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Coalition Paysanne de Madagascar CPM MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMP

Coalition Paysanne de Madagascar CPM MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES CPM – Lot VA 14 Bis DJ Tsiadana – 101 Antananarivo Mail: cpm@moov.mg – Site web: www.cpm.mg Coalition Paysanne de Madagascar CPM Ce MAPAF ou Manuel des procédures administratives, Comptables et financières est un standard applicable à tous les programmes, projets et activités de la Coalition Paysanne de Madagascar. “Ny Firaisankina no hery” “L’Union fait la force” Coalition Paysanne de Madagascar CPM Manuel de Procédures Administratives, Comptables et Financières 3 SOMMAIRE A. PRESENTATION DE L’ORGANISATION ………………………………………………………….4 B. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE ET DESCRIPTION DES TACHES PAR POSTE …..7 C. PROCEDURES D’ELABORATION DES BUDGETS …………………………………………….11 D. PROCEDURES D’APPROVISIONNEMENT DE COMPTES ………………………………..…11 E. PROCEDURES D’ACHAT …………………………………………………………………………..12 1. Procédures appliquées aux petits achats ………………………………………………… 2. Procédures d’achat consultant restreinte ……………………………………………….. F. PROCEDURES DE GESTION DE STOCKS EQUIPEMENTS ………………………………..12 1. Gestion des stocks ………………………………………………………………………….. 2. Gestion des mobiliers ……………………………………………………………………… G. GESTION DES MATERIES INFORMATIQUES ………………………………………………..16 1. Règlements généraux ………………………………………………………………………. 2. Entretien et sécurité…………………………………………………………………………. 3. Panne…………………………………………………………………………………………. H. GESTION DE TRESORERIE………………………………………………………………………18 1. La petite caisse ……………………………………………………………………………. Approvisionnement de la caisse ………………………………………………………… Les sorties caisse …………………………………………………………………………. 2. Le compte bancaire ………………………………………………………………………. I. SYSTEME COMPTABLE ……………………………………………………………………….....21 1. Présentation …………………………………………………………………………………. 2. Le plan comptable ………………………………………………………………………….. 3. Les journaux et schémas d’écritures usuelles …………………………………………… 4. Procédures comptables ……………………………………………………………………. J. PROCESSUS DE SUIVI ET CONTROLE BUDGETAIRE……………………………………26 K. GESTION DU COURRIER ………………………………………………………………………27 Coalition Paysanne de Madagascar CPM Manuel de Procédures Administratives, Comptables et Financières 4 A. PRESENTATION DE L’ORGANISATION Qu’est-ce que la CPM ? La Coalition Paysanne de Madagascar ou Firaisankinan’ny Tantsaha eto Madagasikara (CPM), est une organisation nationale des agriculteurs, éleveurs et ruraux de Madagascar créée en novembre 2001, régie par l’ordonnance 60.133 du 03 octobre 1960 sous le N°2307/04-PA.ANT/SPAT.ASS du 14 janvier 2002. C’est une plateforme de concertation, d’échanges d’expériences, d’information et de savoir-faire entre paysans, leur permettant de réfléchir ensemble pour trouver les moyens de promouvoir le développement rural et l’environnement dans la solidarité. La CPM a pour objet : a) de sensibiliser les paysans à s’organiser et à promouvoir la professionnalisation du métier d’agriculteur afin de se responsabiliser grâce au développement associatif de leurs organisations ; b) d’échanger des informations, de se partager les expériences professionnelles, de réfléchir ensemble pour trouver les moyens de s’épanouir face aux contraintes qui bloquent le développement rural ; d) de défendre les droits et intérêts fondamentaux des paysans dans toutes les instances qui les concernent directement et dans toutes celles liées au développement rural ; e) de représenter et se faire le porte-parole des paysans dans toutes les instances qui les concernent directement et dans toutes celles liées au développement rural. La vision de la CPM est « Paysans évoluant en liberté dans des structures et oeuvrant pour la souveraineté du Pays ». Son siège social se trouve au Lot VA 14 Bis DJ Tsiadana Antananarivo - Madagascar. Coalition Paysanne de Madagascar CPM Manuel de Procédures Administratives, Comptables et Financières 5 Rafi-pitantanana FTM/CPM OPF 21 Fik. B1 Fik. A1 Fik. B OPF 1 Fik. H Fik. A Vovonana Faritra A Biraom-paritra A Biraom-paritra B Kaominina Distrika Faritra OPF 2 OPF 3 OPF 4 OPF 5 Fik. R Fik. L Fik. G Fik. K Fik. P Fik. Z Vovonana Faritra B OPF 25 OPF 22 OPF 28 OPF 32 Fik. R1 Fik. Z1 Fik. L1 Fik. H1 Fik. K1                    Solontena Solontena Sekretaria teknika Sekretaria teknika Fkt Fivoriambe (Nasionaly) Birao Nasionaly Sekretaria teknika Filankevi-pandrindrana Mpikambana mpamorona Mpiara miombon’antoka Mpivoy hairaha          Coalition Paysanne de Madagascar CPM Manuel de Procédures Administratives, Comptables et Financières 6 ORGANIGRAMME CPM SECRETARIAT REGIONAL COORDINATION NATIONALE Comité d’orientation et de réflexion Bureau national ASSEMBLEE REGIONALE Bureau régional ORGANISATIONS PAYSANNES MEMBRES Coordinateur national Secrétaire administratif Comptable Assistant technique Gardien Secrétaire régional Antenne ASSEMBLEE GENERALE Coalition Paysanne de Madagascar CPM Manuel de Procédures Administratives, Comptables et Financières 7 B. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE ET DESCRIPTION DES TACHES B1. Structure organisationnelle L’Assemblée Générale L’Assemblée Générale est l’organe suprême de la CPM au niveau national. Elle est constituée par :  3 (trois) représentants de chaque Région, qui sont : o 2 (deux) délégués élus et dûment mandatés par le Vovonana (Assemblée Générale Régionale) o Le Président du Bureau Régional  les 7 (sept) membres en exercice du Bureau National. Les représentants des associations fondatrices, siégeant dans le Comité d’Orientation et de Réflexion sont membres d’honneur de l’Assemblée Générale, en tant que tels ils n’ont pas de droit de voter. L’Assemblée Générale siège tous les 4 (quatre) ans en session ordinaire. Une autre intersession ordinaire siège tous les 2 (deux) ans pour discuter de la retouche de l’orientation du plan quadriennal national. Toutefois, le Bureau National peut convoquer une Assemblée Générale extraordinaire si besoin est. Le Conseil d’Orientation et de Réflexion (COR) Il est compose de 6 membres permanents et de nombre indéterminé de membre non permanent. Les membres permanents, ayant mandat de 4 (quatre) ans sont :  1 (un) représentant mandaté par chacune des associations fondatrices de la CPM, à savoir : Fekritama, FTMTK, RAFA et TITEM  1 (un) représentant élu par l’Assemblée générale de la Commission femmes paysannes de la CPM  1 (un) représentant élu par l’Assemblée générale de la Commission jeunes agriculteurs de la CPM. Ils se réunissent en 2 (deux) sessions annuelles et, autant que de besoin, selon les convocations envoyées par le Coordinateur du COR. La fonction de coordination est exercée annuellement, à tour de rôle, par les représentants des associations fondatrices. A l’occasion de la réalisation des actions permanentes de suivi et de l’évaluation quadriennale de la gestion du Bureau National, les membres permanents peuvent être étoffés par les membres non permanents suivants :  Représentant(s) des partenaires techniques et financiers de la CPM  Technicien(s) et personne(s) ressource(s) connaissant la CPM Le Bureau National (BN) Les membres du Bureau National sont élus parmi et au sein de l’Assemblée Générale, il est composé de 7 (sept) membres se répartissant comme suit :  1 (un) Président National  1 (un) Premier Vice-président National  1 (un) Deuxième Vice-président National  1 (un) Secrétaire Général  1 (un) Trésorier National Coalition Paysanne de Madagascar CPM Manuel de Procédures Administratives, Comptables et Financières 8  2 (deux) Conseillers Nationaux. Le Bureau National se réunit une fois par trimestre et autant que de besoin suivant la convocation de son Président. Outre les conseils effectués par le Comité d’Orientation et de Réflexion, le Bureau National peut recourir au service de technicien autant que de besoin. Il utilise aussi la formule Trépied (Président National, Secrétaire Général et Trésorier National) pour les affaires courantes. 2. Description des responsabilités et tâches Président National  Convoquer, diriger et coordonner le Bureau National et l’Assemblée Générale  Veiller à la réalisation des décisions de l’Assemblée Générale  Veiller à la prise en compte des recommandations émises par le COR  Représenter la plateforme devant le Tribunal et les autorités administratives  Représenter la plateforme auprès des organismes et organisations paires et partenaires  Cosigner avec le Trésorier National ou le Secrétaire Général les documents bancaires autorisant le retrait des comptes ouverts au nom de la CPM  Etablir les rapports moral et financier correspondant à ses attributions et coordonner avec ceux incombant aux autres fonctions  Déléguer par écrit une partie de ses pouvoirs à l’un quelconque des autres membres. Premier Vice-président National  Concevoir et coordonner le développement des Régions CPM  Concevoir et coordonner les positions thématiques de la CPM  Assurer la coordination avec la Commission jeunes agriculteurs de la CPM  Représenter le Président National en cas d’absence et en cas de délégation de pouvoir de celui-ci  Etablir les rapports moral et financier correspondant à ses attributions. Deuxième Vice-président National  Penser et appliquer le développement de l’autonomie et de la capacité financière de la CPM  Concevoir et coordonner les projets intéressant la CPM  Assurer la coordination avec la Commission femmes paysannes de la CPM  Représenter le Président National en cas d’absence et en cas de délégation de pouvoir de celui-ci  Etablir les rapports moral et financier correspondant à ses attributions Secrétaire Général  Concevoir et coordonner les thématiques de formation pour la CPM  Coordonner le fonctionnement du Secrétariat Général  Assurer le secrétariat des réunions du Bureau National et de l’Assemblée Générale  Cosigner avec le Trésorier National ou le Président national les documents bancaires autorisant le retrait des comptes ouverts au nom de la CPM  Assurer la sécurisation des documents de la plateforme  Etablir les rapports moral et financier correspondant à ses attributions  Assurer la relation et communication avec les partenaires nationaux et internationaux. Coalition Paysanne de Madagascar CPM Manuel de Procédures Administratives, Comptables et Financières 9 Trésorier National  Détenir la caisse de la plateforme ainsi que les comptes bancaires de la plateforme  Assurer la sécurisation des documents financiers de la plateforme  Cosigner avec le Président National ou le Secrétaire Général uploads/Finance/ 4-manuel-de-procedure-cpm-2014-revise.pdf