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OUTIL Ma fiche ‘’ordre de mission’’ L’ordre de mission est un document élaboré

OUTIL Ma fiche ‘’ordre de mission’’ L’ordre de mission est un document élaboré conjointement par l’agent ou le salarié et son responsable hiérarchique direct puis validé. Il décrit les missions et activités qui lui incombent en situation professionnelle dans une structure et en un lieu donné, ainsi que les conditions matérielles. . Parmi les structures, sont concernées les collectivités pour la Fonction Publique Territoriale, les associations et les sociétés pour le secteur privé Ce document ‘’ordre de mission’’ est destiné surtout aux salariés du privé ou sous statut mixte ; il est rarement établi malgré sa nécessité. Vous préparez l’élaboration d’un ordre de mission dans votre collectivité ou votre entreprise. Ce guide a pour objet de vous aider. Il répond aux questions suivantes : x A quoi sert un ordre de mission ? x Que contient-il ? x Comment l’élabore-t-on ? Vous trouverez également : x un modèle d’ordre de mission x un exemple de demande de remboursement Pour vous accompagner dans cette démarche, vous pouvez contacter : FEDERATION UNSA SPORT 3S 21, rue Jules FERRY 93177 Bagnolet cedex JFUNSASPORT3S2012 L'ORDRE DE MISSION A QUOI SERT-IL ? A S’ABSENTER DE SA STRUCTURE POUR ACCOMPLIR UNE MISSION QUE VOTRE EMPLOYEUR VOUS IMPOSE (un simple déplacement extérieur à votre structure est une mission) L'ordre de mission, qu'il soit avec ou sans frais, est un document primordial établi dans l'intérêt du missionné. Il présente avant tout l’intérêt d’être un document contractuel pour l’agent ou le salarié ¾ Tout déplacement sans ordre de mission préalable est un déplacement privé. ¾ Seul l'ordre de mission permet d'effectuer un déplacement sur le temps de service et de bénéficier du régime protecteur des accidents du travail. Un ordre de mission permanent (pour une année ou une saison seulement) peut être établi pour les misions de proximité, répétitives (hebdomadaire ou quotidienne), ou entrant dans un cadre cyclique (intervention scolaire, associatives..). Il doit être établi avant le début des activités. QUE CONTIENT-IL ? Ce document doit être établi et signé par l'ordonnateur avant le début de la mission, C'est une pièce comptable qui comprend 2 volets: Le premier volet précise : 1. L'objet de l'invitation ou de la mission 2. Le lieu de départ 3. Le lieu d'arrivée 4. La date des déplacements 5. La durée de la mission 6. Les moyens de transport autorisés 7. La résidence administrative et la résidence personnelle de l'intéressé 8. Les horaires prévisibles de départ et de retour Le deuxième volet de l'ordre de mission est appelé « ESTIMATION DE FRAIS ». Il indique une estimation des frais à rembourser au vu des renseignements connus à la date de l'établissement de l'ordre de mission. (L'estimation des frais génère un engagement à réserver sur le budget des crédits, permettant le remboursement des indemnités et frais. L'état de frais C'est un document comptable postérieur (à la suite) de la mission, synthétisant les montants exacts à rembourser au missionné et le coût final du transport. Il doit être signé par l'ordonnateur, ainsi que par le missionné. Il doit préciser : 1. Les horaires exacts et effectifs de départ et de retour 2. Le montant des indemnités dues au missionné 3. Le montant des frais engagés par l'intéressé et ceux pris en charge par l'établissement 4. Le montant total à rembourser au missionné. Il doit être accompagné de toutes les pièces justificatives des frais engagés. Si le missionné est pris en charge intégralement par l'organisme extérieur et qu'aucun frais ne lui sera remboursé par la structure, un ordre de mission sans frais sera établi valant attestation de non-paiement COMMENT L’ELABORE T ON ? 偕 RASSEMBLER LES INFOS 偖 RECEUILLIR LES DONNEES A Il est remis par le responsable à l’agent et remplie individuellement par l’agent B Il est rempli conjointement par l’agent et son responsable au cours d’un entretien C Il est rempli par le responsable au cours d’un entretien collectif avec plusieurs agents ou salariés concernés par la mission. 偗 REDIGER: Le responsable : x Rédige l’ordre, au vu des règles établies ou règlement intérieur de la structure, en utilisant le modèle. Il est nécessaire de rédiger le document le plus simplement possible, en utilisant un vocabulaire commun. Les missions et activités doivent être décrites par des verbes d’action, (verbes qui doivent permettre d’appréhender le niveau de maîtrise de l’agent, les tâches demandées …….avec précisions, pas d’ambigüité), en s’aidant au besoin de la liste apparaissant sur notre ‘’FICHE DE POSTE’’. x Présente l’ordre de mission rédigé à l’agent. L’agent ou le salarié : x relit l’ordre de mission, x apporte toutes les précisions, suggestions, compléments et modifications qui lui semblent utiles. 偘 VALIDER: Le responsable fait valider la fiche de poste par sa hiérarchie et informe l’agent lorsque la fiche est validée Dans tous les cas Cas particuliers Pour permettre le remboursement des frais de déplacement et de séjour, un dossier doit comporter : x L'invitation ou la convocation x Un RIB/RIP du missionné x L'ordre de mission signé par l'ordonnateur et le missionné x L'état de frais signé par l'ordonnateur et le missionné ¾ si utilisation du véhicule personnel : x une autorisation établie signée par le Président de la structure x une autorisation d'absence x Copie de la carte grise pour remboursements kilométriques x Copie de l'attestation d'assurance x Contrôle technique à jour x Permis de conduire valide x Tous les justificatifs des frais ¾ Si des modifications sont apportées par la hiérarchie, le responsable fait relire la fiche de poste à l’agent ou au salarié pour arriver à un consensus L'ordre de mission devra être transmis par l'ordonnateur 10 jours avant le début d'une mission en France et 4 semaines avant le début d'une mission à l'étranger. Avec l’accord du salarié, ce délai pourra être réduit de moitié. ¾ Pour vous aider à préparer votre déplacement, procurez-vous sur notre site ‘’ma fiche de mission’’ qui vous guidera pour établir un ordre de mission complet. NB : C'est la personne en charge de l'établissement de l'ordre de mission qui s'occupera de commander vos billets de transport. Pour plus de précisions sur les moyens de transport, voir ci après. Dans tous les cas, un double de l'autorisation d'absence doit être conservé par l'ordonnateur. Avant le départ en mission 1 Faites établir dans la structure un ordre de mission et, s'il y a lieu, une estimation de frais. Cet ordre de mission est obligatoire et il doit nécessairement être établi avant le début de la mission. L'ordre de mission ne peut être établi qu'en présence d'une autorisation d'absence revêtue d'un avis favorable de l'autorité compétente. Dans tous les cas, l'autorisation d'absence doit être conservée par l'ordonnateur. L'ordre de mission et l'estimation des frais devront obligatoirement être signés par l'ordonnateur ainsi que par le missionné. ¾ SI VOUS ETES RESPONSABLE DE LA STRUCTURE : Pour que ce document puisse être établi, vous devez fournir à la personne en charge de l'établissement de l'ordre de mission : 9 une invitation, une convocation ou un programme précisant l'objet, le lieu et la date de votre déplacement. 9 un planning de votre déplacement précisant: x le moyen de transport qui sera utilisé x les horaires approximatifs de départ et de retour x Conditions et contraintes d’exercice (isolé, horaires décalés…) x un montant estimatif des frais que vous supporterez lors de votre déplacement. Attention: voyez ci après les conditions de remboursement des frais qui sont souvent limités à des montants forfaitaires ¾ N'oubliez pas de mentionner les éventuels ‘’frais de colloques’’ en cas de déplacement pour ce genre d’événement. Lorsque vous êtes en mission Conservez les billets de transport (cartes d'embarquement, billets SNCF ... ) Conservez tous les originaux des justificatifs de frais engagés (hébergement, restauration, taxi parking...) Consultez votre hiérarchie en cas de modifications importantes par rapport à l’ordre de mission initial. Au retour de votre mission Fournissez à votre correspondant tous les originaux des justificatifs pour qu'il puisse procéder au remboursement des frais engagés (garder une copie de tous les justificatifs). A partir des pièces fournies, il éditera l' ‘’état de frais’’. Cet état devra être signé par l'ordonnateur et par vous-même. REMBOURSEMENTS DE FRAIS D’ HEBERGEMENT ET DE RESTAURATION Si le repas ou le logement est fourni gratuitement, aucune indemnité de repas ou de nuitée n'est due. NB : Cette information est obligatoirement préciser sur l'état de frais. SINON : Montant des indemnités forfaitaires (à compter du …………, _____ euros pour les nuitées Montant des indemnités forfaitaires (à compter du …………, _____ euros pour les repas Le montant de l'indemnité de repas est réduite de moitié (soit …….euros) lorsque vous vous êtes rendu dans un restaurant administratif ou assimilé). ¾ Si vous ne pouvez produire de factures, établissez une attestation sur l'honneur que vous avez pris un repas en précisant le type de restaurant (restaurant administratif ou autre). ¾ Ces pièces devront être conservées par l'ordonnateur (non transmises à l'agent comptable) pendant un délai de 5 ans. En ce qui concerne l'hébergement, une facture ou toute autre pièce justifiant d'un hébergement à titre onéreux devra être communiquée à uploads/Finance/ ft-dec12-ordrmission.pdf