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4 Janvier 2013 boîte à outils » fiches pratiques Fiche 19 : Réaliser un budget

4 Janvier 2013 boîte à outils » fiches pratiques Fiche 19 : Réaliser un budget prévisionnel Les contours de votre projet sont maintenant définis, vos partenaires potentiels identifiés, il est temps de passer aux choses sérieuses : le montage de votre budget... Panique ! Par où commencer ? Comment le présenter ? Comment estimer les dépenses et ne rien oublier ? En une fiche pratique, promis, on va essayer de vous donner toutes les clés ! 1.De l'utilité d'un budget prévisionnel UN OUTIL INDISPENSABLE D’AIDE À LA DÉCISION Au-delà de son utilité pratico-pratique (avoir une idée de la somme d’argent qu’il va falloir trouver...) le budget prévisionnel constitue également un élément important pour accompagner la prise de décision au sein de l’asso. En effet, en interne, un BP (vous l’aurez compris, budget prévisionnel pour les intimes !) permet d’envisager plusieurs hypothèses d’action, plus ou moins ambitieuses. En évaluant les coûts respectifs de vos différents projets, vous vous confrontez à la réalité des chiffres et évaluez ainsi la faisabilité de vos aspirations. Avant de vous lancer dans la construction de votre budget, il va donc falloir commencer par vous mettre au clair sur le projet de l’association (quel est votre objectif ?) et les moyens à mettre en oeuvre pour le réaliser (quelles actions allez-vous proposer pour atteindre cet objectif ?). Votre budget prévisionnel reste donc un outil subordonné aux discussions du bureau ou du conseil d’administration, au cours desquelles vont être précisés les moyens que vous souhaitez vous donner. Mais il ne sera pas sans influence sur votre projet lui-même dans la mesure où il va également vous permettre de confronter vos envies aux réalités économiques ! Parfois, il pourra ainsi se révéler un frein à votre enthousiasme et un exercice qui vous contraindra à revoir à la baisse vos ambitions pour les adapter à vos moyens humains et financiers. Mais un BP bien fait, c’est aussi un gage de crédibilité auprès des financeurs que vous allez solliciter : vous leur montrez que votre idée n’est pas seulement belle sur le papier mais qu’elle est réalisable et donc viable, moyennant quelques soutiens financiers. UN OUTIL DE SUIVI ET DE CONTRÔLE Comme son nom l’indique, il s’agit d’un budget prévisionnel, il a donc vocation à évoluer. Mais cela ne signifie pas que vous devez faire des estimations complètement éloignées de la réalité, bien au contraire ! Vous devez essayer de coller au plus près de la réalité des coûts de votre projet même s’il est évident que vous ne pourrez jamais estimer les choses à l’euro près... Il y aura toujours des postes de dépenses que vous aurez sous-évalués, et d’autres que vous aurez surévalués. Le tout est de le faire dans des proportions raisonnables. En effet, constater après le jour J que vous avez mal évalué les frais de transport des participants de votre festival n’a pas beaucoup d’intérêt. S’en rendre compte trois semaines avant le jour J peut vous permettre de prendre les bonnes décisions pour ne pas faire exploser votre budget (par exemple, en limitant le nombre de participants à votre événement). Parallèlement au déroulement de votre action, comparez régulièrement votre BP aux dépenses et recettes effectives. Toute différence sensible doit être étudiée et avoir son explication : décalage dans le temps, imprévus, mésestimation d’un coût... Les causes doivent en être recherchées et le budget doit être modifié en conséquence : si le même résultat est visé, le décalage doit être compensé ; à défaut, le résultat prévisionnel doit être corrigé. Le budget prévisionnel est un outil vivant qu’il convient d’adapter en permanence à la réalité, chaque modification constitue un nouvel acte de gestion et de décision. Le suivi est donc tout autant primordial que l’établissement du BP et contribue pleinement à la qualité de la gestion de l’association. BP DU PROJET / BP ANNUEL Au-delà du ou des BP de vos projets, il vous faudra également établir un budget prévisionnel global, réunissant les différentes activités de l’association. Il s’agit autant d’un document de pilotage financier que d’un document de communication à destination de vos membres. Plus l’anticipation des événements aura été sérieusement réfléchie et analysée, plus la réalité budgétaire annuelle se rapprochera des chiffres prévisionnels. 2. COMMENT LE CONSTRUIRE ? POUR COMMENCER, ON LISTE Première étape dans l’élaboration de votre budget : vous allez devoir lister toutes les dépenses que le projet est susceptible d’engendrer. Pour vous aider dans cette tâche, reprenez votre rétroplanning. Quoi ? Vous ne l’avez pas encore établi ? Allez faire un petit tour du côté de la fiche pratique « Animer une association » et revenez ensuite ! Bon, allez, on est sympa : pour construire votre rétroplanning, partez du jour de votre événement ou du jour où votre projet se termine et remontez dans le temps en listant toutes les actions que vous devrez mettre en Fiches Pratiques Toutes les fiches pratiques Toutes les fiches pratiques, classées par thème Toutes les fiches pratiques, classées par mode d'action Créer son kit de fiches pratiques prêtes à imprimer Annuaire Associations Annuaire Partenaires Guides pratiques Le tour du web Appels à projet Assurer mon asso Accueillir un volontaire Kits de campagne rechercher M S S S S S Fiche 19 : Réaliser un budget prévisionnel - Animafac http://www.animafac.net/fiche-19-realiser-un-budget-previsionnel/ 1 sur 5 30-10-2013 10:54 oeuvre pour en arriver là. Comme vous n’avez pas la science infuse, n’hésitez pas à vous appuyer sur les bilans de précédents événements de l’asso, à demander conseil aux anciens ou à des associations « amies ». Autre astuce : faites l’exercice à plusieurs, cela permet d’éviter (au maximum en tout cas) des oublis dans les postes de dépenses. Si votre projet comprend plusieurs axes, classez les dépenses selon ces axes (ex : envoi de bénévoles au Mali pour réaliser un projet de solidarité internationale ; mise en place d’une exposition au sein de la fac à leur retour). Ensuite, regroupez les choses par grands blocs de dépenses. Par exemple : « achat de matériel », « communication », « frais de restauration »... ENSUITE, ON CHIFFRE L’ exercice suivant, qui peut parfois s’apparenter à de l’équilibrisme, consiste à essayer de chiffrer au plus juste le coût de chaque action que vous aurez listé. Vous devez en effet définir à l’avance le montant total du projet pour connaître la somme que vous serez amené à trouver et/ou dépenser... C’est un numéro d’équilibriste car il ne faut pas chiffrer trop bas (sinon c’est sûr, au beau milieu de votre projet, vous n’aurez plus d’argent !) mais pas non plus trop haut (vous n’arriverez jamais à convaincre un partenaire que vous avez besoin de 2 000 € pour concevoir et faire imprimer 100 affiches A3...). Pour tenter d’être le plus pertinent possible dans vos calculs et si des postes de dépenses vous paraissent difficilement évaluables, n’hésitez pas à demander des devis (à des imprimeurs pour vos outils de com, à des hôtels pour vos frais d’hébergement, etc.). Ils sont dans la majorité des cas gratuits et ne vous engagent en rien tant que vous ne les renvoyez pas signés. Cela peut également vous permettre de faire jouer la concurrence et trouver le prix le moins cher. Toujours dans un souci d’exactitude, faites une demande auprès de trois prestataires différents et faites la moyenne des trois devis présentés. Et comme il est plus aisé de se tromper dans le mauvais sens (sous-estimation de charges ou surestimation de produits), il est conseillé d’établir un budget prévisionnel en excédent raisonnable, ne serait-ce qu’en incluant une provision pour risques ou réserve de trésorerie (mais pas plus de 5% du budget global). En effet, en général, ça coûte toujours plus cher que ce que l’on pense, et on touche toujours moins que ce que l’on a prévu... LES DIFFÉRENTS TYPES DE DÉPENSES On peut globalement regrouper les dépenses en trois grandes catégories. Pour commencer, les dépenses « concrètes » liées au projet : on y retrouvera par exemple les frais liés à la communication (graphiste, impression, coûts liés à la diffusion...), les différentes prestations de services (si vous engagez une équipe de sécurité sur un événement par exemple), les achats divers (matériel, nourriture et boissons, frais de transport éventuels...). Ensuite, les dépenses liées au projet que l’on peut « valoriser » : elles seront constituées de toutes les dépenses qui ne peuvent pas être justifiées par une facture acquittée au nom de l’asso (le bénévolat réalisé pour le compte du projet ou encore une aide gracieuse d’un partenaire par la mise à disposition d’une salle ou du prêt de matériel). Il est important de tenir compte de ces dépenses, même si dans les faits, elles ne donnent pas lieu à une véritable transaction financière. Premièrement, parce qu’elles vous permettront d’être au plus près de la réalité du coût total de votre projet. En effet, admettons que votre établissement accepte de vous prêter une salle dans laquelle vous organisez votre conférence ; si ça n’avait pas été le cas, cela aurait eu un coût. Et si vous ne le uploads/Finance/ fiche-19-realiser-un-budget-previsionnel-animafac.pdf