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Exemple de note au client : politique en matière de facturation [REMARQUE : Cet

Exemple de note au client : politique en matière de facturation [REMARQUE : Cet exemple de politique en matière de facturation ne doit pas être utilisé pour les affaires basées sur des honoraires conditionnels. Il ne concerne pas non plus les honoraires de renvoi. Veuillez consulter les ressources du Barreau sur les honoraires de renvoi et les honoraires conditionnels pour en savoir plus sur les exigences concernant ces ententes]. À : [Nom du client] Nom du dossier : [Nom du dossier] Numéro du dossier : [Numéro de dossier] Description de l’affaire : [sommaire de l’objet du mandat] Date : [date de la note] HONORAIRES Base de calcul de vos honoraires Nos honoraires sont basés sur les éléments suivants : a. Les heures consacrées à votre dossier et les services qui ont été rendus. b. Notre expérience et nos aptitudes, et les compétences ou services particuliers qui pourraient être nécessaires pour votre affaire. c. La complexité du dossier et vos risques financiers potentiels. d. Le degré et le type de résistance rencontrée. e. Le degré d’urgence pour faire le travail. f. Les circonstances particulières, comme la perte d’autres mandats, le report d’un paiement ou l’incertitude de la rémunération (le cas échéant). g. Les résultats obtenus. Il est impossible de calculer avec précision ces éléments et nous n’avons pas tenté de le faire, sauf de manière générale, en ce qui concerne les heures consacrées au dossier. Nous avons appliqué le taux horaire standard indiqué ci-dessous pour convertir les heures en montant d’argent. Les montants qui dépassent le nombre d’heures multiplié par les taux standards, ou qui y sont inférieurs, résultent de la pondération des autres éléments mentionnés ci-dessus. Dernière mise à jour : 28 mai 2021 Page 1 of 8 À mesure que votre dossier progresse, nous vous confirmerons tout rajustement de nos honoraires, surtout en cas de situation inhabituelle ou imprévue qui pourrait avoir une incidence sur les honoraires payables. [Clients d’un mandat commun seulement] Si vous êtes représentés conjointement par notre cabinet, tous les honoraires et débours seront répartis également entre tous les clients, à moins que chaque client et le cabinet ne consentent par écrit à d’autres dispositions. Cette répartition convenue de nos honoraires sera décrite dans l’état de compte qui sera remis à chaque client individuellement. Nos taux horaires Des taux horaires standards sont facturés pour le travail effectué par les [avocats/parajuristes], auxiliaires juridiques, stagiaires, étudiants d’été ou étudiants parajuristes qui contribueront au travail sur l’affaire, et pour le temps consacré à votre affaire. Nous enregistrons le temps consacré par le cabinet (dans notre système de comptabilisation du temps) au dixième d’heure près pour toutes les activités liées à votre dossier, y compris les réunions, les appels téléphoniques, les messages vocaux, les courriels, la préparation de la correspondance et des notes, la rédaction de documents, les recherches et le temps de déplacement. Chaque heure facturée est fondée sur le travail réellement effectué dans votre affaire. Les heures pendant lesquelles nous devons nous absenter du bureau pour votre dossier sont facturées au taux horaire standard. Le temps de déplacement comprend le temps passé au palais de justice ou à participer à des conférences de règlement, à des réunions ou à des consultations en votre nom. Nous réduirons autant que possible les frais de déplacement et le temps passé au palais de justice, le cas échéant. Les frais de déplacement s’ajoutent aux honoraires pour services juridiques ou pour représentation juridique. Voici nos taux horaires actuels : [Avocat/parajuriste] no 1 _____ $ l’heure [Avocat/parajuriste] no 2 _____ $ l’heure [Auxiliaire juridique/Stagiaire, étudiant d’été ou étudiant parajuriste] _____ $ l’heure Lorsque des [avocats/parajuristes] se consultent entre eux sur votre dossier, vous êtes facturé pour le temps des [avocats/parajuristes] concernés. La consultation entre [avocats/parajuristes] vise à décider de l’attribution des tâches dans des dossiers de plus grande envergure, de déléguer des tâches, de déterminer la stratégie et de se consulter sur des questions juridiques. Comparution devant le tribunal facturée à titre de frais de représentation Si votre dossier comprend une poursuite judiciaire, les services rendus en cour et la participation aux conférences de règlement sont facturés sur la base des frais de représentation, calculés à la journée plutôt qu’à l’heure. Cette méthode vise à tenir compte, en partie, de notre indisponibilité à l’égard d’autres clients pendant ces périodes et de la nécessité de réserver des périodes fixes Dernière mise à jour : 28 mai 2021 Page 2 of 8 pour les comparutions devant le tribunal. Lorsque notre présence n’est requise que pour une partie de la journée, les honoraires en tiennent compte. Voici nos honoraires de représentation juridique actuels : [Avocat/parajuriste] no 1 $ par jour $ par demi-journée [Avocat/parajuriste] no 2 $ par jour $ par demi-journée Consultations facturées à taux forfaitaires Si votre rendez-vous ne porte que sur une consultation, par exemple pour obtenir des conseils sur un nombre limité de questions ou pour un deuxième avis, des frais de consultation forfaitaires vous seront facturés à l’issue de la consultation. Il s’agit de taux réduits qui s’appliquent seulement si les honoraires sont payés au moment de la consultation. Les taux sont calculés sur la base du temps moyen consacré par les [avocats/parajuristes] à des consultations au cours de l’année la plus récente. Les taux de consultation ne s’appliquent pas si vous retenez les services du cabinet pour effectuer du travail en votre nom ni si vous revenez pour une deuxième rencontre. Dans ce cas, nous vous enverrons une facture à nos taux horaires standards. Voici nos taux de consultation standards : [Avocat/parajuriste] no 1 $ de l’heure [Avocat/parajuriste] no 2 $ de l’heure Augmentation annuelle des taux Nous augmentons parfois nos taux horaires et nos frais de représentation, afin de faire face à la hausse des couts et de tenir compte de notre expertise en la matière. Ce mandat de représentation est assujetti à notre droit d’effectuer des ajustements semblables si les circonstances devaient changer de nouveau. Sauf avis contraire, nos taux augmenteront annuellement d’un maximum de ____%. EXPERTS Dernière mise à jour : 28 mai 2021 Page 3 of 8 Dans certains cas, il peut nous être nécessaire de consulter des experts externes pour votre affaire. Dans de tels cas, nous demandons généralement à nos clients de traiter directement avec l’expert et de prendre eux-mêmes des dispositions de paiement avec l’expert. Ce contact direct a également l’avantage d’éviter les dédoublements et de réduire les couts. DÉBOURS Frais pour dépenses remboursables Les débours sont des dépenses remboursables, comme les suivantes :  Frais de messagerie, d’impression, de photocopie ou de numérisation de documents papier au cout de ____ $ par page  Appels interurbains  Frais d’affranchissement  Frais de dépôt au tribunal ou autres frais administratifs requis pour votre affaire  Frais de stationnement  Transcriptions d’interrogatoires  Frais de comptables et d’autres experts ou rapports, le cas échéant Vous trouverez ci-joint une copie du barème des droits exigés par [nom de la cour ou du tribunal] pour la délivrance de documents par [cette cour ou ce tribunal] et le dépôt de documents auprès de [cette cour ou ce tribunal]. Ces éléments sont indiqués séparément dans nos états de compte et vous sont facturés au prix coutant, en plus des honoraires. HONORAIRES PROVISIONNELS Vous devez verser des honoraires provisionnels afin que nous commencions et continuions à vous servir Les honoraires provisionnels sont un montant versé à notre cabinet en fiducie, pour dépôt à votre crédit, étant entendu qu’il servira à régler nos états de compte pour services juridiques fournis et débours engagés lorsque l’état de compte sera émis. Les honoraires provisionnels sont une source de paiement pour votre compte. Nous nous attendons à ce que vous fournissiez et renflouiez les honoraires provisionnels sur demande, au fur et à mesure qu’ils sont utilisés, afin que nous ayons toujours suffisamment d’argent en fiducie pour payer les services juridiques fournis et les prochaines étapes nécessaires. Nous ne travaillerons pas sur votre dossier jusqu’à ce que vous versiez des honoraires provisionnels ou que vous les renflouiez lorsqu’ils sont épuisés. Les honoraires provisionnels ne sont pas un montant fixe ou une estimation du cout de votre dossier. Vous êtes responsable des honoraires et débours non couverts par les honoraires Dernière mise à jour : 28 mai 2021 Page 4 of 8 provisionnels initiaux ou renfloués. Bien entendu, toute portion inutilisée vous sera remboursée lorsque nous aurons terminé notre travail pour vous. Le montant des honoraires provisionnels ne doit pas être considéré comme une estimation du cout de l’achèvement du travail dans votre affaire en particulier. À ce stade, avant de clarifier les enjeux et de connaitre le degré de résistance, nous ne pouvons prédire la quantité de travail à accomplir ni le temps nécessaire pour l’accomplir. Si nous amorçons des négociations en votre nom, nos honoraires provisionnels habituels sont de _______________$. Si nous introduisons un litige en votre nom, nos honoraires provisionnels habituels se situent entre __________$ et __________$, selon l’urgence de la situation et la complexité de l’affaire. Si votre affaire est déjà en uploads/S4/ sample-client-memorandum-billing-policy-fr.pdf