez l’habitude d’écrire en optimisant l’affichage :  Affichage/ Normal Evitez le mode Page car dans ce mode les marges du document prennent inutilement de la surface à l’écran et réduisent la taille des caractères par un zoom arrière qui fatigue les yeux et surtout ne permet pas de contrôler la gestion des styles. Ce mode est réservé à des cas particuliers  A côté du zoom exprimé en pourcentage, à droite du bouton « ¶ », cliquez sur la flèche et demandez largeur page Lorsque vous avez fini d’écrire ou lorsque vous voulez voir l’aspect général de votre document ainsi que les images ou dessins :  Affichage/ Page  Maintenez la touche Ctrl enfoncée et tournez la roulette de la souris vers l’arrière pour un zoom arrière et vers l’avant pour un zoom avant. 2) Pour une gestion automatique des documents Ce point énumère les « bricolages » ou « bidouillages » en tout genre qu’il faut éviter et rappelle les manœuvres correctes pour les personnes qui les connaissent. Pour les personnes qui les ignorent, les manœuvres correctes seront expliquées dans les points suivants à partir de la p 4 et du titre Styles automatiques des paragraphes. 2 Fonctionnalités Word Attention : l’erreur la plus fréquente et la plus catastrophique lorsqu’on commence à utiliser les fonctions évoluées de Word consiste à rendre l’ensemble du texte solidaire (voir p 19 ou cliquez sur exception , et p 9 ou cliquez sur paragraphe_solidaire) Faites la chasse systématiquement à toutes les manœuvres parasites qui interdisent la gestion automatique du document. Ces manœuvres sont repérables lorsque vous affichez les signes non imprimables (bouton ¶ au-dessus de la règle et à gauche de la lucarne du zoom) : Effacez les caractères parasites suivants après les avoir sélectionnés (si votre document en contient beaucoup, utilisez la puissance de Word pour accélérer le travail, (voir p 16 ou cliquez sur faire_le_ménage)  les marques de paragraphe qui n’en sont pas : ¶ pour une ou plusieurs lignes vierges (à remplacer par Format/ Paragraphe/ Espacement après ou/ et avant selon que vous avez sélectionné la ligne qui suit l’espace blanc ou celle qui précède)  pour aérer un texte en forçant le retour à la ligne (à remplacer soit par Format/ Paragraphe/ Interligne ou par ¶ [la fonction  n’est utilisée que pour des cas particuliers où l’on raisonne non par paragraphes mais par blocs ou pavés de texte (notions de PAO). Elle est obtenue par Maj+Entrée. Cette fonction ne doit jamais être cumulée avec une justification totale car elle génère des espaces démesurés entre les mots]  les marques de tabulation qui n’en sont pas : ······· pour un espace blanc entre 2 mots supérieur à 1 seul caractère (à remplacer par une tabulation )  les tabulations multiples pour une tabulation unique :       pour une tabulation unique avec un grand espace (à remplacer par  et taquet de tabulation sur la règle)  les retraits de marge qui n’en sont pas :  pour décaler vers la droite la marge gauche (à remplacer par 1 clic sur le bouton de retrait de marge paragraphe sous la lucarne du zoom)  pour décaler vers la droite la 1ère ligne du paragraphe (à remplacer par Format/ Paragraphe/ Retrait de 1ère ligne/ Positif ou déplacer vers la droite le taquet supérieur sur la règle (petit triangle supérieur)  les paragraphes ou lignes solidaires qui n’en sont pas :  ce signe indispensable pour les titres et sous-titres d’un plan peut devenir catastrophique quand il est utilisé pour le corps du texte. Il apparaît lorsque l’exception devient la règle (réglage valable pour 2 paragraphes seulement ou quelques paragraphes tenants dans une seule page reproduit par erreur sur tout ou partie du texte et produisant des sauts de page aléatoires) Ce signe s’efface en enlevant la coche à Format/ Paragraphe/ Enchaînement/ Paragraphes solidaires ou lignes solidaires  les sauts de page manuels qui peuvent être remplacés par des sauts de page automatiques : ----------------------------saut de page----------------------------- à effacer en cliquant 2 fois sur la mention Saut de page puis touche de retour arrière ou touche Suppr à remplacer soit par Format/ Paragraphe/ Enchaînement/ Saut de page avant pour les titres du plan que l’on veut voir apparaître sur une nouvelle page ou par Format/ Paragraphe/ Enchaînement/ Paragraphes solidaires pour 2 ou plusieurs paragraphes du corps de texte que vous souhaitez garder sur la même page (l’exemple type est un tableau qui doit rester complet sur une seule page) 3 Fonctionnalités Word  les numérotations manuelles des titres d’un plan, d’une énumération ou des pages dans l’en-tête ou le pied-de-page : à remplacer par Format/ Puces et numéros/ Hiérarchisation pour les numéros des titres du plan ou par Format/ Puces et numéros/ numéros pour les numéros d’une énumération ou par Affichage/ En-tête et pied de page/ # pour les numéros de page  les tirets manuels : « - » tapé au clavier à remplacer par Format/ Puces et numéros/ Avec puces Si les tirets n’apparaissent pas, sélectionnez n’importe quelle puce et cliquez sur Personnaliser. 3) Styles automatiques des paragraphes 1. les noms des feuilles de style Les feuilles de style permettent de mémoriser la présentation du texte et s’appliquent individuellement à chaque paragraphe. Cela a l’avantage de pouvoir modifier la présentation des paragraphes de même style en une seule manœuvre quelle que soit la taille de votre document. Le temps gagné pour la gestion des documents dépassant une page est énorme. Il est proportionnel à la longueur de votre document. Sans indication de votre part, Word donne le nom Normal à tous les paragraphes, titres compris. Ne conservez pas ce nom car il ne mémorise pas les modifications de présentation que vous êtes amenés à faire. Bien qu’il existe une autre méthode, il est vivement recommandé d’utiliser les noms existants des feuilles de style du plan (Titre 1 et uploads/s3/ mode-operatoire-word.pdf