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HOTEL DU LAC ENVIRONNEMENT DE CONTROLE Alain PIERRE dispose d'un tableau de bor

HOTEL DU LAC ENVIRONNEMENT DE CONTROLE Alain PIERRE dispose d'un tableau de bord mensuel pour suivre l'évolution de son activité. Il participe étroitement à l'élaboration des budgets avec Jean OLLIVIER l'expert-comptable qui effectue une mission de surveillance des comptes avec élaboration des comptes annuels, d'une situation semestrielle et des déclarations fiscales. Alain PIERRE s'entretient tous les jours avec le personnel de l'hôtel afin de s'assurer que les services apportés aux clients soient toujours d'un haut niveau de qualité. Il en profite pour sensibiliser chacun à ses responsabilités et aux contrôles qui doivent être exercés Des méthodes de travail ont été définies et formalisées sur un guide à la disposition de tout le personnel. Par ailleurs des formations spécifiques sont suivies régulièrement par tout le personnel. Page 1 sur 10 HOTEL DU LAC SYSTEME D’INFORMATION RELATIF A L’ELABORATION DE L’INFORMATION FINANCIERE ENVIRONNEMENT DE CONTROLE La comptabilité est sous la responsabilité de Mme MARINE Mme DUPONT tient la comptabilité (fournisseurs, clients, trésorerie, paie) Mme MARINE s'assure chaque mois que : - le fichier des immobilisations est à jour, - les stocks font l'objet d'un inventaire tournant, - la trésorerie est équilibrée, - la paie est correctement calculée, - les déclarations de TVA sont établies et les comptes de TVA justifiés. Mme MARINE prépare le tableau de bord mensuel et effectue le contrôle budgétaire en expliquant les variations observées. Les situations intermédiaires, les comptes annuels et la déclaration fiscale sont établis par l'expert-comptable dans le cadre de sa mission de surveillance des comptes annuels et des comptes intermédiaires. Page 2 sur 10 HOTEL DU LAC DESCRIPTION DES PROCEDURES TRESORERIE La trésorerie est suivie par Mme MARINE qui établit des budgets mensuels de trésorerie. Elle informe régulièrement Mr. PIERRE de l'évolution de la trésorerie et l'avise immédiatement en cas de difficultés. Les paiements sont faits par chèques établis en fin de mois par Mme DUPONT qui tient la comptabilité et prépare les rapprochements bancaires. Seul Mr. PIERRE dispose de la signature. ACHATS-FOURNISSEURS Les achats sont sous la responsabilité de Mme MARINE qui consulte les fournisseurs par téléphone, établit les commandes et les envoie par courrier, par fax ou par e-mail. Lors de la réception, le réceptionnaire vérifie la marchandise avec le bon de livraison du fournisseur et le transmet à Mme DUPONT pour contrôle avec la facture. Les factures payées par chèque sont ensuite classées par ordre alphabétique à la comptabilité. Les écritures de règlement sont générées à la validation et entraînent un lettrage automatique des comptes fournisseurs. Les comptes fournisseurs sont, par ailleurs, analysés par Mme DUPONT. PAIE-PERSONNEL La gestion du personnel est assurée par Mme MARINE qui délègue les opérations de paie et les déclarations à Mme DUPONT. Les salaires et charges sociales sont payés par virement. Page 3 sur 10 HOTEL DU LAC DESCRIPTION DES PROCEDURES PROCEDURES DE CAISSE 1. APPLICATION DES PROCEDURES Les procédures concernent les activités d'hôtel et de restauration de l'hôtel du Lac. L’application des procédures est sous la responsabilité du directeur et du chef de réception. 2. DOCUMENTS DE REFERENCE - Les tarifs ; . Grille des tarifs individuels et de groupe . Contrats Agences - La fiche de réservation - Le planning journalier ; - La fiche de transfert ; - Le document récapitulatif des petits déjeuners ; - L’état journalier des crédits remboursés et des arrhes reçues ; - L’état journalier des crédits accordés et arrhes déduites ; - Les éditions récapitulatives de clôture de caisse à partir du logiciel HR : - L’état récapitulatif de caisse. Page 4 sur 10 HOTEL DU LAC DESCRIPTION DES PROCEDURES 3. ETAPES DES PROCEDURES 3.1 La réservation Les réservations sont prises à la réception, par téléphone, fax ou courrier. Le responsable de réception met à jour le planning journalier lorsque la réservation est confirmée par des arrhes ou un numéro de carte de crédit. Les arrhes reçues sont enregistrées sur HR dans un compte de suivi des arrhes, le numéro d’enregistrement correspondant est attribué à la réservation du client. 3.1.1. Réservations individuelles Après confirmation le responsable de la réception remplit une fiche de réservation individuelle indiquant : - les coordonnées du client, - les éléments de réservation (date arrivée et départ, nombre de personnes, type de chambres...), - le tarif retenu, - les arrhes versées et le numéro sous lequel les arrhes ont été enregistrées sous HR 3.1.2 Réservations par les agences Les conditions avec les Tours Opérators sont négociées avec la direction et régies par un contrat. La réservation se fait soit par l’agence, soit directement par le client qui précise être envoyé par une agence. 3.2. La facturation La facturation est effectuée sur le programme HR. A l’arrivée du client à la réception, le responsable de réception créé un dossier sous HR à partir de la fiche de réservation et du numéro de chambre. Il met à jour le planning journalier d'occupation des chambres qui est édité chaque mois. Page 5 sur 10 HOTEL DU LAC DESCRIPTION DES PROCEDURES 3.2.1. Le chiffre d’affaires journalier La création du dossier génère une facture théorique par numéro de chambre dont les éléments sont préétablis par les données rentrées précédemment. Il peut y avoir des compléments de facturation dont les éléments sont saisis au fur et à mesure à partir du numéro de chambre : - par le responsable de salle ou du bar (consommations, repas hors forfait) - à la réception pour les ventes et prestations diverses. La facturation est déclenchée et actualisée chaque soir entre 20 heures et 23 heures par le responsable de réception à partir : - du planning journalier. un signe inscrit sur le planning au niveau des chambres, indique que la facturation a été effectuée, - de la fiche de transfert pour les repas pris au restaurant, - du dossier du jour contenant toutes les ventes et prestations du jour ainsi que les fiches clients. Chaque matin, la facturation est vérifiée et complétée ou modifiée par la responsable de réception présent à partir : - du planning du jour, - du dossier du jour, - de la fiche des petits déjeuners du jour. 3.2.2. La facture définitive Une facture définitive est établie par la réception au départ du client à partir : - du planning journalier, - de la fiche des petits déjeuners, - du dossier du jour. Page 6 sur 10 HOTEL DU LAC DESCRIPTION DES PROCEDURES 3.2.3. Encaissements 3.2.3.1. Les arrhes Les arrhes sont encaissées au moment de la réservation. Elles sont saisies en informatique dans un compte de suivi des arrhes par client. Elles sont déduites dès la création de la facture (dès l’arrivée du client) : - elles viennent en déduction au niveau de la facture client, - elles sont simultanément déduites du compte d’arrhes. Cette opération s’effectue automatiquement à partir du nom du client, lorsque celui-ci est saisi en facturation. Une vérification est effectuée à partir de la fiche de réservation et la visualisation à l’écran du compte des arrhes. 3.2.3.2 Les débits clients Ce sont les factures non soldées au moment du départ et concernent : - les agences pour la plus grande partie, - les séminaires, - quelques particuliers. Ils sont enregistrés manuellement sur une fiche journalière et en informatique dès édition d’une facture définitive non soldée. Le suivi des clients débiteurs est assuré chaque mois à partir d’une édition des débits client et des contrats ou accords avec les clients. Des relances sont effectuées régulièrement par les responsables de réception. 3.2.3.3 Les crédits clients Ils correspondent aux règlements des factures en attente de paiement. Les paiements du jour sont enregistrés manuellement sur la fiche du jour et informatiquement par la saisie du règlement de la facture, le compte client est automatiquement crédité. 3.2.3.4. Les paiements comptants Au moment du paiement les responsables de réception “ solde la facture ” par la saisie du montant du règlement. Page 7 sur 10 HOTEL DU LAC DESCRIPTION DES PROCEDURES 3.3. Les états générés par HR A partir des éléments saisis précédemment le programme va générer des états journaliers, et des états cumulés. 3.3.1. La main courante Ces documents récapitulent le chiffre d’affaire de la journée et cumulé du mois, ventilé par rubrique. Ils se présentent sous les formes suivantes : - un état récapitulatif donnant le total T.T.C. , jour et cumulé pour chaque rubrique, - un état détaillé donnant le total du jour par chambre et par rubrique, - un état détaillé des ventes diverses. 3.3.2. Les encaissements du jour - un état récapitulatif des encaissements du jour ventilés par mode de règlement, - un état détaillé de la situation de paiement des factures du jour, - un état des arrhes encaissées du jour, - un état des encaissements débiteurs du jour. 3.3.3. La ventilation des forfaits Cet état permet la ventilation des forfaits dans les différentes rubriques. 3.4. La clôture journalière La clôture journalière est effectuée sur HR entre 12 et 14 heures par les responsables de réception. 3.4.1 Vérification manuelle des règlements -Vérification des encaissements par moyen de paiement avec les factures et tickets. - Totalisation uploads/Finance/ 3-1-ad-annexes-cas-2-controle-interne 1 .pdf