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Dept. ACCOR - SMI Support France Chapitre C-Facturation / c-arrhes & acomptes Titre Cd012_PrePay_v7_Rembourser une prestation Date Création 16/04/2013 Version FOLS 7.01 Date modification Réf_doc 1.00 Page 1 sur 13 Fiche aide : Rembourser une prestation Évolutions - modifications Réf Date Qui Comment 1.00 14/04/2013 CAN Création Validation du document Date de validation Validé par Department Destinataires Marque Pays : Hotels en Prépaiement France Dept. ACCOR - SMI Support France Chapitre C-Facturation / c-arrhes & acomptes Titre Cd012_PrePay_v7_Rembourser une prestation Date Création 16/04/2013 Version FOLS 7.01 Date modification Réf_doc 1.00 Page 2 sur 13 1. Principe du remboursement sur FOLS V7 2. Remboursement de la totalité de la Facture Exemple : le client Pierre vous demande un remboursement de son dernier séjour du 12/03, une nuit et un Petit déjeuner. Aller dans Chercher / Folios 1- Taper le nom du client 2- Cliquer sur « rechercher » 3- Sélectionner la facture à rembourser N°62. 4- Double cliquer dessus ou cliquer sur « Voir » Facture client sur laquelle on veut faire un remboursement Sur FOLS, on clique sur « Corriger » dans l’écran de facturation Fols crée un Avoir total automatique de la facture d’origine Pour faire le remboursement C’est la facture corrigée FOLS crée en automatique une facture permanente Dept. ACCOR - SMI Support France Chapitre C-Facturation / c-arrhes & acomptes Titre Cd012_PrePay_v7_Rembourser une prestation Date Création 16/04/2013 Version FOLS 7.01 Date modification Réf_doc 1.00 Page 3 sur 13 L’écran de Facturation s’ouvre : 1- Vous arrivez sur la facture N°62 2- Cliquer sur « Corriger » Il faut avoir le profil « gérant » pour faire un remboursement La question ci-contre apparait : - Cliquer sur OUI Cliquer sur OUI pour imprimer l’avoir total Dept. ACCOR - SMI Support France Chapitre C-Facturation / c-arrhes & acomptes Titre Cd012_PrePay_v7_Rembourser une prestation Date Création 16/04/2013 Version FOLS 7.01 Date modification Réf_doc 1.00 Page 4 sur 13 Fols a fait un avoir total sur la facture N°62 et ouvre une page de facturation « Permanente ». La « facture permanente » est une nouvelle facture ouverte sur laquelle on va faire les corrections. (ouverte : pas de cadenas) Le client a demandé le remboursement de sa nuitée et de son petit déjeuner : 1- Sur l’onglet « Permanent », sélectionner les prestations à rembourser : la ligne chambre et la ligne PDJ. (CTRL + Clic pour sélectionner les 2 lignes) 2- Cliquer sur « Annuler » Dept. ACCOR - SMI Support France Chapitre C-Facturation / c-arrhes & acomptes Titre Cd012_PrePay_v7_Rembourser une prestation Date Création 16/04/2013 Version FOLS 7.01 Date modification Réf_doc 1.00 Page 5 sur 13 - Saisir le commentaire - Valider Les prestations sont supprimées (les lignes chambre et pdj ont été annulées). Il nous reste le mode de paiement sur la droite, avec le solde folio à -50,95 €. - Cliquer sur « Payer » pour sélectionner le mode de remboursement 1- Dans Mode, sélectionner le mode de remboursement 2- Saisir le commentaire 3- Noter le N° de chèque de remboursement 4- Valider « Chèque hôtel » n’existe plus en Fols V7. Vous avez « Chèque banque » comme en facturation. Dept. ACCOR - SMI Support France Chapitre C-Facturation / c-arrhes & acomptes Titre Cd012_PrePay_v7_Rembourser une prestation Date Création 16/04/2013 Version FOLS 7.01 Date modification Réf_doc 1.00 Page 6 sur 13 - Le solde folio est à 0. - Cliquer sur « Fermer » La facture permanente portant la correction, à donner au client Dept. ACCOR - SMI Support France Chapitre C-Facturation / c-arrhes & acomptes Titre Cd012_PrePay_v7_Rembourser une prestation Date Création 16/04/2013 Version FOLS 7.01 Date modification Réf_doc 1.00 Page 7 sur 13 Dans chercher/folios, on a donc 3 lignes : 1- Facture ch n°62 2- Avoir (total) n° 44 3- Facture perm n°168 L’avoir total annule entièrement la facture d’origine. L’avoir et la facture permanente sont à donner au client. Dept. ACCOR - SMI Support France Chapitre C-Facturation / c-arrhes & acomptes Titre Cd012_PrePay_v7_Rembourser une prestation Date Création 16/04/2013 Version FOLS 7.01 Date modification Réf_doc 1.00 Page 8 sur 13 3. Remboursement sur une partie de la facture Même manipulation de précédemment. Exemple : Le client au nom de Groupe a pris 10 chambres avec 1 petit déjeuner par chambre pour la nuit du 17/03. Le lendemain, il demande le remboursement de 2 chambres #331 et #332 avec les petits déjeuners. 1. Chercher Folio 2. double cliquer sur la facture 3. Dans l’écran « Facturation », cliquer sur « Corriger » 4. Sur l’onglet « permanent », sélectionner les prestations à rembourser (ex : ch 331 et 332 à rembourser avec le pdj) 5. Cliquer sur annuler - Cliquer sur « Payer » Dept. ACCOR - SMI Support France Chapitre C-Facturation / c-arrhes & acomptes Titre Cd012_PrePay_v7_Rembourser une prestation Date Création 16/04/2013 Version FOLS 7.01 Date modification Réf_doc 1.00 Page 9 sur 13 1- Dans Mode, sélectionner le mode de remboursement 2- Saisir le commentaire 3- Valider - Cliquer sur « Fermer » Dans chercher/folios, on a donc 3 lignes : 1- Facture ch n°173 2- Avoir (total) n° 48 3- Facture perm n°174 Dept. ACCOR - SMI Support France Chapitre C-Facturation / c-arrhes & acomptes Titre Cd012_PrePay_v7_Rembourser une prestation Date Création 16/04/2013 Version FOLS 7.01 Date modification Réf_doc 1.00 Page 10 sur 13 Avoir à donner au client Avoir total = Annulation totale de la facture d’origine soit 10 chambres et 10 petits déjeuners Dept. ACCOR - SMI Support France Chapitre C-Facturation / c-arrhes & acomptes Titre Cd012_PrePay_v7_Rembourser une prestation Date Création 16/04/2013 Version FOLS 7.01 Date modification Réf_doc 1.00 Page 11 sur 13 La facture permanente = facture corrigée, à donner au client Refacturation de 8 chambres et 8 petits déjeuners. Dept. ACCOR - SMI Support France Chapitre C-Facturation / c-arrhes & acomptes Titre Cd012_PrePay_v7_Rembourser une prestation Date Création 16/04/2013 Version FOLS 7.01 Date modification Réf_doc 1.00 Page 12 sur 13 4. Les éditions La lecture de l’état des ventes change sur Fols V7 : 1. L’avoir total se comptabilise dans la colonne « Qtés Remboursées » (Ex : 10 ch et 10 pdj) 2. La colonne « Qtés vendues » tient compte de la facture permanente (vente du jour + refacturation de 8 ch et 8 pdj) 3. Le remboursement par chèque hôtel se matérialise dans la colonne «Encaissement» en négatif Dept. ACCOR - SMI Support France Chapitre C-Facturation / c-arrhes & acomptes Titre Cd012_PrePay_v7_Rembourser une prestation Date Création 16/04/2013 Version FOLS 7.01 Date modification Réf_doc 1.00 Page 13 sur 13 Dans édition /contrôle / liste des réductions et remboursements, Vous avez les commentaires et la liste des clients remboursés. uploads/Finance/ a-remonter-les-prepaiements-aux-arrhes.pdf