Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

Sommaire Annexe 1 : Note sur la méthodologie utilisée durant la mission d’audit

Sommaire Annexe 1 : Note sur la méthodologie utilisée durant la mission d’audit Error: Reference source not found Annexe 2 : Echantillon de marchés audité Error: Reference source not found Annexe 3 : Liste des marchés passés en 2001Error: Reference source not found Annexe 4 : Les procédures de passation des marchés publics Error: Reference source not found Annexe 5 : Circuit de la passation des marchés publics Error: Reference source not found Annexe 6 : Les procédures d’exécution et de paiement des marchés publics Error: Reference source not found Annexe 7 : Circuit de l’exécution et de paiement Error: Reference source not found Annexe 8 : Typologie des anomalies relevéesError: Reference source not found Annexe 9 : Réponses aux observations de l’audit Error: Reference source not found Termes de référence de la mission Error: Reference source not found Liste des personnes rencontrées Error: Reference source not found Sigles et abréviations Error: Reference source not found Fiches des marchés audités ( 13 fiches)Error: Reference source not found Annexe 1 : Note sur la méthodologie utilisée durant la mission d’audit Au plan méthodologique, notre intervention a eu lieu selon les modalités suivantes : 1. 1. Prise de connaissance et évaluation des procédures d'élaboration des dossiers, de passation, d'exécution et de contrôle des marchés publics. Cette étape a consisté en une prise de connaissance et une évaluation du dispositif existant de l'élaboration des dossiers de passation, d'exécution et de contrôle des marchés publics, le contexte institutionnel existant afin d'en examiner les qualités, les performances et les faiblesses. Nous avons examiné particulièrement : - - Les structures institutionnelles qui constituent le cadre d'exécution des marchés publics au Tchad dans toutes leurs phases ; - - L'organisation administrative, la réglementation, les procédures administratives et comptables en place pour la gestion des projets et des marchés ; - - Le processus d'exécution des marchés, de la constitution du dossier au contrôle à posteriori du marché comportant notamment, l'établissement des dossiers, les procédures et conditions de fonds et de forme de passation des marchés, l'exécution et la surveillance concomitante des marchés, les réceptions provisoires et définitives des marchés de fournitures et de travaux, les contrôles a posteriori des marchés publics. Plus généralement, nous nous sommes attachés à vérifier les insuffisances par rapport à la réglementation en vigueur des marchés passés au cours de l’exercice 2001. 2. 2. Audit physique et financier des marchés Nous avons audité 5 appels d’offres ayant donné lieu à 13 marchés, passés au cours de 2001. L'audit des marchés a été effectué sur la base des pièces prévues par les dispositions réglementaires et du dossier ayant servi au paiement par le comptable public assignataire de la dépense. D'une façon générale, nous avons examiné l'application de la réglementation en vigueur et le respect des règles de bonne gestion des marchés publics ainsi que l'efficacité économique de ces procédures (recherche du meilleur rapport qualité/prix). Nous avons vérifié tout particulièrement: - - La légalité, la régularité budgétaire et la bonne application de la réglementation des marchés publics; - - L'existence, la qualité et la validité des documents du marché (dossier d'appel d'offres, cahier des charges dont celui des clauses générales et celui des clauses particulières, devis descriptifs, estimatifs, situation d'exécution et procès-verbaux) ; la bonne application des prix (bordereaux des prix, mercuriales, références aux prix du marché, validité et régularité des décomptes) ; - - Les dépenses effectuées sur chaque marché, afin de s’assurer que celles-ci sont conformes aux dispositions contractuelles, et que les fonds ont été utilisés aux fins prévues. Nous avons demandé communication des pièces manquantes à la DGMP, à l’autorité contractante et dans certains cas au maître d’œuvre. L'audit physique des marchés a consisté à vérifier sur place et pour les marchés choisis la bonne réalisation qualitative et quantitative des travaux et fournitures et notamment : - - La conformité quantitative et qualitative des travaux réalisés et des fournitures faites aux clauses des marchés, aux cahiers des charges, devis descriptifs et devis estimatifs et autres documents du marché ; - - La qualité, la véracité, la sincérité des contrôles sur place et la conformité des procès-verbaux de réception provisoire et définitive des travaux et des marchandises ; - - La situation des cautions et mains levées non délivrées. Pour certains contrôles exigeant une technicité spécifique, nous nous sommes fait assister par des experts qualifiés indépendants. 3. 3. Recommandations pour améliorer la passation et l’exécution des marchés publics Sur la base de l'analyse des marchés publics, nous nous sommes attachés à examiner les voies et moyens devant permettre : - - Le renforcement des capacités de suivi de la réglementation sur les marchés publics ; - - L'amélioration des procédures de passation des marchés par toutes les mesures utiles (organisation, attributions, renforcement des capacités techniques, etc.) ; - - Le renforcement du suivi physique, financier, budgétaire des marchés publics et le contrôle concomitant des marchés, - - L'amélioration de l'efficience des contrôles à la fin ou à la livraison des marchés (réception définitive ou provisoire des marchés). 4. 4. Réalisation de la mission et plan de travail La première phase de la mission ayant conduit à l'élaboration d'une version provisoire du rapport a duré environ 60 jours. Les autorités Tchadiennes concernées ont ensuite eu délai de 10 jours après sa remise pour faire part de leurs observations sur le rapport provisoire. Le rapport définitif a été émis environ 15 jours après réception des commentaires des autorités sur le rapport provisoire. Nous avons attaché un soin tout particulier à la présentation de notre rapport et à sa lisibilité, notamment en insérant chaque fois que cela sera nécessaire des tableaux et visuels permettant une prise de connaissance synthétique et rapide de nos principales conclusions et recommandations. Les rapports ont été émis chaque fois en français. Annexe 2 : Echantillon de marchés audit Annexe 3 : Liste des marchés en 2001 Annexe 4 : Les procédures de passation des marchés publics Résumé des principales étapes dans la passation des marchés publics 1. Identification et expression du besoin : autorité contractante (Ministère bénéficiaire des prestations) 2. Préparation du DAO: Ministère bénéficiaire des prestations 3. Contrôle et validation du DAO: DGMP 4. Lancement de l’appel d’offres : autorité contractante 5. Dépouillement des offres: CAC 6. Analyse des offres: Sous-commission technique d’évaluation des offres 7. Proposition d’attribution du marché: CAC 8. Souscription du contrat : titulaire 9. Signature du contrat : titulaire, autorité contractante, Président de la CAC   Si marché inférieur à FCFA 500 millions: Ministre des finances   Si marché compris entre FCFA 500 millions et FCFA 1 milliard: Premier Ministre   Si marché supérieur à FCFA 1 milliard: Président de la République 10. Notification: autorité contractante Annexe 5 : Circuit de la passation des marchés publics Annexe 6 : Les procédures d’exécution et de paiement des marchés publics Résumé des principales étapes dans l’exécution et le paiement des marchés publics 1. Notification du marché : autorité contractante 2. Engagement : Contrôle financier et engagements ( DCFE) 3. Cautionnement : titulaire du marché 4. Réalisation du marché : titulaire du marché 5. Réception : Comité de réception ( plusieurs membres) 6. Attachements, factures, décomptes: titulaire du marché 7. Liquidation : autorité contractante 8. Ordonnancement: Ordonnateur délégué 9. 9. Paiement : Trésor 10. 10. Annexe 7 : Circuit de l’exécution et de paiement Annexe 8 : Typologie des anomalies relevées ANNEXE 8 ANOMALIES RELEVEES MINEDUC N°55 1. CONTRAT AUDITE 31Différence entre les prix unitaires du détails estimatif et du bordereau des prix Absence du CCAG et du CCTG 33Retard dans la livraison par rapport aux délais contractuels 34Délai de paiement anormalement long 36Non respect des clauses contractuelles de remboursement des avances de démarrage du FER 38Pénalités non décomptés 39Faible Capacité d'absorption des ressources par le système 2. FONCTIONNEMENT DU SYSTEME DE PASSATION DES MARCHES 9Date d'ouverture des plis non respectée 10Quorum non atteint lors de l'ouverture des plis. 4 11Absence de vérification par la CAC des documents administratifs à l'ouverture des plis 12Délai d'analyse des offres non respecté Analyse non équitable des offres 18Délai d'analyse des offres trop long 22Non-objection conditionnée du BDF 26Non respect de la réglementation préalable aux négociations après attribution 29Délai d'approbation du marché long 3. FONCTIONNEMENT DES INSTANCES DE PASSATION DES MARCHES 13Présidence de la CAC assurée par le DG des Marchés Publics en lieu et place du SGG 15Présence irrégulière d'un membre dans la sous commission d'analyse 16Erreur d'analyse de la sous commission entérinée par le comité technique 17Irrégularités dans l'analyse des offres 20Quorum non atteint lors de l'attribution du marché 4 21Fonctionnement de la CAC non-conforme à la réglémentation 25 Non prise en compte des critères techniques et absence d'une véritable négociation des prix par le comité de négociation 35Surévaluation des prix 4 Prix anormalement bas 40Archivage des documents insuffisant ou inadéquat 4 4. FONCTIONNEMENT DU SYSTEME ET DES INSTANCES DE CONTRÔLE INTERNE Insuffisances techniques significatives dans le DCE Absence de contrôle sur les mentions obligatoires du DCE par la DGMP 19Supervision insuffisante des travaux des sous-commissions par le uploads/Finance/ audit-a-posteriori-de-la-passation-des-marches.pdf