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Audit fonction Achats-Fournisseurs Page 1 FONCTION 2 LES ACHATS - FOURNISSEURS

Audit fonction Achats-Fournisseurs Page 1 FONCTION 2 LES ACHATS - FOURNISSEURS Audit fonction Achats-Fournisseurs Page 2 I – CONSEQUENCES DE L’ORGANISATION DE L’ENTREPRISE POUR L’AUDITEUR 1. Principaux risques relatifs au module Il convient que l’auditeur examine dans chaque cas les risques pouvant exister. - que certains achats réalisés (et les dettes correspondantes) n’aient pas été enregistrés en comptabilité (atteinte à l’exhaustivité des enregistrements) - que des achats (ou avoirs sur achats) enregistrés ne correspondent pas à une opération réelle (atteinte à la réalité, le bilan faisant alors apparaître des dettes qui n’existent pas) - que les charges ne soient pas rattachées à leur exercice d’exécution, mais soient au contraire minorées (ou majorées) au bénéfice (ou au détriment) de l’exercice suivant (proposition de coupure) - que les dettes au bilan soient mal évaluées (proposition d’évaluation). 2. Les objectifs de l’auditeur 1. Obtenir l’assurance que toutes les charges et les dettes ont été enregistrées (exhaustivité des enregistrements) 2. Obtenir l’assurance que toutes les charges et les dettes enregistrées concernent bien l’entreprise (réalité des enregistrements) 3. S’assurer que la coupure des charges est faite correctement (coupure des enregistrements) 4. Obtenir l’assurance que les soldes au bilan sont correctement évalués 5. S’assurer du caractère vraisemblable du solde des comptes (audit analytique) 6. Etablir la validité des sommes figurant à titre de dettes au bilan. II – L’EVALUATION DU CONTROLE INTERNE 1. Obtenir l’assurance que toutes les charges et les dettes ont été enregistrées (exhaustivité des enregistrements) a) Les risques pouvant exister. Le premier risque envisagé par l’auditeur est une atteinte à la proposition d’exhaustivité en ce qui concerne les charges et les dettes d’exploitation. En d’autres termes, l’auditeur se demande si toutes les opérations de l’entreprise ont été enregistrées. Le risque d’omission peur se concrétiser notamment par les éléments suivants : OBJECTIFS ET PROCEDURES D’AUDIT Audit fonction Achats-Fournisseurs Page 3 1.1. Omission de l’enregistrement d’une facture reçue 1.2. Réception des marchandises (ou service rendu) sans enregistrement de la facture à recevoir 1.3. Omission de l’enregistrement d’un avoir 1.4. Non-comptabilisation de certains paiements dans les comptes fournisseurs b) Examen théorique des dispositifs de contrôle de l’entreprise : Forces et faiblesses théoriques Exemples de dispositifs de contrôle à examiner : - création systématique d’un bon de réception à la livraison de la marchandise ou lors de la réalisation de la prestation - transmission systématique des bons de commande et des bons de réception à la comptabilité (ou au service chargé du rapprochement avec la facture) - suivi des bons de réception et procédures de rapprochement entre les bons de commande, les bons de réception et les factures - classement des bons de commande et des bons de réception en attente de la facture (à la comptabilité ou dans un autre service) - utilisation de ces bons pour émettre des situations comptables ou élaborer le bilan en fin d’exercice - procédure d’apurement périodique des bons de réception en instance depuis un certain temps (information auprès des services concernés, réclamation aux fournisseurs, etc.) - numérotation des factures reçues et envoyées dans différents services, soit pour approbation, soit pour mise en paiement - contrôles tendant à prévenir l’enregistrement tardif des factures - examen par la comptabilité des relevés des fournisseurs - procédure de centralisation des demandes d’avoir - séparation des fonctions entre demande d’avoir, réception de la facture, comptabilisation et opérations de trésorerie - classement en attente des demandes d’avoir à la comptabilité - relance des fournisseurs pour les avoirs non reçus. c) Examen pratique des dispositifs de contrôle (tests de permanence) : évaluation, définition du contrôle interne Exemples de tests de permanence : - sélectionner des bons de réception et s’assurer de l’enregistrement des factures correspondantes - sélectionner des doubles de bons de commande, retrouver les bons de réception et les factures correspondantes et s’assurer de leur enregistrement - sélectionner des relevés fournisseurs et comparer avec les factures enregistrées pour détecter l’omission éventuelle de certaines factures Audit fonction Achats-Fournisseurs Page 4 - sélectionner des bons de réception en attente de facture et vérifier que les charges à payer correspondantes ont été enregistrées en comptabilité - sélectionner des factures et s’assurer que les bons de réception y sont joints (ou les retrouver) - sélectionner des demandes d’avoirs, retrouver les avoirs reçus et les enregistrements correspondants. Le passif non enregistré : On insistera sur la recherche de passif non enregistré ou passif caché. A cet égard, de manière usuelle, la procédure la plus importante pour la recherche des engagements non enregistrés consiste dans un examen des opérations enregistrées après la fin de l’exercice. En effet, tout passif sera finalement transcrit dans les comptes soit par un paiement, soit par tout autre moyen. Les journaux de trésorerie, les journaux d’achats et de charges ainsi que les pièces justificatives de l’exercice suivant constitueront la base des recherches de l’auditeur. Une sélection des montants importants (pouvant avoir une signification en égard au résultat de l’exercice) enregistrés au début de l’exercice suivant doit permettre de déterminer qu’aucun engagement complémentaire n’existait à la clôture de l’exercice. Par ailleurs, une relecture rapide des contrats d’achat (ou des notes de synthèse qui en auront été faites) peut permettre de détecter des engagements qui n’apparaîtraient que beaucoup plus tard dans les comptes 2. Obtenir l’assurance que toutes les charges et dettes enregistrées concernent bien l’entreprise (réalité des enregistrements) a) Les risques pouvant exister La proposition de réalité recouvre des risques plus variés que la proposition d’exhaustivité : enregistrement fictif ; enregistrement d’une opération irrégulière ou non autorisée, enregistrement entaché d’irrégularité. Ces risques peuvent se traduire de la manière suivante : 2.1. Enregistrement d’achats non effectués (ou de services non fournis à l’entreprise) 2.2. Enregistrement de charges ou de dettes non autorisées 2.3. Non-détection d’erreurs qui peuvent entacher les factures 2.4. Non-détection d’erreurs d’enregistrement. b) Examen théorique des dispositifs de contrôle de l’entreprise : Exemples de dispositifs de contrôle à examiner : - procédures de commande, limites et autorisations correspondantes Audit fonction Achats-Fournisseurs Page 5 - rapprochements effectués entre bon de réception et facture : liste des personnes habilitées à signer les bons de réception - autorisation de paiement des factures - annulation des originaux pour prévenir les réutilisations éventuelles - contrôles effectués par les différents services (par la comptabilité en particulier) en ce qui concerne les quantités facturées, les prix unitaires, les ports et le calcul de la T.V.A. ; apprécier dans quelle mesure ces contrôles sont de nature à détecter toutes les erreurs qu’un fournisseur aurait pu commettre sur la facture, par référence aux contrats d’achats ou aux termes des commandes ; - écritures d’imputation retenues pour les comptes de charges - organisation de la comptabilité fournisseurs - pointage et suivi des comptes fournisseurs - concordance entre la comptabilité générale (compte collectif fournisseur) et la comptabilité auxiliaire (comptes individuels fournisseurs) - codification des factures reçues - instructions données aux comptables chargés des imputations en ce qui concerne la T.V.A. non récupérables (T.V.A sur voiture de tourisme, cadeaux, etc.) - respect des règles fiscales, notamment en matière de déductibilité de la T.V.A. c) Examen pratique de dispositifs de contrôle (tests de permanence) Exemples de tests de permanence : - sélectionner des factures enregistrées en comptabilité, s’assurer que les commandes et les bons de réception correspondants ont été approuvés par les personnes compétentes - vérifier la réalité de certains achats ou prestations (contrôle de visu de la marchandise, recherche des enregistrements sur les fiches de stocks, les fiches de consommation, etc.) - sélectionner des factures et vérifier les calculs et les imputations. Ces tests appellent les commentaires suivants : Contrôle des imputations comptables et des pièces justificatives. Il consiste à s’assurer que les charges ont été correctement imputées aux comptes correspondants et sont appuyées sur des pièces justificatives suffisantes. Il pourra s’effectuer en sélectionnant un certain nombre de factures et en vérifiant les imputations. Enfin, d’une manière générale, l’auditeur doit examiner les différentes charges enregistrées sous l’angle de leur déductibilité fiscale et relever dans une feuille de travail spécifique les charges non déductibles. Contrôle des imputations concernant la T.V.A. à récupérer. Reprenant l’étude faite lors de l’examen du contrôle interne concernant les instructions données aux comptables Audit fonction Achats-Fournisseurs Page 6 chargés des imputations en ce qui concerne la T.V.A. non récupérable (T.V.A. sur les voitures de tourisme, cadeaux, etc.), l’auditeur, selon les résultats de cette investigation, pourra s’orienter vers des tests différents qu’il peut combiner : - soit l’auditeur estime que les instructions données sont suffisantes, en égard à la compétence du personnel comptable, il se borne alors à en contrôler la bonne application. - Soit l’auditeur estime que les instructions données sont insuffisantes ou erronées, en égard toujours à la compétence du personnel comptable, il orientera alors ses tests sur telle ou telle catégorie de frais. Contrôles particuliers aux services extérieurs. On mentionnera à titre indicatif les contrôles suivants : - pour les loyers, se faire communiquer les baux et faire un relevé des principales caractéristiques. Contrôler par sondages que l’année complète est bien enregistrée. Voir les problèmes que posent les indexations éventuelles ; - pour le uploads/Finance/ audit-achat-frs.pdf