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11 CELLULE DE TRESORERIE Rôle et tâches principales de la Cellule • Gère les fo

11 CELLULE DE TRESORERIE Rôle et tâches principales de la Cellule • Gère les fonds de roulement et liquidités. • Suit et contrôle les positions de trésorerie. • Gère les comptes Caisse - Banque - C.C.P. et en procède aux contrôles physiques. La caisse Rôle et tâches principales du caissier • Le caissier est responsable du coffre, et, est seul à détenir la clé du coffre. NB/ Le double de la clé du coffre avec la combinaison, mise sous enveloppe scellée, doit être conservée par le Directeur de l'unité. Celle-ci ne peut être utilisée qu'en cas de nécessité absolue, en dressant un procès-verbal d’ouverture de l 'enveloppe en présence de deux témoins choisis parmi les employés de l 'unité • Il gère le fonds de roulement de la caisse. • Effectue les retraits de la banque pour renouvellement de l'encaisse. • Assure les paiements en espèces ( paie - fournisseurs - avances sur frais de mission etc.). • S'assure avant tout paiement de la conformité et de la régularité des documents justifiants les décaissements. Exemple de contrôle de conformité - Demande de paiement avec les visas autorisés. - Original de la facture avec le visa « Bon à Payer ». - Attestation de service fait s'il s'agit d'une dépense de prestation de service. - Bon de Réception s'il s'agit d'une fourniture. 12 • Etablit un « BON DE RECETTE » pour tout encaissement, et un « BON DE PAIEMENT » pour tout décaissement. Ces deux documents, datés, numérotés et les montants arrêtés en toutes lettres, doivent être revêtus des visas autorisés (Directeur, Chef Comptable, Responsable de la Cellule Trésorerie, Caissier, Bénéficiaire éventuellement). • Tient à jour le « BROUILLARD DE CAISSE » sur lequel sont enregistrées chronologiquement les opérations d'encaissement et de décaissement. Le brouillard de caisse doit être tenu en double exemplaires. • Assure le classement et la conservation des pièces de caisse, jusqu'à leurs transferts à la section Comptabilité Générale. L'original du brouillard de caisse détachable, arrêté (solde en toutes lettres) et signé, doit accompagner les pièces de caisse transférées vers la Comptabilité Générale. • Le brouillard de caisse (double) doit être classé et conservé par le caissier. EN MATIERE DE RECETTES : Retraits bancaires pour alimentation de la Caisse : • Le caissier établit une « DEMANDE DE FONDS » en double exemplaires qu'il signe, et la soumet au responsable de la structure finances et comptabilité pour approbation. • Sur la base de l'original de la demande de fonds, visée par le caissier et le responsable de la structure FC, le comptable chargé du suivi des comptes bancaires, libelle un chèque du montant sollicité, à l'ordre du caissier et le soumet aux responsables détenteurs des pouvoirs de signatures sur le compte bancaire utilisé. Il remet le chèque signé au caissier et conserve la demande de fonds qu'il classe avec la pièce de banque dépense. 13 • Le caissier retire les fonds demandés de la banque et établit un « BON DE RECETTE » auquel il joint la copie de la demande de fonds et le soumet aux responsables autorisés pour visa. • Enregistre la recette sur le brouillard de caisse et classe les pièces. Autres encaissements : • Le caissier ne doit accepter que les recettes dûment justifiées. • Pour tout encaissement, le caissier délivre un « RECU DE VERSEMENT » dont le double sera conservé et annexé à la pièce de caisse recette avec éventuellement les documents justificatifs. EN MATIERE DE REGLEMENTS EN ESPECES : Les Achats et Services • Les paiements en espèces ne sont autorisés qu'à concurrence de 5.000 DA. Toute opération dont le montant dépasse le seuil autorisé, doit être réglée, par virement ou par chèque bancaire ou C.C.P. Si toutefois, l'Unité est contrainte de procéder à un paiement qui dépasse le seuil arrêté, elle est tenue de joindre à la note de dépense, une note explicative visée par la Structure ordonnatrice, le Chef Comptable et le Directeur. • Tout paiement doit se faire sur la base d'une demande de paiement signée par !'Ordonnateur autorisé. • Le caissier doit s'assurer de la conformité et la régularité des pièces justificatives. • Le caissier doit s'assurer des contrôles et visas des structures concernées. Tout document d'une dépense, une fois payée, doit être revêtu de la mention. 14 TRESORERIE PAYE EN ESPECES 1 (en rouge) LE............................. . Les paiement des salaires • Pour le personnel n'étant pas titulaire d'un compte bancaire ou C.C.P., le paiement des salaires en espèces est autorisé à concurrence de 5.000 DA par salarié et par mois. Les salaires dont les montants dépassent le seuil fixé, doivent être versés par chèque bancaire ou C.C.P. • Le service du personnel établit une demande de paiement des salaires à verser en espèces (égaux ou inférieurs au seuil autorisé), joint un état nominatif pour émargement en deux exemplaires, et les fiches de paie. • Le caissier procède aux vérifications et contrôles d'usage, et verse les salaires aux intéressés contre émargements. Les avances sur salaires • Les avances sur salaires ne sont pas autorisées normalement. Néanmoins, et en cas de nécessité justifiée, seul le Directeur de l'unité peut accorder une avance, sur demande écrite de !'intéressé. • Une avance sur salaire ne doit en aucun cas dépasser le tiers (1/3) du montant brut du salaire de !'intéressé. • Sur la base de la demande d'avance accordée par le Directeur de l'unité, le service du personnel établit une demande de paiement à laquelle il joint la demande d'avance et la transmet au responsable du service FC. • Le caissier verse l'avance et fait signer le bénéficiaire sur le bon de paiement «case bénéficiaire». • Le caissier doit communiquer mensuellement au service du personnel, l'état des avances versées aux salariés durant la période. 15 • La retenue sur salaire doit s'effectuer systématiquement et en une seule opération sur la rémunération du mois concerné. Les avances sur frais de mission • Des avances sur frais de mission peuvent être accordées aux missionnaires et sur leurs demandes. Cette avance ne doit en aucun cas dépasser un montant de ……………..du total des frais à décompter. • A cet effet, l'agent missionnaire établit une demande d'avance en rappelant les références de l'ordre de mission. Cette demande doit être visée par le responsable de la structure chargée des décomptes de frais de mission. Celle-ci doit établir une demande de paiement adressée au responsable de la structure F.C. • La retenue de cette avance doit s'effectuer, au retour de l'intéressé, sur son décompte de remboursement des frais de la mission concernée. Les agents en déplacement chez d'autres Unités de !'Entreprise, ne peuvent prétendre à une avance accordée par celles-ci. Néanmoins, et si une nécessité s'impose, le Directeur de l'unité peut donner son accord par écrit pour débloquer une avance au missionnaire. l'unité dont dépend le bénéficiaire doit être avisée le jour même (Télex-Fax). L'avis de cession interne doit suivre immédiatement. La retenue doit s'effectuer sur le décompte de remboursement des frais de mission ou sur le salaire du mois concerné de l'intéressé c) Etablissement des titres de paiement : « L'utilisation de l'ordre de virement pour les paiements est recommandée 16 ». • Le chargé du suivi des comptes bancaires établit les titres de paiement et les soumet à la signature du Directeur et du Chef Comptable ou, aux signataires par délégation de pouvoirs. NB/ « Tout document d'une dépense, une fois le titre de paiement établit, doit être revêtu de la mention, ci-dessous apposée par cachet humide. (en rouge) • Il établit les bons de paiement dont les numéros d'ordre et les dates correspondent à ceux indiqués dans le brouillard de banque. • Dés la signature des titres de paiement, il enregistre les dépenses dans le brouillard de banque. • Il classe les pièces de dépenses jusqu'à leurs transmissions à la comptabilité générale. • Il transmet les titres des paiements, à la banque, s'il s'agit d'ordres de virements en informant le fournisseur par lettre. • Envoi le chèque barré avec une lettre d'accompagnement au fournisseur. • Transmet pour information, une copie des lettres de dépôts des ordres de virement ou des lettres d'accompagnement des chèques envoyées aux fournisseurs à : - Comptabilité tiers - Structure approvisionnements - Bureau d'ordre (courrier départ) TRESORERIE PAYE LE........................................... . PAR.....(av / chq)....... n°..................... 17 Les règlement des salaires Le Service du personnel prépare une demande de paiement à laquelle, il joint les états des rémunérations du personnel du mois, en deux exemplaires, et la fait signer par les différents responsables concernés à savoir : Chef de l'administration, Chef Comptable, Directeur de l'unité. Le chargé du suivi des comptes Bancaires, avant d'établir les titres de paiement (Ordre de Virement et Chèques éventuellement), doit procéder à des vérifications. 0 S'assurer que : Total des paiements par ordres de virement +1 Total des paiements par chèques I Total des paiements en espèces l Net à Payer tableau récapitulatif de la paie + = Vérifier les noms du personnel bénéficiaire. Dans le cas où, un bénéficiaire n'est pas reconnu ou est uploads/Finance/ cellule-de-tresorerie.pdf